Avis à candidature pour le recrutement d’un Assistant logistique et administrative en France.
Description de la mission
Gestion administrative
- Collecte, vérification de la conformité et archivage des pièces justificatives en lien avec les activités logistiques,
- Préparation des pièces en vue des audits et clôtures financières des projets,
- Gestion des tâches administratives et de secrétariat du projet,
- Aide à la création de dossiers spécifiques (recherche et compilation de documents.
Gestion logistique :
- Réservation des billets d’avion et des assurances de voyage en collaboration avec le prestataire voyages;
- Contrôle des itinéraires reçus et optimisation des coûts;
- Gestion administrative des visas et de toute formalité administrative préalable aux déplacements;
- Gestion des avances de per diem et des états de remboursement des frais;
- Rappel aux missionnaires des consignes de sécurité avant chaque mission et inscription sur Ariane;
- Réservation des déplacements locaux (train, taxi, navette, etc.);
- Réservation des hébergements;
- Prévoir des prestations spécifiques (traiteur, traduction, interprétariat, etc.) si nécessaire;
- Appui à l’organisation des événements : Relations prestataires : traitement, négociation des devis, contrôle de la facturation;
- Suivi budgétaire de l’organisation des missions pour assurer la maîtrise du coût des déplacements;
- Appui éventuel pour les passations de marchés des projets;
- Appui logistique dans l’organisation des activités de projets (réservation des hôtels, des billets d’avion..);
- Création et mise à jour d’outils de suivi des opérations logistiques.
Des déplacements ponctuels dans les pays d’intervention du pôle sont possibles.
Description du projet ou contexte
Sous la supervision du responsable de pôle et du/ de la coordinateur.ice d’unité, qui définissent, orientent et encadrent son rôle au sein des équipes, l’assistant.e de projets intervient en appui sur la gestion des projets.
Profil souhaité
- Bac + 2 (BTS/DUT) à Bac +3 en logistique, gestion, comptabilité ou expérience professionnelle équivalente dans les domaines demandés pour le poste;
- Expérience réussie d’au moins 3 ans dans le secteur du développement et/ou de la coopération internationale et/ou dans l’assistance logistiqueet voyages.
Compétences techniques :
- Parfaite maîtrise des logiciels bureautiques (Excel et Word principalement) ;
- Une connaissance des thématiques liées au secteur de la sécurité est un avantage ;
- Connaissance des passations de marché en droit français et européen est un atout.
Compétences transverses :
- Être méthodique & organisé.e;
- Réactivité face à aux urgences;
- Bonne gestion des priorités (face à plusieurs demandes simultanées);
- Disponibilité, patience et sens du service;
- Dynamisme et force d’initiative;
- Maîtrise de l’anglais serait un atout.
Date limite de candidature : 31/07/2023