Avis de recrutement : CONCERN recrute un Coordonnateur logistique au Soudan.

Objectif du poste: Il s’agit d’un nouveau rôle de 12 mois avec des mandats non accompagnés. Relevant du directeur du système, il / elle assurera la coordination des fonctions logistiques au Soudan afin de garantir qu’un soutien efficace et efficient est fourni aux activités du programme, afin d’assurer la qualité de l’exécution du programme conformément aux politiques et procédures de Concern. Le coordinateur logistique sera responsable de la supervision des achats, de la gestion de l’entreposage, de la gestion de la flotte, de la gestion des immobilisations et des dons en nature. Le rôle consiste également à promouvoir la responsabilité en faisant respecter les normes mondiales de Concern et les politiques et procédures du Soudan. Une forte diplomatie, des compétences en supervision du personnel et la capacité de faire face à des situations difficiles sont les principales caractéristiques de ce rôle, car vous superviserez les systèmes de soutien. Il / Elle devra également aider à élaborer des budgets de transport et d’administration précis pour les propositions des donateurs et dans le cadre des processus budgétaires annuels de Concern. Vous effectuerez des visites de soutien fréquentes dans les zones du programme.

Vous serez responsable de :

Soutien au programme

Fournir des conseils techniques et un soutien aux coordonnateurs et gestionnaires de programmes sur des questions administratives et logistiques spécifiques pour assurer la mise en œuvre efficace des programmes.
Veiller à ce que tout le personnel soit formé et se conforme aux manuels d’approvisionnement, de transport et d’entreposage de Concern.
Soutenir le directeur des systèmes au début de tout nouveau contrat avec un donateur pour mettre en place un plan d’approvisionnement (PP), identifier et communiquer toutes les exigences spécifiques au donateur au personnel concerné dans tous les départements pour assurer la conformité pendant toute la durée du projet
Conseiller le personnel du programme sur les systèmes de distribution aux communautés (y compris DIK) et aux chantiers de construction et s’assurer qu’ils sont conformes aux exigences des donateurs
Conseils sur le respect des politiques et des documents grâce à des vérifications systématiques et aléatoires de la mise en œuvre des politiques et des dossiers logistiques. Veiller à ce qu’il y ait un soutien cohérent et constructif aux autres départements pour garantir des politiques et procédures efficaces et conformes.

Gestion des transports

Veiller à ce que des systèmes efficaces de gestion de la flotte et du carburant (voitures et générateurs) soient en place au bureau de pays et au(x) bureau(x) de terrain conformément aux procédures de Concern
Assurez-vous que tous les rapports mensuels de transport sur la consommation de carburant, le kilométrage, les réparations et l’entretien de chaque véhicule, moto et générateur sont exacts et soumis au bureau de pays, au responsable des transports et au directeur du système en temps opportun et examinez-les pour tout problème potentiel.
Veiller à ce que les feuilles de journal des véhicules et les documents de contrôle du carburant soient remplis en temps opportun et avec précision, avec des rapports mensuels et des rapprochements pour le CO et le(s) bureau(x) de terrain.
Effectuer une analyse mensuelle des informations de transport pour informer SMT de la situation de la flotte et signaler toute préoccupation à l’attention de SMT.
Réviser les contrats de transport pour s’assurer qu’ils sont conformes aux directives de Concern et aux exigences légales.
Veiller à ce qu’un soutien au transport efficace et opportun soit fourni à tous les aspects du programme.
S’assurer qu’un plan d’entretien interne des véhicules existe pour tous les véhicules de Concern et que tous les véhicules et chauffeurs sont conformes aux réglementations nationales en matière de transport.

Approvisionnement

S’assurer que les procédures d’approvisionnement de Concern et des donateurs sont comprises et respectées par tout le personnel concerné
Veiller à ce que l’équipe logistique du bureau de terrain conserve une trace écrite claire et bien documentée dans ses dossiers
Travailler avec les équipes de programme pour élaborer des plans d’approvisionnement annuels réalistes et s’assurer qu’ils sont maintenus et mis à jour.
Gérer et coordonner avec le personnel d’approvisionnement concerné pour s’assurer que tous les achats sont suivis et livrés de manière efficace et efficiente.
Superviser le processus du système de suivi des demandes de fournitures (réviser et consolider), s’assurer qu’il est terminé et partagé avec le SMT, tous les détenteurs de budget et le personnel de la logistique sur une base hebdomadaire.
Établir et suivre des accords-cadres pour les catégories d’articles stratégiques contribuant à l’amélioration de l’efficacité des achats au Soudan.
Tenez à jour une base de données des fournisseurs locaux (y compris la liste des fournisseurs préférés) et la liste des prix des biens et services fréquemment nécessaires.
Établir, développer et gérer les relations avec les fournisseurs locaux et les parties prenantes concernées, le cas échéant, pour permettre un bon réseautage et des informations sur la situation du marché pour l’efficacité des achats de Concern Sudan.
Superviser le processus de dédouanement des marchandises importées et s’assurer que tous les documents nécessaires sont produits pour faciliter le processus.

Gestion d’entrepôt

S’assurer que toutes les procédures et contrôles sont en place pour l’entrepôt, y compris le stockage et le mouvement des marchandises et des matériaux dans d’autres endroits.
Effectuer des comptages/vérifications physiques périodiques des stocks et des stocks en veillant à ce que des mesures rapides soient prises en cas d’écarts signalés.
S’assurer que les rapports mensuels sur les stocks sont préparés, y compris DIK, et tous soumis au directeur des systèmes à l’heure prévue.
Superviser toutes les installations d’entreposage conformément aux normes et procédures de Concern, en veillant à ce que tous les articles soient correctement empilés et puissent être facilement comptés. Assurez-vous que les entrepôts sont propres et sécurisés, et que tous les articles endommagés sont signalés et traités conformément aux procédures logistiques existantes de Concern.
Conseiller et soutenir les équipes de terrain et de programme sur la planification et la gestion des stocks pour s’assurer que les objectifs du programme sont atteints.
Conseiller les équipes de programme et de terrain sur les systèmes de distribution si nécessaire.

Gestion des immobilisations

Tenir à jour un registre centralisé des immobilisations pour le Soudan en coordination avec le responsable des TIC et effectuer des évaluations semestrielles et annuelles ;
S’assurer que toutes les listes d’actifs et les inventaires sont correctement et physiquement étiquetés, enregistrés et maintenus et qu’un rapport est fait sur une base trimestrielle au directeur des systèmes et au CFC.
S’assurer qu’un plan d’élimination est présenté à SMT chaque année pour délibération et que tous les dossiers liés aux éliminations autorisées sont conservés.
Donner des conseils sur la cession et le remplacement des actifs, le cas échéant.
Assurez-vous que tous les équipements de bureau sont en bon état de fonctionnement.

Direction financière

Élaborer des budgets de transport et d’administration précis pour les propositions des donateurs et dans le cadre des processus budgétaires annuels de Concern. Travailler avec les équipes pour s’assurer que les budgets des donateurs incluent le support système requis pour la mise en œuvre du programme.
Gérer les dépenses et les budgets de transport et d’administration en consultation avec le directeur du CA et des systèmes, en veillant à ce que les ressources soient utilisées de manière optimale et que les dépenses soient conformes aux procédures financières de Concern et aux exigences des donateurs.

Gestion du personnel

Diriger et gérer le CO et le personnel logistique sur le terrain, en contribuant au renforcement de leurs capacités et à leur développement de carrière grâce à une formation et un coaching en cours d’emploi, y compris en particulier une initiation approfondie au début de leur contrat
Veiller à ce que tous les postes du département aient des descriptions de poste précises (en consultation avec leur supérieur hiérarchique fonctionnel, le cas échéant)
Veiller à ce que chaque membre de l’équipe comprenne parfaitement les résultats attendus d’eux en fixant des objectifs SMART et qu’ils soient conscients des critères de réussite liés à leur travail
Surveiller et examiner les performances et tenir le personnel responsable du respect des critères de réussite ; donner des commentaires correctifs si nécessaire et prendre des mesures décisives en cas de mauvaise performance
Veiller à ce que le travail au sein de l’équipe ou des équipes soit planifié et organisé de manière à répondre aux besoins de l’organisation de la manière la plus rentable possible ; s’assurer que les membres de l’équipe reçoivent des charges de travail appropriées et travaillent efficacement tout en assurant une séparation appropriée des tâches à des fins de contrôle
Identifier et prendre les mesures appropriées pour combler les lacunes en matière de ressources (lancer un recrutement en temps opportun pour remplacer un départ).

Égalité et responsabilité :

Assurer les niveaux de responsabilité les plus élevés en assurant une bonne communication et un partage d’informations à l’intérieur et à l’extérieur du programme.
Prendre des mesures actives pour aborder les questions d’égalité, en particulier en ce qui concerne le genre, dans les programmes ainsi que dans les activités opérationnelles (par exemple, les ressources humaines).
Connaître, comprendre et respecter toutes les politiques et procédures de Concern (Code de conduite et politiques associées, finances, logistique, RH, gestion de la sécurité, etc.).
Entreprendre d’autres tâches connexes qui peuvent raisonnablement être assignées par le coordonnateur de zone en consultation avec le directeur des systèmes
Assurez-vous que le personnel est conscient et consent à la politique anti-fraude et de dénonciation en s’engageant à respecter les normes d’ouverture, de transparence et de responsabilité les plus élevées possibles dans toutes les affaires de Concern.

Renforcement des capacités, formation et sensibilisation :

Essayez de développer les compétences du personnel de la logistique et du programme et de déployer le manuel d’approvisionnement à l’étranger, y compris les manuels d’entreposage et de transport pour permettre aux outils de gestion logistique de concevoir et de mettre en œuvre une programmation de qualité sans compromettre la responsabilité et l’intégrité.
Participe activement aux réunions régulières pour améliorer et développer le soutien logistique intégré aux activités du programme et combler les lacunes là où le comité d’approvisionnement peut être débordé.
Soutenir l’équipe logistique pour s’assurer que les plans d’approvisionnement sont élaborés et maintenus, en collaboration avec le personnel du programme.
Conseiller la direction sur les délais normaux pour les principaux achats à entreprendre et trouver des moyens acceptables de minimiser cela pour permettre une réponse rapide aux bénéficiaires.
Assurez-vous que chaque bureau a établi des fournisseurs sous contrat, le cas échéant, et que les dossiers d’approvisionnement sont remplis et conservés conformément à la politique de préoccupation.
Aider à l’examen des seuils d’urgence si cela est jugé nécessaire au cours de cette période.

Intervention d’urgence

Concern s’engage à répondre aux urgences de manière efficace et efficiente afin d’aider les personnes touchées à répondre à leurs besoins fondamentaux, à soulager leurs souffrances et à préserver leur dignité. À cette fin, lorsque des urgences frappent et que le programme Soudan doit intervenir, tout le personnel est tenu de participer activement à la réponse, quel que soit le lieu et de contribuer aux efforts visant à atteindre l’objectif humanitaire de l’organisation.

Responsabilité

Superviser la mise en œuvre d’un mécanisme solide de plaintes et de réponse (CRM) et s’assurer que tout retour d’information ou plainte des parties prenantes est traité de manière appropriée, opportune et systématique.
Surveiller les activités du programme pour s’assurer qu’elles sont menées conformément aux systèmes et procédures internes de Concern et que le respect des engagements de la Norme humanitaire fondamentale (CHS) en matière de responsabilité est respecté.
Diriger l’inclusion d’indicateurs de redevabilité dans les évaluations et les approches de suivi.
Promouvoir activement une participation et une consultation significatives de la communauté à toutes les étapes du cycle du projet (planification, mise en œuvre, suivi et évaluation).
Travailler avec les collègues concernés pour s’assurer que les informations sur le CRM, la protection et le comportement attendu du personnel sont diffusées parmi les participants au programme et les communautés.

Vos compétences et votre expérience comprendront :

Formation, qualifications et expérience requises :

Essentiel

Diplôme en logistique, en gestion, en administration des affaires ou dans une profession pertinente
Deux ans d’expérience à l’étranger dans un rôle de gestion des systèmes / opérations avec une ONG internationale
Expérience dans la gestion d’une équipe et dans le développement des capacités du personnel
Expérience de la gestion de systèmes logistiques dans un environnement d’urgence
Conscience et sensibilité interculturelles
Empathie avec les objectifs de Concern et engagement envers le renforcement des capacités, la protection et la participation
Bonnes compétences en communication et en formation/renforcement des capacités
Capacité à constituer une équipe et à travailler de manière participative/intégrée
Capacité à travailler de sa propre initiative
Flexible, patient et adaptable à un environnement changeant
Capacité à travailler sous pression avec de nombreux délais
Connaissance des applications informatiques, c’est-à-dire Microsoft Word, Excel, systèmes de communication
Capacité à vivre et à travailler dans un environnement d’équipe proche dans un endroit difficile et éloigné
Avoir d’excellentes compétences en communication interpersonnelle, écrite et orale et en présentation;
Capacité à travailler avec un minimum de supervision ;
Capacité à effectuer plusieurs tâches et à respecter les délais ;
Connaissance des bases de données et compétences nécessaires pour accéder, évaluer et analyser les informations ; Compétences analytiques et statistiques de base.

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