Appel à candidature : UNOPS recrute un(e) Associé(e) aux Opérations en Haïti.

Appel à candidature : UNOPS recrute un(e) Associé(e) aux Opérations en Haïti.

Functions/Key Results Expected

Sous l’orientation générale et la supervision du chef de projet, le (la) Associé(e) aux Opérations soutient le chef de projet dans les opérations quotidiennes. Il / elle devrait atteindre et dépasser les performances et les objectifs attendus par les parties prenantes.

1. Soutien opérationnel et logistique
2. Gestion financière et achats
3. Suivi et reporting du project

1. Soutien opérationnel et logistique

• En consultation avec les parties prenantes concernées, aider à préparer les modifications des accords et des révisions budgétaires, le cas échéant;
• Examiner le rapport d’informations financières, dépenses, etc. dans OneUNOPS / Projects;
• Assurer la conformité des demandes de décaissement du projet avec les procédures, les plans de travail et la disponibilité des ressources pour les dépenses;
• Soutenir le développement et la maintenance des systèmes d’information de gestion basés sur OneUNOPS pour assurer le suivi en temps réel et la gestion des actifs dans le cadre des activités du projet;
• Assurer la liaison avec l’Unité des finances pour traiter et surveiller toutes les demandes de paiement dans le cadre du Projet
• Aider le chef de projet à surveiller toutes les exigences en matière de ressources humaines et les activités connexes dans le cadre du projet;
• Soutenir le chef de projet dans la préparation des termes de référence pour les intrants requis dans les projets (personnel, services de conseil individuels et institutionnels, approvisionnement en biens et services, organisation de formation, séminaires, etc.) avec des experts et / Ou le soutien du client, au besoin;
• Apporter son soutien logistique aux consultants et collègues de Cities Alliance dans le cadre de leur mission;
• Organiser les réunions et événements du projet et des parties prenantes au besoin, et tenir les registres de ces réunions;
• Examiner les rapports hebdomadaires d’activité et les rapports financiers trimestriels en ce qui concerne les résultats en fonction des plans de travail et des prévisions budgétaires

• Assurer la liaison avec les unités de financement et logistique / approvisionnement dans le suivi des engagements et des décaissements.

• Identifier les goulets d’étranglement opérationnels, administratifs, financiers et autres qui peuvent entraver la livraison des projets; Recommander des solutions et prendre des mesures correctives appropriées;

• Au nom du projet et selon les directives du chef de projet, participez à des visites périodiques sur les sites du projet afin de vérifier la conformité des activités;
• Préparer les demandes de voyage pour les voyages officiels du personnel et/ou du personnel des partenaires, y compris organiser les vols, fournir les documents requis (par exemple, pour les demandes de visa), assurer le paiement de l’indemnité journalière de subsistance conformément aux SOP;
• Recueillir et examiner les plans de voyage trimestriels des équipes et des consultants pour assurer la soumission en temps opportun des documents de voyage et de la planification organisationnelle.
• Effectuer d’autres tâches assignées par le Chef de projet.

2. Gestion financière et achats

• Préparez les prévisions budgétaires comme demandé;
• Maintenir tous les documents financiers du projet pour les processus d’audit et d’examen.
• Assurer une saisie précise des données dans le système UNOPS ERP (Enterprise Resource Planning).
• Surveiller le budget du projet et les dépenses financières et toutes les procédures administratives conformes
• Traiter les paiements directs et les demandes anticipés et préparer les révisions budgétaires du projet.
• Produire des rapports financiers; Y compris l’élaboration de modules de suivi financier et de rapports selon les exigences de l’UNOPS.
• Soutenir le chef de projet en surveillant les budgets, les flux de trésorerie et les rapports sur les obligations de dépenses afin de s’assurer que les produits livrables sont respectés.
• Alerter le gestionnaire de projet ou tout déficit financier et dépenses excessives.
• Proposer une révision budgétaire et lancer des mesures correctives si nécessaire.

• Coordonner les communications, les réunions et les rapports des fournisseurs au besoin

3. Suivi et reporting du projet

• Fournir des contributions substantielles pour aider le Chef de projet dans la préparation des rapports et des documents du projet;

• Maintenir les enregistrements des fichiers de projets et autres documents selon les des lignes directrices;

• Aider le chef de projet dans la préparation des rapports d’achèvement des projets et assurer le respect des obligations contractuelles.

Formation:

• Un diplôme d’études secondaires est exigé.
• Avoir un diplôme universitaire dans les domaines d’administration des affaires, administration publique, finance, économie, relations internationales ou toute autre discipline similaire est un avantage.
•  A défaut de diplôme, une certification administrative est un atout.