Plan International recrute une Assistante financière et administrative à Jakarta en Indonésie.

Plan International recrute une Assistante financière et administrative à Jakarta en Indonésie.

Objectif du rôle

L’assistant financier et administratif travaillera sous la supervision du directeur d’influence pour soutenir les rôles administratifs et financiers du directeur d’influence, y compris l’organisation des voyages, l’avance de fonds et la liquidation, les horaires des réunions, etc. Le titulaire du poste sera également responsable de soutenir les fonctions administratives et financières de divers influencer les activités et les événements du département, tels que le dialogue politique, les événements de campagne, les ateliers et les réunions stratégiques avec les parties prenantes et les jeunes. Les rôles comprendront l’élaboration de contrats pour le fournisseur, le consultant, la personne-ressource, le modérateur, l’animateur ; créer une demande de paiement ; gérer les avances de fonds et classer tous les documents importants et pertinents pour influencer le service.

Le titulaire du poste travaillera en étroite collaboration avec la division des finances et des achats du département des opérations. Les compétences clés requises pour ce poste seront : d’excellentes compétences administratives, telles que l’enregistrement et le remplissage de formulaires administratifs ; adepte de la technologie, en particulier de Microsoft Office, des formulaires Google, des plateformes de réunion telles que Zoom ; familier avec l’application SAP ; bonne maîtrise du bahasa, l’anglais serait un plus, à l’écrit comme à l’oral. L’expérience requise pour ce poste sera d’au moins 2 (deux) ans d’expérience dans des postes administratifs.

Responsabilités

• Recueillir et remplir les besoins en matière de rapports financiers tels que les reçus, les formulaires de liquidation, les formulaires de remboursement, etc.
• Soutenir d’autres tâches administratives et financières dans le département d’influence telles que l’embauche de consultants, le développement de contrats de partenaires et la demande de paiements et d’autres activités.
• Coordonner avec le service des achats et des finances de YPII pour les tâches administratives.
• Programme d’administration des systèmes (SAP) de Plan d’exploitation ou autre système utilisé par l’organisation
• Assurer et résoudre les besoins administratifs liés à la protection de l’enfance tels que le consentement éclairé, l’atténuation des risques, l’éthique, etc.
• Se coordonner avec les participants potentiels ou les personnes ressources, notamment les enfants et les jeunes, pour faciliter techniquement leur participation aux activités (inscription, transport, frais, etc.).
• Compléter divers travaux administratifs qui apparaîtront dans les activités futures.
• Appliquez les principes de sauvegarde dans chaque processus de planification, en effectuant une analyse de l’atténuation des risques, la mise en œuvre, la documentation, le suivi, l’évaluation et les rapports au sein du projet.
• Adopter un comportement qui reflète l’engagement à renforcer le professionnalisme, une culture de protection, la prévention de la violence et l’attitude d’avoir le courage de signaler toute forme de violence à l’encontre des enfants et des participants au programme et de participer à des évaluations régulières par le biais de l’évaluation annuelle liée à la protection avec les superviseurs
• Avoir suivi une formation d’initiation et/ou de sauvegarde en face à face et une formation de recyclage via la plateforme Plan Academy et recertifier rapidement.
• Collaboration avec le partenaire, le fournisseur / le consultant pour mettre en œuvre la norme de sauvegarde et bien surveillée
• Appliquer les principes de sauvegarde dans tous les travaux financiers et administratifs ; mettre l’évaluation et l’atténuation des risques, le document de consentement éclairé dans le formulaire de liste de contrôle
• Examiner les documents d’administration et de paiement pour se conformer aux principes de la politique de sauvegarde, tels que l’analyse de l’atténuation des risques liés aux documents, le document de sauvegarde signé par le fournisseur/consultant, la budgétisation des besoins de sauvegarde dans chaque activité de programme, etc.
• Engagé à renforcer le professionnalisme, une culture de protection, la prévention de la violence et l’attitude d’avoir le courage de signaler toute forme de violence contre les enfants et les participants au programme et de participer à des évaluations régulières par le biais de l’évaluation annuelle liée à la protection avec les superviseurs
• Avoir suivi une formation d’initiation et/ou de sauvegarde en face à face et une formation de recyclage via la plateforme Plan Academy et recertifier rapidement.

Expertise technique, connaissances et compétences

Expérience et connaissances

• Licence avec au moins 1 an d’expérience dans le travail administratif.
• Adepte de la technologie, comme Microsoft Office, les formulaires Google, les plateformes de réunion comme zoom.
• Une expérience de travail sur des questions de développement avec une expérience d’ONG internationale est un plus
• Expérimenté dans le travail sur les exigences administratives telles que remplir des formulaires, collecter des factures, développer des contrats, etc.
• Expérimenté pour soutenir des projets de développement ou des événements d’ONG, en particulier du point de vue de l’administration et des finances.
• Familier avec les systèmes administratifs et financiers tels que SAP.
• Bon avec les chiffres, une personne détaillée et logique 
• Une connaissance des questions relatives aux droits de l’enfant et à l’égalité des sexes est un plus.

Compétences

• Forte capacité de réflexion analytique et de résolution de problèmes;
• Bonnes capacités de communication, adaptées à l’auditoire;
• Solides compétences en matière d’esprit d’équipe et de motivation;
• Solides compétences en matière de négociation, de facilitation et d’influence;
• Bonnes compétences en gestion, en leadership et en relations interpersonnelles;
• Anglais courant (écrit, parlé).

Toutes les candidatures seront traitées en toute confidentialité. Seuls les candidats présélectionnés seront informés et invités à des entretiens. Veuillez soumettre votre lettre de candidature et votre curriculum vitae détaillé en anglais en postulant maintenant au plus tard le 17 juillet 2023.

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