La Banque Mondiale recrute une Assistante d’équipe à Lusaka en Zambie.
Description
Voulez-vous construire une carrière qui en vaut vraiment la peine? Travailler au sein du Groupe de la Banque mondiale vous offre une occasion unique d’aider nos clients à résoudre leurs plus grands défis de développement. Le Groupe de la Banque mondiale est l’une des plus importantes sources de financement et de connaissances pour les pays en développement ; un partenariat mondial unique de cinq institutions dédiées à mettre fin à l’extrême pauvreté, à accroître la prospérité partagée et à promouvoir le développement durable. Avec 189 pays membres et plus de 120 bureaux dans le monde, nous travaillons avec des partenaires des secteurs public et privé, investissant dans des projets révolutionnaires et utilisant les données, la recherche et la technologie pour développer des solutions aux défis mondiaux les plus urgents. Pour plus d’informations, visitez www.worldbank.org
IMPORTANT : Le bureau de pays de la Banque mondiale au Malawi recherche un professionnel hautement organisé et dynamique, capable d’opérer efficacement et discrètement dans un environnement très exigeant, au rythme rapide et culturellement diversifié, pour travailler en tant qu’assistant d’équipe avec le bureau de pays du Malawi.
Le candidat retenu travaillera sous la direction du Country Manager ; et la supervision quotidienne de l’adjointe exécutive qui assure la supervision et l’orientation du personnel de l’ACS (soutien administratif à la clientèle). Le candidat sélectionné fournira un soutien administratif et client au personnel opérationnel travaillant dans divers secteurs, coordonné par le chef d’équipe. Le travail implique une interaction fréquente avec d’autres unités institutionnelles, le personnel d’autres endroits (localement et internationalement), des responsables gouvernementaux, des consultants et des organisations externes.
Tâches et responsabilités : –
Les tâches et responsabilités de l’assistant d’équipe comprennent, mais sans s’y limiter, les éléments suivants :
• Rédiger des lettres types, mémos, télécopies, etc. conformes aux normes régionales de l’organisation, en utilisant la grammaire, la ponctuation et le style appropriés.
• Fournir une assistance principale dans la mise en œuvre du programme de travail de l’unité, y compris un soutien spécialisé dans un ou plusieurs domaines spécifiques, par exemple la gestion des tâches,
achats, gestion de bases de données, technologies de l’information, assistance éditoriale, etc.
• Effectuer des tâches analytiques pouvant être demandées par les TTL de temps à autre.
•Fournir une assistance dans le formatage et l’édition de documents volumineux.
•Identifier et résoudre divers problèmes/problèmes au fur et à mesure qu’ils surviennent, ce qui nécessite souvent l’interprétation des procédures et processus existants et la détermination indépendante de l’application appropriée.
• Collecter et saisir les données fournies par les TTL dans la base de données centrale, y compris le traitement des nouveaux rapports sur l’état du projet.
•Suivre et rendre compte des aspects appropriés des activités opérationnelles de l’équipe.
•Améliorer l’organisation et l’efficacité du travail. Exercer une fonction d’amélioration de la qualité pour le projet et d’autres documents en assurant le respect des VPU et directives institutionnelles.
• Assister aux réunions, rédiger les procès-verbaux et assurer l’approbation et la distribution en temps opportun.
• Maintenir la coordination avec le reste de l’unité de gestion de pays (CMU) à Lilongwe, en Tanzanie, en Zambie et au Zimbabwe et avec les bureaux de Washington.
•Utiliser des compétences en traitement de texte ou en publication assistée par ordinateur pour saisir des textes complexes, des rapports, des chiffres, des graphiques, etc., conformément aux formats et à la distribution standard de la Banque.
• Aider à la préparation et à la planification logistique de divers événements tels que des visites de missions de haut niveau de la Banque mondiale, des conférences, des séminaires et des ateliers.
•Répondre aux requêtes internes et externes des clients externes et internes et, si nécessaire, et/ou assurer l’acheminement vers le personnel approprié à traiter.
• Maintenir/mettre à jour les listes de distribution actuelles, les listes de numéros de téléphone/d’adresses des contacts du projet/du produit et distribuer les documents à l’équipe de travail concernée.
• Maintenir à jour le projet d’unité de travail et les autres fichiers.
• Servir de remplaçant aux autres membres du personnel et aux assistants d’équipe/de programme pour les tâches administratives et de projet.
(i) Compétences/connaissances/compétences essentielles spécialisées
•Maîtrise de l’utilisation des fonctions avancées des applications informatiques standard de la Banque et capacité d’adaptation à l’utilisation de logiciels de pointe.
• Connaissance de l’équipement de bureau standard (par exemple, ordinateurs, photocopieurs, télécopieurs, etc.)
• Compréhension des systèmes de fichiers/enregistrements de base.
• Excellentes compétences en anglais (verbal et écrit), y compris la capacité de rédiger une correspondance de routine et d’éditer des documents en utilisant la grammaire, la ponctuation et le style appropriés.
• Esprit d’équipe engagé avec des compétences interpersonnelles démontrées et une capacité à interagir et à travailler efficacement dans un environnement multiculturel.
• Volonté de demander l’aide de personnel plus expérimenté et d’apprendre d’eux.
•Capacité à fournir un travail de haute qualité sous pression.
•Capacité à donner suite aux priorités de l’équipe en l’absence du chef d’équipe et à répondre aux demandes d’information.
•Gestion efficace du temps et sens de l’organisation.
• Capacité à réussir les tests pertinents du Groupe de la Banque en place au moment du recrutement, selon les besoins.
Les critères de sélection
•Au moins un diplôme d’études secondaires. Un diplôme universitaire sera un atout supplémentaire.
• Au moins 5 ans d’expérience professionnelle dans un poste similaire, de préférence dans une organisation internationale
• Des qualifications supplémentaires seront un avantage
En plus des critères de sélection ci-dessus, les compétences suivantes sont attendues du candidat retenu :
Compétences requises
En plus des critères de sélection ci-dessus, les compétences suivantes sont attendues du candidat retenu :
• Connaissance de la technologie et des systèmes – démontre des connaissances avancées et une expérience de travail avec les applications bureautiques (MS Outlook, MS Excel, MS PowerPoint, MS Word, MS Teams) et WebEx. A la capacité et la volonté de maintenir des connaissances et des compétences à jour en tant que technologie.
•Gestion de projets et de tâches – fait preuve d’un bon sens de l’organisation, de la résolution de problèmes et de la capacité de travailler avec compétence avec un minimum de supervision. Démontre une attention aux détails et à la qualité. A la capacité de gérer plusieurs tâches et de terminer les tâches dans les délais convenus.
•Politiques, processus et procédures institutionnels – démontre une connaissance des programmes et des produits de son propre département, connaît les acteurs clés, comprend son propre rôle. Affiche une compréhension des politiques et procédures de la Banque mondiale pertinentes pour le domaine de responsabilités assignées et est capable de les appliquer/mettre en œuvre.
•Polyvalence et adaptabilité – fait preuve de flexibilité et est réceptif à la mise en œuvre de nouvelles solutions. Est prêt à étendre ses propres capacités. Démontre une motivation à profiter et à s’adapter pour effectuer des changements.
• Orientation vers le client – fait preuve d’une attitude positive et professionnelle en matière de service à la clientèle ; est capable de comprendre les besoins des clients et de les compléter de manière professionnelle.
• Drive for Results – assume personnellement la responsabilité et la responsabilité de respecter les délais et d’obtenir les résultats convenus et dispose de l’organisation personnelle pour le faire.
• Travail d’équipe (collaboration) et inclusion – collabore avec les autres membres de l’équipe et contribue de manière productive au travail et à la production de l’équipe, en faisant preuve de respect pour les différents points de vue.
•Connaissance, apprentissage et communication – a une bonne connaissance de la ou des langues officielles de l’unité. Capable d’écrire clairement, d’éditer et de relire des projets de communication. Capable d’apprendre et de partager des connaissances/informations au sein de l’unité.
• Jugement commercial et prise de décision analytique – capable de gérer l’information et de soutenir la conservation et l’élimination de l’information et des dossiers. Peut rechercher, rapporter et fournir des informations de base à partir de diverses sources et répondre de manière indépendante aux demandes de renseignements de base.
Date limite : 04/08/2023