Poste
Le/la Responsable logistique capitale assure l’ensemble des activités de la chaine d’approvisionnement (hors achats internationaux) en capitale pour les bases de Bangui, Berbérati et Birao, ainsi que la gestion logistique de la base de Bangui.
Il/elle travaille sous la responsabilité du Coordinateur logistique et supervise une équipe de personnel national : assistant logisticien, responsable magasin, responsable service généraux, assistant IT, chauffeurs et gardiens.
Il/elle assume les responsabilités suivantes :
ACHAT
- Traiter les demandes d’achats envoyées par les logisticiens des bases terrains ou de Bangui, de la réception de la demande à la réception de la marchandise, dans le respect des procédures internes et bailleurs ;
- Initier les procédures d’achat en lien avec l’ensemble des équipes en fonction des spécificités recherchées et dans le respect des procédures internes de TGH ;
- En collaboration avec la Chargée de conformité, s’assurer que les dossiers d’achat sont complets et archivés correctement : cahier des charges, demandes de devis, sélection et rapport, contrat, bon de commande, bon de réception et facturation ;
- S’assurer de la bonne constitution des dossiers d’achat avant validation auprès de la coordination ;
- Mettre à jour les outils de suivi des demandes d’achat et services (DASFU) et le suivi des achats (PFU : Purchase follow-up) et assurer la diffusion hebdomadaire auprès de tous les départements concernés ;
- Participer à l’élaboration des plans de passation des marchés des projets ainsi qu’à la mise à jour mensuelle ;
- Participer à la mise en place et au renouvellement des contrats cadre ;
- Tenir à jour le tableau de suivi des contrats cadre.
TRANSPORT ET MOUVEMENT
- Organiser le transport des marchandises et la livraison : procédures, négociation et contrat avec les transporteurs, préparation des convois ou du fret, préparation de tous les documents associés ;
- S’assurer de l’utilisation des documents de transports ;
- S’assurer de la bonne réception de la marchandise et du suivi des documents de transport (waybill, packing list...) ;
- Superviser la gestion des transports auprès de HI (convention de partenariat) ainsi que le suivi des facturations ;
- Superviser les mouvements aériens, réservations de déplacements de personnes et fret pour les bases.
- S’assurer de la réception à l’aéroport des personnes arrivants ou quittant la RCA (vols internationaux)
- Organiser la répartition des expatriés séjournant ou vivants sur Bangui (gestion des chambres)
STOCK
- Veiller à l’application des procédures de gestion des stocks sur la base de Bangui ;
- S’assurer que les outils de gestion de stock sont utilisés et correctement renseignés ;
- Superviser la gestion des stocks de la base de Bangui et du stock TGH à la plateforme logistique ;
- Mettre en place un mécanisme de contrôle inopiné par échantillonnage du stock afin de relever les éventuels écarts entre stock théorique et stock physique ;
- S’assurer que les matériaux sont stockés dans de bonnes conditions et organiser périodiquement en lien avec le magasinier le réaménagement optimal de l’espace de stockage ;
- Rédiger les inventaires finaux des stocks en fin de programme ;
- S’assurer du contrôle et de la transmission hebdomadaire du MSR (Monthly Stock Report) auprès de tous les départements concernés ;
- S’assurer et contrôler tous les éléments de sûreté et sécurité nécessaires.
EQUIPEMENTS DURABLES
- Superviser la maintenance et l’entretien du parc d’équipement (générateur, matériel informatique et de communication, etc.…) ;
- Superviser la mise à jour régulière de l’inventaire des équipements durables de la base de Bangui: affectation budgétaire, coût et localisation ;
- Superviser la codification des nouveaux équipements avant expédition du matériel sur les bases ;
- Superviser l’inventaire des équipements durables de la base de Bangui chaque trimestre ;
- Organiser chaque semestre un déstockage des équipements obsolètes dans le respect des procédures de gestion des équipements ;
- Tenir à jour un classeur de suivi des équipements (archivage des différents certificats ; fiches d’interventions ; copie document d’achat).
VEHICULES
- Superviser la gestion du parc des véhicules de la base de Bangui (et de Berberati): contrôle technique, entretien, réparations ;
- Superviser et s’assurer de la planification des déplacements des véhicules de la base de Bangui (et de Berberati): ;
- Superviser les plannings des chauffeurs ;
- Contrôler les consommations de carburant de la base de Bangui (véhicules et générateur);
- S’assurer que toute la documentation obligatoire est à bord de tous les véhicules et en cours de validité ;
- Mettre en œuvre les procédures nécessaires pour le renouvellement des documents des véhicules et motos du parc (assurance ; carte grise ; visite technique ; vignette D18 etc) ;
- Tenir à jour un classeur d’archivage des dossiers des véhicules et motos (papiers administratifs ; copie document d’achat ; fiche d’intervention ; certificat de donation etc) ;
- Tenir à jour un suivi informatisé de toutes les réparations et maintenances du parc automobile ;
- S’assurer et contrôler tous les éléments de sûreté et sécurité nécessaires.
MOYENS GENERAUX
- Superviser la maintenance et l’entretien des bâtiments (électricité, plomberie, sécurisation…) ;
- S’assurer que les conditions de travail et de vie sur la base de Bangui sont optimales ;
- Participer au renouvellement et au suivi des différents contrats de location immobilier.
- S’assurer de la bonne gestion des vecteurs de maladie.
GESTION D’EQUIPE
- Superviser et planifier le travail de l’équipe logistique dédiée (Equipe de Bangui et assistant log de Berberati);
- Former et accompagner chaque membre de l’équipe selon ses besoins ;
- En collaboration et coordination avec le département RH, évaluer régulièrement chaque membre de l’équipe sous sa responsabilité directe et superviser les évaluations du reste de l’équipe ;
- Planifier et organiser les congés de l’équipe ;
- Organiser et animer une réunion d’équipe hebdomadaire.
MISE EN ŒUVRE DE LA POLITIQUE DE SECURITE
- S’assurer que le matériel lié à la sécurité est présent et en bon état de fonctionnement sur la base de Bangui ;
- Veiller à l’application des consignes de sécurité sur la base de Bangui, en lien avec le coordinateur logistique ;
- Participer à la mise à jour du plan de sécurité de la mission ;
- Informer et former les équipes à la sécurité et aux outils ;
- Superviser le travail des gardiens et assurer les briefings réguliers des équipes.
RAPPORT
- S’assurer de la compilation et la transmission à la coordination logistique de toutes les pièces consécutives du rapport logistique mensuel ;
- S’assurer de transmettre le planning mensuel de travail des gardiens et des chauffeurs ;
- S’assurer de la rédaction du compte rendu de réunion base hebdomadaire pour le département logistique ;
- S’assurer de la rédaction de rapports d’incident le cas échéant.
ARCHIVAGE
- Réaliser l’archivage physique mensuel des dossiers d’achat et logistiques par projet
- Réaliser l’archivage numérique mensuel des dossiers d’achat et logistiques par projet
Ces responsabilités pourront être revues en fonction des évolutions des besoins sur le terrain.
Profil
- Formation dans le domaine de la logistique privée ou humanitaire (formation Bioforce appréciée) ;
- Formation en management d’équipe et gestion de projet est un atout ;
- Expérience d’au moins un an sur un poste de logisticien en ONG souhaitée ;
- Excellente maîtrise des outils informatiques, Excel, Word ;
- Bonnes capacités rédactionnelles en français ;
- Excellent sens de l’anticipation, de l’organisation, de négociation et d’adaptation au contexte de la RCA;
- Forte autonomie, proactivité et stratégique ;
- Esprit d’analyse et de synthèse ;
- Capacité et motivation pour vivre et travailler en équipe ;
- Capacité à accepter un niveau de confort basique ;
- Capacité à vivre dans un contexte sécuritaire instable ;
- Sens de la diplomatie.
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Date limite : 31 juillet 2023