Avis de recrutement : PAM recrute un Assistant de soutien aux entreprises du directeur de pays adjoint basé en Egypte.

Ces emplois se trouvent dans les bureaux de pays (CO), les bureaux régionaux (RB) et le siège (HQ). Titulaires de poste exerçant des fonctions de gestion de front office, rapportant aux directeurs adjoints.
À ce niveau, les titulaires de poste sont censés assumer la responsabilité de la réalisation d’une gamme d’activités de soutien aux entreprises et de programmes au bureau du directeur de pays adjoint, nécessitant l’interprétation des directives / pratiques standard.

OBJECTIF DU POSTE

Sous la supervision directe du directeur de pays adjoint, l’assistant de soutien aux entreprises entreprendra un large éventail d’ activités programmatiques et administratives  pour coordonner le bon fonctionnement  du bureau du DCD. Le titulaire doit avoir un excellent anglais oral et écrit et avoir démontré une affinité avec le travail dans un contexte international.

QUALIFICATIONS MINIMALES STANDARD

Éducation : Premier diplôme universitaire en relations internationales, administration des affaires/publique, gestion de l’information, communication, sciences sociales, commerce, gestion ou tout domaine connexe.

Langue : Maîtrise de l’anglais et de l’arabe.

Expérience : Au moins cinq années d’expérience de travail responsable dans la planification, la coordination, l’administration et le soutien aux entreprises au niveau de la direction sont requises. Une expérience antérieure avec l’ONU, d’autres organisations internationales, des institutions diplomatiques ou des ambassades en tant qu’assistant / conseiller auprès de la haute direction / fonctionnaire est un avantage.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS (non exhaustives)

1. Traiter toute la correspondance entrante pour le directeur de pays adjoint et s’assurer qu’elle est traitée ou redirigée vers les unités/bureaux concernés.
2. Appui à la rédaction de correspondance sur des questions pertinentes pour les activités du directeur de pays adjoint.
3. Aider à la gestion et à la coordination quotidiennes globales des activités du directeur de pays adjoint, y compris le suivi des décisions / et des commentaires émanant des différents chefs d’unités, la préparation des points de l’ordre du jour et la préparation de l’organisation et des notes pour le dossier.
4. Maintenir le calendrier du directeur de pays adjoint, l’organisation des rendez-vous et des réunions.
5. Agir en tant que point focal pour tous les plans de voyage du bureau du directeur de pays adjoint, y compris les arrangements logistiques, l’octroi de visas, l’hébergement, etc.
6. Établir et maintenir des contacts réguliers avec les chefs d’unités des bureaux de pays pour obtenir des informations pertinentes, des notes d’information, des documents de référence et d’autres documents à l’appui des activités quotidiennes du directeur de pays adjoint.
7. Examiner, le cas échéant, toutes les autorisations pour  les demandes des unités  qui nécessitent la signature du directeur de pays adjoint pour approbation.
8. Maintenir une liste de contacts de haut niveau, y compris les courriels, les listes de numéros de téléphone, les adresses, etc.
9. Soutenir le DCD dans la préparation de la correspondance, des commentaires ou soutenir la préparation de notes d’information, et entreprendre des recherches d’informations.
10. Maintenir le système de classement pour assurer la conservation des documents confidentiels et des documents réguliers nécessaires au directeur de pays adjoint pour les activités quotidiennes.
11. Veiller à ce que la confidentialité sur tous les sujets soit maintenue au besoin.
12. Relisez et  corrigez des documents, de la correspondance  et  des communications par courriel.
13. Effectuer d’autres tâches et affectations connexes au besoin.

CAPACITÉS FONCTIONNELLES

• Excellente communication écrite et verbale.
• Excellentes compétences en gestion du temps.
• Excellentes compétences en matière de planification et d’organisation.
• Attention aux détails.

EXPÉRIENCES SOUHAITÉES POUR L’ENTRÉE DANS LE RÔLE

• Connaissance des pratiques et méthodes commerciales courantes spécialisées, acquise grâce à une formation technique et à une expérience pertinentes.
• Capacité à développer et à entretenir des relations avec un éventail de personnes afin de fournir un service de soutien de haute qualité.
• Capacité à effectuer une analyse de base des données et à corriger de manière indépendante les problèmes nécessitant une attention particulière.
• Capacité à maintenir la confidentialité.