Avis de recrutement : IRC recrute une Coordonnatrice des subventions au Burkina Faso.
Le coordinateur des subventions maintiendra une position compétitive pour la continuité des bailleurs de fonds institutionnels de l’IRC Burkina Faso, en se concentrant sur les mécanismes de financement compétitifs. Le coordinateur des subventions définira, surveillera et mettra à jour l’état du financement et veillera à ce que l’IRC soit le mieux placé pour saisir les opportunités pertinentes. travaillera avec les coordinateurs de programme pour produire des rapports de haute qualité pour les donateurs et accordera une attention particulière au respect des exigences spécifiques des subventions/donateurs.
Responsabilités
Principales responsabilités
Ce poste fournira également une assistance spécifique dans d’autres dimensions du cycle de gestion des subventions, du partenariat et de la communication, telles que :
• Fournir des conseils et un leadership à l’équipe de direction élargie dans la planification de la croissance stratégique
• Servir de ressource au personnel dont les programmes sont financés pour les questions de conformité fiscale et programmatique
• Préparer et/ou réviser des informations et des rapports pour les parties prenantes internes et externes
• Tirer parti de la position concurrentielle de l’IRC et des résultats du programme pour attirer de nouveaux financements, en collaboration avec d’autres équipes fonctionnelles
• Incorporer les meilleures pratiques dans les processus et les propositions liées à la croissance du programme
• Établir des relations avec les donateurs actuels et potentiels et surveiller les tendances des donateurs, y compris le secteur privé et d’autres sources non traditionnelles
• Développer/gérer des partenariats stratégiques, des alliances et/ou des coalitions
• Planifier et développer des notes conceptuelles et des propositions
• Superviser la gestion et la conformité des subventions
• Appui à la documentation des résultats, rapports, documents de plaidoyer
• Assurer la supervision des communications
• Soutenir la mise en œuvre des réunions de cycle de projet (PCM)
• Contribuer avec toute l’équipe du programme à l’élaboration et à la mise à jour du Plan d’action stratégique (PAS) et de ses documents.
• Gérer en ligne directe une équipe de deux (2) personnes, un gestionnaire des subventions et un agent des communications, tout en s’assurant que l’équipe est bien organisée, structurée et encadrée pour mieux atteindre les objectifs des subventions et du programme ;
Responsabilités spécifiques
Le travail du coordinateur des subventions sera divisé en six domaines de travail principaux :
1. Prépositionnement
• Avec le soutien des collègues du développement commercial régional, rechercher, analyser et planifier de nouvelles opportunités de financement, la veille concurrentielle et le positionnement concurrentiel de l’IRC Burkina Faso de manière continue sur le marché en temps opportun.
• Soutenir des processus efficaces de communication interne et de gestion de l’information pour garantir l’accès et l’utilisation des informations de développement commercial par les parties prenantes concernées au sein de l’organisation, y compris la mise à jour d’une matrice d’opportunités
• Travailler avec le DDP, les coordonnateurs techniques nationaux et les collègues régionaux pour identifier les partenaires internationaux et négocier le rôle de l’IRC dans les consortiums de proposition, assurant une position compétitive pour l’IRC Burkina Faso qui adhère aux principes de partenariat et à l’orientation stratégique de l’organisation.
• En collaboration avec l’équipe régionale de développement des affaires, l’équipe du programme et le SMT, favoriser une culture de développement des affaires au sein du programme de pays en contribuant à l’élaboration et à la diffusion de supports normalisés de BD (ressources d’apprentissage, directives, outils et modèles, et informations en ligne ) et renforcer les capacités du personnel du programme de pays sur leur application, grâce au mentorat du personnel, à la modélisation des bonnes pratiques et à la formation.
• En coordination avec les collègues du développement commercial, diriger les équipes fonctionnelles du programme de pays pour développer des stratégies de collecte de fonds et de positionnement appropriées et efficaces impliquant la recherche et l’intelligence des donateurs, le développement de produits, le marketing, la culture, la sollicitation et l’intendance, selon les besoins
• Diriger le suivi et l’analyse du pipeline d’opportunités du programme de pays, y compris les tendances du portefeuille, les soumissions de propositions et les performances, et les projections de croissance.
• Soutenir le personnel clé pour développer et maintenir des relations clés avec les donateurs, les organisations collaboratrices et les acteurs du secteur privé en vue d’identifier les opportunités, la création de valeur partagée, la formation d’alliances stratégiques et le positionnement de la marque mondiale.
2. Planification et coordination des propositions et élaboration de la note conceptuelle
• Fournir des conseils de développement stratégique et/ou superviser des équipes dans l’analyse des opportunités, la planification, la conception, la rédaction et la révision des propositions, et les “révisions après action”.
• Aider ou diriger l’élaboration de propositions, y compris les déplacements sur le terrain pour travailler directement avec le personnel du programme sur des ateliers de conception et l’élaboration de propositions, à la demande
• Rédiger des propositions de donateurs de haute qualité et d’autres documents de subvention à la fois en tant que rédacteur principal et en collaboration avec les coordonnateurs techniques, les gestionnaires de programme et les conseillers techniques, en veillant à ce que les priorités SAP de l’IRC et la budgétisation pour le genre, le S&E et d’autres directives pertinentes soient incorporées dans les propositions et projets.
• Fournir des examens internes des applications techniques et des coûts préparés par d’autres membres du personnel, en examinant la clarté, la réactivité, la présentation et la conformité, en coordination avec les équipes de programme et d’exploitation
• Gérer le processus d’approbation des soumissions via la base de données électronique de gestion des récompenses de l’IRC, OTIS, et coordonner les révisions de la proposition en fonction des commentaires du siège
3. Gestion des subventions et conformité
• Élaborer et/ou modifier des politiques/procédures/systèmes conformément aux réglementations des donateurs et aux besoins et objectifs organisationnels. Avec le soutien de la DDP et de l’équipe régionale.
• Développer et/ou adapter et maintenir des outils de gestion des subventions, tels que des suivis de financement, des calendriers de rapport, des modèles et des documents de directives de conformité ; et s’assurer que l’équipe est au courant de ces échéanciers.
• Assurez-vous que le personnel concerné est au courant des directives de la réunion du cycle de projet et fournit toutes les informations de conformité des donateurs ou autres informations nécessaires à la préparation de ces réunions.
• Soutenir les équipes Programme et Opérations dans la préparation et le suivi des réunions de cycle de projet et réunion BVA.
• Soutenir la production des rapports des donateurs et s’assurer que les rapports sont de haute qualité et soumis à temps
• Aider à la préparation des visites de contrôle externe, des examens et des audits, et des évaluations inter-sites et participer le cas échéant.
• Renforcer la capacité de gestion des subventions du personnel de terrain en facilitant la formation et en fournissant un soutien de suivi individuel, dans la rédaction de rapports, l’élaboration de propositions et d’autres sujets.
• Avec le soutien de l’équipe régionale, répondre aux questions de conformité des donateurs du personnel du programme et des finances de l’IRC Burkina Faso pour assurer la conformité avec les réglementations des donateurs.
• En coordination avec le siège, aider l’équipe du programme et des opérations à préparer, réviser et modifier les protocoles d’accord et les contrats d’accords de subvention selon les besoins du programme pays de l’IRC Burkina Faso
• Assurez-vous que les fichiers électroniques et papier de chaque projet financé par une subvention sont à jour et prêts à être utilisés à des fins de suivi et de rapport.
• Mener des examens de conformité de routine des programmes de subventions.
4. Documentation des résultats, rapports et communication
• Travailler avec le personnel concerné (coordinateurs de programme et responsable de la communication et du plaidoyer) pour tirer parti des résultats programmatiques et opérationnels de l’IRC à des fins de marketing, de positionnement et de collecte de fonds directe, y compris la conservation des données sur les performances passées et la capacité de l’organisation, les publications et la diffusion, et les visites des donateurs.
• Participer aux revues et évaluations trimestrielles du programme pour assurer une documentation systématique des meilleures pratiques du programme et des leçons apprises par le personnel du programme, maintenir un système centralisé accessible à tout le personnel et diffuser le cas échéant.
• Conceptualiser et superviser la production de supports marketing appropriés pour le portefeuille de l’IRC Burkina Faso en collaboration avec le personnel des programmes et des opérations. Cela comprendra probablement le rapport annuel et d’autres parties intéressées, des fiches d’information sur les projets et les pays, des brochures sectorielles et/ou géographiques, des documents sur les performances passées, etc.
• En collaboration avec les équipes des programmes et des opérations ainsi qu’avec l’équipe de communication du siège si nécessaire, établir des systèmes efficaces pour assurer des rapports opportuns aux donateurs, aider les autres membres du personnel à comprendre les exigences des bailleurs de fonds et s’assurer que les rapports eux-mêmes sont dans le bon format, et éditer des sections de rapports au besoin.
Exigences
• Master ou équivalent en affaires internationales, développement international ou équivalent
• Au moins 5 ans d’expérience dans une organisation internationale dans la gestion des subventions et le développement de propositions, de préférence en Afrique de l’Ouest
• Expérience antérieure dans la gestion des subventions et connaissance des réglementations, procédures et exigences des États-Unis (USAID, BHA, BPRM), européens (EDF, ECHO, EU SIDA, SV, DANIDA, BMZ, GFFO, KFW, AFD, SDC) et des Nations Unies donateurs (UNHCR, UNFPA, UNICEF, PAM, OMS) ainsi que des donateurs privés,
• Expérience antérieure réussie dans le développement de projets, la rédaction de propositions et la rédaction de rapports pour les donateurs publics,
• Un bon communicateur doté de solides compétences en matière d’organisation, de gestion du temps et d’analyse.
• Expérience en gestion d’équipe requise
• Expérience dans un poste de coordination et/ou à un niveau organisationnel stratégique similaire fortement appréciée
• Excellentes compétences interpersonnelles, culturelles et diplomatiques
• Solides compétences en rédaction et en édition avec une attention aux détails
• Flexibilité pour s’adapter à l’évolution des besoins,
• Forte capacité à encadrer et à renforcer les capacités du personnel.
• Capacité à gérer des priorités multiples et concurrentes, à respecter des délais exigeants et à travailler sous pression dans des environnements de sécurité instables.
• Solides compétences en informatique,
• La maîtrise de l’anglais et du français parlés et écrits est essentielle.
• Une expérience antérieure avec IRC serait un atout.
Date de clôture :