Avis de stage : UNICEF recrute un(e) Stagiaire attaché à l’Unité Administration basé à Dakar au Sénégal.
UNICEF Sénégal est à la recherche d’un(e) stagiaire en administration pour apporter un appui aux tâches administratives et assurer un soutien fiable avec un niveau de qualité élevé.
En rejoignant l’équipe Administration de l’UNICEF, le(la) stagiaire aura l’opportunité d’appliquer ses connaissances académiques et d’acquérir une expérience pratique dans un environnement de travail dynamique.
L’adaptabilité et la capacité d’apprendre rapidement dans divers environnements techniques et créatifs tout en produisant un travail de qualité dans des délais courts sont des attributs clés attendus pour le candidat retenu.
Sous la supervision de la Chargée de l’Administration avec l’appui des autres staffs de l’équipe d’Administration, le/la stagiaire aura les tâches suivantes :
- Appuyer dans le classement physique des documents administratifs et l’archivage électronique ;
- Appuyer les Clercs dans certaines tâches au besoin : distribution des factures Sonatel et faciliter le remboursement des appels privés ; distribution des fournitures de bureau et de séminaires, ainsi que la gestion de leur stock ;
- Assister avec les commandes des fournitures du bureau ;
- Suivi de la relation avec les Prestataires (appel et suivi des dépannages, prise de rdv, suivi des instances)
- Scanner les fonds de dossiers à transmettre aux Finances pour les paiements ;
- Assister pour les paiements des biens, et services par la petite caisse ou par bon de service
- Suivi et réconciliation des factures et des paiements aux fournisseurs
- Demande de prix auprès des fournisseurs
- Appui dans la gestion des Assets : inventaire physique des assets, étiquetage, rangement du matériel, classement du mobilier destiné au PSB
- Assister avec la saisie des données des rapports lies aux véhicules.
Durée
Ce sera un stade à temps plein, la durée sera de 6 mois maximum avec une période initiale de 3 mois renouvelable. La durée totale du stage ne devra pas dépasser 26 semaines.
Supervision et coaching
Le/La stagiaire va être sous la supervision directe de la chargée de l’administration et travaillera en étroite collaboration avec les collègues des autres sections, en fonction des tâches attribuées.
Le/La stagiaire va bénéficier d’un coaching rapproché du superviseur, sur le plan technique, méthodologique et éthique de travail, ainsi qu’en termes d’initiation au mandat et au travail de l’UNICEF et l’adhésion à ses valeurs et principes durant son étape.
Le/La stagiaire et le superviseur vont établir un plan de travail avec des livrables précis qui vont contribuer directement à l’atteinte des objectifs de l’unité administrative.
A la fin du stage, Le/La stagiaire devrait avoir la satisfaction d’avoir apporté une contribution appréciable au travail de l’UNICEF Sénégal. L’évaluation du plan de travail sera également faite à la fin de la période de stage.
Conditions d’étape
- Assurance maladie/médicale : Le/la stagiaire doit être titulaire d’une assurance maladie/accident en cours de validité. L’UNICEF n’accepte aucune responsabilité pour les frais résultant d’accidents et/ou de maladies survenus pendant le stage, que ce soit dans ses locaux ou en dehors ;
- Emploi : Il n’y a aucune attente d’emploi à la fin du stage ;
- Visa : L’UNICEF n’est pas responsable de l’obtention des visas nécessaires.
L’UNICEF va fournir tout le soutien administratif et logistique nécessaire conformément aux directives concernant l’appui aux stagiaires.
Conditions requises pour le/la stagiaire : Compétences, aptitudes et expériences clés
b. Étudiants actuellement admissibles aux cycles supérieurs dans une discipline d’Administration, Comptabilité/Finance ou l’équivalent.
Le candidat pourra aussi être un nouveau diplômé des 2 années précédentes ;
c. Compétences efficaces en communication et en organisation ;
d. Connaissances en informatique (bureautique) ;
e. Bonnes compétences interpersonnelles et capacité à interagir avec des équipes multidisciplinaires ;
F. Bonne compétence organisationnelle ;
g. Être guidé sur les détails, organisé et posséder de bonnes compétences analytiques ;
h. Avoir la maîtrise du français et une bonne connaissance de l’anglais ;
je. Une expérience de travail avec des organisations de jeunesse dans des programmes pour les jeunes ou l’engagement des jeunes est un atout supplémentaire.
Date de clôture : 29juin 2023
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