Organisation Internationale de Travail recrute un(e) Assistant (e) administratif (ve) et Financier (e) à Brazzaville en République du Congo.

Fonctions et responsabilités essentielles

Sous la responsabilité générale de la Directrice du Bureau de Pays de l’OIT pour la République démocratique du Congo, l’Angola, la République centrafricaine, le Congo, le Gabon et le Tchad à Kinshasa, sous la supervision directe du/de la CNP du Projet, et en étroite collaboration avec l’équipe de gestion du Bureau de l’OIT à Kinshasa, l’Assistant (e) administratif (ve) et financier (ère) au Projet sera en charge des opérations administratives et financières, y compris le suivi des activités prévues dans le cadre dudit Projet.

Qualifications requises

L’Assistant (e) administratif (ve) et financier (ère) au Projet est globalement chargé(e) de :

Tâches administratives :

•Fournir un appui administratif à l’occasion des activités organisées dans le cadre du projet qui consiste en l’évaluation et la gestion des registres et des dossiers administratifs, l’interprétation, le maintien des documents officiels, des fichiers et bases de données, la rédaction de rapports d’évaluation dans le cadre du suivi du projet d’assistance technique du BIT ; fournir au supérieur hiérarchique du projet des informations sur les procédures administratives ;

•Coordonner les activités administratives du projet en collaboration avec les sections administratives du bureau, et tenir informés les membres du personnel, les experts et/ou consultants, sur les procédures administratives ;

•Participer à des réunions internes afin de prendre des notes et de fournir des informations sur des questions administratives ;

•Fournir un appui administratif ou de secrétariat pour les réunions, séminaires et/ou colloques ;

•Rédiger des projets de correspondance, mémorandums et rapports administratifs sur la base de directives orales ou écrites, de correspondances antérieures ou d’autres sources d’informations disponibles conformément aux procédures standards du bureau.

Tâches financières :

•Tenir les dossiers financiers liés au projet en vue de concilier les dépenses, les soldes, les paiements ; élaborer les rapports financiers des séminaires et ateliers ;

•Préparer les achats sur la base des spécifications et les estimations des coûts des activités prévues en conformité avec les procédures du BIT ;

•Préparer et vérifier les pièces justificatives, assurer le suivi des paiements des dépenses du projet et préparer l’analyse du budget et des prévisions selon les besoins ;

•Conseiller et assister le personnel du projet, les experts et consultants sur les questions financières ; procéder à l’analyse et à l’amélioration des rapports financiers périodiques et finaux des agences d’exécution du projet ;

•Prendre les dispositions de voyage, effectuer les réservations d’hôtels et établir les autorisations de voyage ;

•Exécuter toutes autres tâches pertinentes assignées par la hiérarchie.

Formation

Le/la titulaire du poste doit avoir achevé ses études secondaires suivies d’une formation en gestion, comptabilité et/ou finance, ou une autre formation jugée équivalente.

Expérience

Au moins cinq ans d’expérience dans les domaines de la gestion financière et administrative ; avoir de bonnes références en matière d’organisation des ateliers, de communication et des relations publiques.

Langues

Excellente maîtrise du français et bonne connaissance d’une autre langue officielle de la RDC. La connaissance de l’anglais est un atout.