Avis à manifestation d’intérêt pour le recrutement d’un(e) Adjoint(e), Gouvernance et Risque Institutionnel basé en France.

 

 

 

 

 

Sous la supervision générale du directeur, Gouvernance et risques, l’assistant fournit des services de soutien de haute qualité et proactifs pour faciliter les opérations de l’équipe juridique, gouvernance et risques et les opérations de gouvernance du CGIAR en général, dans un large éventail de soutien administratif et autre. fonctions à haute responsabilité et parfois confidentielles.

Les éléments clés de ce rôle comprennent le soutien aux voyages, aux réunions, la gestion de l’information, l’aide à la gestion des contrats de conseil, les questions budgétaires et les processus d’approvisionnement internes pour garantir le bon déroulement et l’efficacité des opérations.

Ce rôle nécessite un joueur d’équipe fiable et bien organisé avec d’excellentes compétences en gestion du temps, une attention exceptionnelle aux détails ; solides compétences interpersonnelles; et la capacité de maintenir la confidentialité et d’effectuer plusieurs tâches dans un environnement en évolution rapide pour assurer un soutien administratif, opérationnel et procédural proactif qui est conforme aux normes et pratiques applicables du CGIAR.

Responsabilités spécifiques

I. Communication et liaison

  • Planifier des réunions d’unité et des téléconférences, en personne et virtuelles ; assurer la gestion logistique des réunions ; collecter et distribuer des documents de référence préalables.
  • Assurer le suivi des communications entrantes, y compris celles de nature sensible ou confidentielle, et déterminer la marche à suivre appropriée.
  • Fournir un soutien logistique pour les réunions et événements de gouvernance en personne et virtuels, en travaillant en étroite collaboration avec le coordinateur des réunions et événements.

II. Gestion de l’information

  • Créez des enquêtes, collectez et analysez des données pour préparer des documents, et rédigez, compilez, formatez, modifiez et corrigez des correspondances, des présentations et d’autres documents.
  • Classez, organisez et récupérez des documents sur des systèmes partagés en ligne, en assurant une gestion efficace et efficace des documents et un contrôle des versions, et en créant et en maintenant des bases de données partagées en ligne.

III. Fourniture de services de voyage homogènes pour un large éventail de parties prenantes

  • Sécurisez les réservations de voyage rentables pour les membres de l’unité et des organes directeurs.
  • Traitement en temps opportun des autorisations de voyage et des demandes de remboursement de frais de voyage.
  • Organisez des itinéraires de voyage complets, y compris les inscriptions aux événements, les demandes de visa, les réservations d’hôtel, l’assurance voyage, le système de sécurité de suivi des voyageurs, etc.

IV. Soutenir les achats et les autres activités de l’unité

  • Traiter les demandes d’achat de biens et de services pour l’unité et servir de point focal secondaire pour les fournisseurs.
  • Fournir un soutien sur une base ad hoc pour couvrir l’absence d’un autre assistant afin de soutenir les priorités organisationnelles du CGIAR dans son ensemble.
  • Effectuer d’autres tâches administratives assignées.

Exigences

Éducation et expérience.

Requis :

  • Diplôme d’études supérieures (diplôme, diplôme supérieur ou certification équivalente) d’une institution académique accréditée en administration de bureau, en logistique ou dans un autre domaine connexe.
  • Minimum de 3 ans d’expérience dans un rôle similaire
  • Connaissance démontrée des pratiques et procédures administratives de bureau standard
  • * Au lieu d’un grade ou d’un diplôme supérieur, une certification professionnelle par / l’adhésion à un organisme professionnel accrédité (par exemple, gouvernance, droit, administration publique, gestion, études en gestion de l’information) plus huit années d’expérience peuvent être considérées.

Compétences clés

  • Compétences en coordination, organisation et planification;
  • Compétences en matière de collecte d’informations et de suivi;
  • Compétences en analyse et en résolution de problèmes;
  • Capacité à effectuer plusieurs tâches, à prioriser et à respecter les délais;
  • Compétences informatiques approfondies et connaissance approfondie des logiciels pertinents tels que la suite MS Office (y compris Word, PowerPoint, Excel et SharePoint);
  • Expérience de travail avec un logiciel d’application de flux de travail (par exemple, Oracle, Peoplesoft, Agresso Office ou autre);
  • Une capacité avérée à assurer la liaison avec un large éventail de parties prenantes et de partenaires ayant des antécédents culturels et éducatifs variés et des niveaux d’ancienneté différents, et ce, avec une sensibilité, une discrétion et un tact démontrés compte tenu de différentes considérations organisationnelles et culturelles.

Langues

  • D’excellentes compétences en communication écrite et orale en anglais sont essentielles;
  • Une connaissance pratique du français est préférable mais pas une exigence essentielle.

Toutes les candidatures doivent être soumises en ligne en cliquant sur le bouton “Postuler” ci-dessous. Si vous avez besoin d’aide ou rencontrez des difficultés pour soumettre votre candidature, veuillez envoyer un e-mail à [email protected] avec le titre du poste dans la ligne d’objet. Veuillez noter que nous n’accepterons pas les candidatures via cet e-mail.

Date limite de dépôt des candidatures : lundi 17 septembre 2023 à 09h00 CET