UNICEF recrute un Assistant administratif à Mekele, Éthiopie.

Objectif du poste :

Rejoignez notre équipe pour exécuter une grande variété de tâches administratives procédurales et spécialisées pour la section respective nécessitant une connaissance approfondie des procédures, processus et politiques administratifs de l’UNICEF.

Fonctions clés, responsabilités et tâches/tâches connexes : –

Voyage

Fournit une assistance de voyage aux membres du personnel du bureau extérieur pour les arrangements de voyage et les droits en fonction des règles et politiques de l’organisation. Assure la liaison avec les points focaux de voyage pertinents pour s’assurer que l’organisation obtient le meilleur service et le meilleur prix pour tous les voyages.
Informer/débriefer les membres du personnel sur les questions relatives aux questions administratives connexes telles que les visas, les habilitations de sécurité et les procédures de documentation.
Extrait, saisit, maintient et vérifie l’exactitude des dossiers de voyage dans le système de voyage de l’organisation pour garantir l’exactitude des transactions liées aux frais de voyage et aux déplacements du personnel.
Aide à la préparation des budgets sur les frais de voyage et tient à jour les plans de voyage et les dossiers de contrôle budgétaire.
Surveille la certification de voyage et fait rapport à l’équipe.

Transport/Gestion de flotte

Supervise les chauffeurs et s’assure qu’un plan d’entretien/réparation du véhicule est préparé et que les entretiens sont effectués en temps opportun et efficacement en liaison avec l’atelier de mécanique agréé ou le titulaire du service d’entretien LTA.
Consolide les plans de mission routière hebdomadaires du bureau de terrain, y compris l’affectation des chauffeurs/voitures de manière rationnelle et rentable, et soumet le plan consolidé à l’approbation du directeur financier. Assure la liaison avec toutes les sections du programme et des opérations pour s’assurer que toutes les informations pertinentes sont fournies.
Demandes de voitures de location auprès de prestataires de services agréés en cas de besoin, et conformément aux accords à long terme existants, et s’assurer que les contrats de service/ordres de travail sont émis avant l’utilisation des voitures de location.
Surveille les LTA/contrats liés au transport, examine l’exactitude de toutes les factures liées au transport/flotte, certifie ou s’assure que les certifications sont obtenues et lance les processus de paiement.

Ressources humaines (spécialisé)

Examine les demandes / demandes de congé, y compris les formulaires R&R et SECTO, et les soumet aux points focaux du CO RH pour des examens et approbations ultérieurs.
Assure un enregistrement rapide et précis des congés dans VISION ou FIORI et transmet les problèmes de non-conformité au superviseur et au directeur des opérations/directeur financier. Cherche de l’aide auprès des RH lorsque le personnel est confronté à des difficultés/goulets d’étranglement/problèmes techniques dans l’enregistrement de ses congés et absences.
Enregistre et conserve les fichiers numériques des congés/absences, en s’assurant que toute la documentation nécessaire est en place.

Office Planning & Project Management (spécialisé)

Assure la disponibilité d’informations et de données opportunes, complètes et exactes pour la préparation des plans de travail de la section et des plans de gestion de projet.
Entreprend des recherches fondamentales et effectue une analyse comparative des données relatives au projet / programme.
Surveille la mise en œuvre du projet par rapport aux jalons établis et fait des recommandations pour améliorer les performances.
Aide à assurer le respect en temps opportun des délais convenus.
Agit comme point focal dans l’examen de l’exhaustivité des rapports de données avec des informations clés de suivi et d’évaluation.

Communications et flux de travail

Facilite les communications et le flux de travail de l’unité organisationnelle pour améliorer l’efficacité et la rapidité des opérations et des résultats.
Gère la correspondance entrante et sortante, les courriels et les appels téléphoniques.
Communique des informations courantes et non courantes concernant le travail de l’équipe.
Établit et maintient les systèmes de classement et de référence du bureau, à la fois traditionnels et numériques ; et s’assure que les sites Internet inter/intra-net sont à jour et exacts.

Calendrier/Réunions/Gestion de la correspondance

Tient à jour le calendrier du bureau et organise des réunions
Rédige les procès-verbaux des réunions, en veillant à l’exactitude, au souci du détail et à la cohérence.

Événementiel/Logistique

Soutient les activités de développement des capacités et les conférences en prenant les dispositions logistiques, en s’engageant avec des animateurs, des traiteurs et des hôtes.
Organise les horaires en assurant la liaison avec les participants en fonction de la disponibilité.
Assure la liaison avec les points focaux du budget et la section sur les coûts et les besoins.
Prépare les documents de référence pour les participants et télécharge les documents approuvés sur l’intranet.
Prépare et tient à jour les ordres du jour des réunions et des événements liés aux engagements du groupe de travail.

Traitement de facture

Responsable de la collecte des factures et du classement des documents pour approbation et, par la suite, traitement dans VISION.
Télécharge les fichiers électroniques et vérifie les résultats dans le système de destination.
Répond à l’état des transactions des clients et à d’autres demandes.
Maintient et met à jour un système qui surveille l’absence du personnel.

Fournitures/Équipement

Prend en charge la gestion des fournitures administratives, du matériel de bureau et la mise à jour de l’inventaire des articles.
Surveille et supervise l’utilisation adéquate et appropriée des fournitures. S’assure que les services et l’entretien des locaux sont conformes aux normes organisationnelles.
Organise l’achat et la distribution en temps opportun des fournitures de bureau.

Qualifications

Un diplôme d’études secondaires est exigé, de préférence complété par des cours techniques ou universitaires liés au domaine de travail.
Un minimum de 6[Six] ans d’expérience professionnelle pertinente dans le domaine administratif ou de bureau est requis.
Une expérience de travail dans un pays en développement et/ou une connaissance des situations d’urgence sont considérées comme un atout.
La maîtrise de l’anglais est requise. La connaissance d’une autre langue officielle de l’ONU (arabe, chinois, français, russe ou espagnol) ou d’une langue locale est un atout.

UNICEF recrute un Assistant administratif à Mekele, Éthiopie.