Organisation Internationale de Travail recrute une Assistante d’administration générale et de soutien administratif au Chili.

Description des tâches

Le titulaire du poste travaillera sous la supervision de la personne correspondante dans la division assignée. Cette supervision portera sur l’exécution ponctuelle des processus et la qualité des résultats. Le titulaire travaillera avec une relative autonomie. Les travaux seront examinés pour vérifier que la réglementation en vigueur est correctement appliquée

En interne, le titulaire assurera la liaison avec le personnel et les responsables concernés dans les bureaux extérieurs, les sites de projet et le siège pour fournir un soutien opérationnel et administratif, ainsi que pour partager des informations sur les projets, les processus et procédures spécialisés pour la fourniture de services. Le titulaire du poste entretiendra des contacts avec diverses unités organiques pour initier des demandes d’actions administratives, obtenir les autorisations correspondantes, traiter ces actions administratives et en assurer le suivi. 

Au niveau externe, le titulaire sera en contact principalement avec ses homologues des agences des Nations Unies, d’autres organisations internationales, des ambassades, des missions permanentes et des autorités compétentes, afin de demander ou de fournir les informations nécessaires pour finaliser les questions en suspens. Le titulaire du poste assurera également la liaison avec les fournisseurs de services pour assurer le suivi des problèmes en suspens.

Fonctions principales

Selon les besoins et les priorités du Bureau auquel le poste est rattaché, le titulaire fournira des services dans le cadre des tâches suivantes :

1. Fournir une série de services de soutien dans les domaines administratif et/ou opérationnel. Contribuer au fonctionnement fluide et efficace de l’unité de travail en évaluant les besoins, en organisant et en exécutant les tâches qui lui sont confiées en fonction de ces besoins et en proposant des améliorations aux processus de travail.
2. Préparer, rédiger et finaliser la correspondance générale et administrative et effectuer un contrôle qualité des documents sortants, en vérifiant l’exactitude des informations qu’ils contiennent, la grammaire, le style et leur conformité à la réglementation applicable. Faire des traductions informelles.
3. Munissez-vous du plan de déplacement officiel de l’unité de travail. Gérer les arrangements de voyage et d’hébergement, coordonner les exigences en matière de visa et de sécurité et traiter les transactions administratives.
4. Initier et traiter les actions administratives liées aux ressources humaines et aux finances et en assurer le suivi, en vérifiant que les informations sont conformes à la réglementation applicable. Saisir des données complètes dans le système ERP. Exécuter d’autres fonctions de soutien aux ressources financières et humaines, le cas échéant. Effectuer les démarches nécessaires à l’arrivée et/ou au départ du personnel, notamment les déplacements, les autorisations de sécurité, les visas, le transport des effets personnels et autres avantages et droits, et veiller au suivi de ces démarches auprès des autorités correspondantes le cas échéant.
5. Effectuer les opérations nécessaires pour que les dépenses soient ordonnancées et les décaissements effectués. Préparer les entrées, générer des rapports, extraire et compiler des données pour soutenir l’utilisation optimale du budget et la préparation de la documentation liée au programme et au budget et au plan de travail.
6. Coordonner et fournir une série de services de soutien administratif et financier pour les réunions, ateliers et autres événements. Assurer la préparation, la traduction, la publication et la diffusion en temps opportun des documents, des présentations, des dossiers d’information et du matériel connexe. Rédiger des procès-verbaux et suivre l’exécution des décisions adoptées. 
7. Assurer le maintien, l’accessibilité et l’efficacité des systèmes de classement de l’unité de travail. Mettre à jour les sites Web et les bases de données. Collecter, consolider et présenter des informations/données sur des sujets spécifiques.  
8. Se tenir au courant de l’évolution des règles, règlements, politiques, procédures et directives administratives et partager l’information avec le personnel, en fournissant des clarifications supplémentaires, au besoin. Fournir des conseils aux membres du personnel moins expérimentés, comme l’exigent les règles et procédures de travail applicables.
9. Effectuer et/ou coordonner d’autres tâches administratives générales, telles que celles liées aux registres de présence et de congé, aux espaces de bureau, à l’inscription, à l’inventaire et à l’approvisionnement.
10. Effectuer d’autres tâches connexes assignées.

Entraînement

Compléter des études secondaires. 

Expérience

Un minimum de cinq années d’expérience professionnelle dans des tâches d’administration générale et de soutien de bureau. Expérience de travail avec un système de planification des ressources d’entreprise. 

Langues et informatique

Niveau avancé d’espagnol, requis comme condition essentielle. Un niveau intermédiaire en anglais ou en français sera considéré comme un avantage.

Bonne connaissance des programmes informatiques (en particulier traitement de texte, tableur et création de présentations), par exemple Microsoft Office.