Avis à candidature pour le recrute un(e) Responsable administratif et financier basé en Afrique du Sud.

Avis à candidature pour le recrute un(e) Responsable administratif et financier basé en Afrique du Sud.

1. Tâches et responsabilités

L’assistant administratif et financier (AFA) sera basé à Pretoria et planifiera et exécutera toutes les fonctions administratives, financières, comptables et logistiques nécessaires. L’employé exerce des fonctions financières, comptables et administratives, un soutien de crise en matière de finances et de ressources humaines et d’autres fonctions connexes. L’assistant administratif et financier sera responsable des principales tâches suivantes, mais sans s’y limiter : –

Budget & Finances

• Prépare le budget annuel et ses amendements. Enregistre et met à jour les budgets autorisés dans le système.
• Examiner et garantir l’éligibilité et l’exactitude des factures, notes de débit, notes de crédit, avances de mission, réclamations de mission et autres demandes de remboursement reçues de parties internes et externes.
• Prépare les décaissements bancaires et de petite caisse au personnel et aux fournisseurs de la DG ECHO. S’assure que les bénéficiaires accusent réception des paiements et que les reçus sont correctement délivrés à la DG ECHO.
• Examine les projets de rapports financiers mensuels avant la clôture pour assurer la cohérence et l’exactitude des transactions financières.
• Maintient l’outil de prévision budgétaire.
• Gère les archives des dossiers/rapports financiers.

Gestion des ressources humaines

• Accompagnement dans le processus de recrutement depuis la publication des offres d’emploi jusqu’à la signature du contrat de travail.
• Tient à jour les dossiers du personnel national, suit les modifications des contrats de travail et la résiliation des contrats de travail.
• Prépare la liste des salaires mensuels / bulletins de salaire.
• Suit le tableau de planification du personnel (congés annuels du personnel, maladie, absences injustifiées, formation) et prépare un rapport mensuel.
• Effectue la formation, le briefing et l’accueil du personnel nouvellement recruté.

Soutien administratif général

• Rédige des notes administratives et financières sur l’administration, la gestion du bureau, les événements, l’ARA (Demande Administrative d’Autorisation), le(s) rapport(s) mensuel(s), etc,
• Joue un rôle actif dans l’acquisition de biens administratifs et de divers types de fournitures consommables nécessaires au bon fonctionnement des bureaux de la DG ECHO dans ladite zone en prévoyant les besoins et en proposant des solutions.
• Tient à jour les registres et les dossiers des contrats de location, de service, d’entretien et d’assurance, assure le suivi des contrats de location et des contrats de service.

Un mandat détaillé (y compris les compétences) est disponible sur https://eeas.europa.eu/delegations/south-africa_en

2. Qualifications requises

• Un diplôme universitaire de premier cycle pertinent ou une expérience professionnelle équivalente
• Minimum 5 ans d’expérience professionnelle pertinente au niveau national ou international dans le domaine de l’administration ou du service de soutien aux programmes, y compris une expérience dans les achats, les ressources humaines et les finances,
• Une expérience antérieure dans une organisation gouvernementale ou autre organisation internationale est un avantage.

3. Compétences requises

• Précision, grand sens de l’organisation, forte motivation,
• Bonnes capacités rédactionnelles et de communication et capacité à respecter les délais,
• Un anglais écrit et parlé courant est requis,
• Une bonne connaissance de la langue française et/ou portugaise sera considérée comme un avantage,
• Expérience dans l’utilisation d’ordinateurs et de progiciels bureautiques (MS Word, Excel, outil ERP, etc.),
• Capable de travailler sous pression, dans un poste multitâche et dans un environnement multiculturel.