Avis de recrutement : IRC recrute un(e) Gestionnaire principal de la chaîne d’approvisionnement au Soudan.
Principales responsabilités
Sous la supervision directe du coordonnateur de la chaîne d’approvisionnement, vous serez responsable de ce qui suit :
Planification de la chaîne d’approvisionnement
Le gestionnaire principal de la chaîne d’approvisionnement est chargé de travailler en étroite collaboration avec les intervenants internes et externes pour assurer une planification et une préparation efficaces de la chaîne d’approvisionnement afin de soutenir la mise en œuvre du programme. La planification de la chaîne d’approvisionnement comprend ; –
• Élaborer des plans d’approvisionnement pour les subventions actives, en collaboration avec les coordonnateurs/gestionnaires de programme et les intervenants internes et externes pour soutenir la mise en œuvre du programme.
• Veiller à ce que les équipes de programme élaborent un plan de distribution des fournitures et des actifs des subventions fermées dans les entrepôts.
• Coordonner avec le personnel de terrain de la chaîne d’approvisionnement pour s’assurer qu’il y a suffisamment d’espace dans les entrepôts avant d’envoyer les fournitures du programme sur les sites de terrain.
• Assurez-vous que le département de la chaîne d’approvisionnement est bien doté en personnel et que les rôles et responsabilités de chacun ont une description de poste claire.
• Préparer les plans d’approvisionnement, les plans d’entreposage, les plans de transport et les plans de distribution.
• Mettre en œuvre toutes les SOP d’approvisionnement de l’IRC
• Développer des stratégies d’approvisionnement et des relations avec les fournisseurs.
• Surveiller le marché de l’approvisionnement et mener des études et analyses de marché.
Approvisionnement
Assurer:
• Effectuer des analyses de marché en collectant, organisant et analysant des données de marché et des rapports financiers
• Élaborer et réviser régulièrement les plans d’approvisionnement et de distribution des subventions ; assurer la résolution de tous les problèmes connexes en collaboration avec la direction de l’unité des programmes.
• Élaborer et mettre en œuvre une stratégie d’approvisionnement par catégorie
• Gérer les négociations avec les fournisseurs
• Diriger le processus d’appel d’offres en élaborant et en publiant une demande de propositions (RFP) et en complétant un processus de demande d’achat
• Entretenir des relations avec les fournisseurs et le personnel du programme
• Préparer, examiner et utiliser les contrats d’approvisionnement, y compris les accords-cadres (MPA, MSA) pour les achats
• Préparer et soumettre des rapports précis et opportuns sur la chaîne d’approvisionnement pour éclairer le processus de prise de décision.
Inventaire, entreposage et gestion des actifs
Assurer:
• Contrôle des stocks, y compris le stockage des médicaments, la chaîne du froid, le stock tampon, les contributions en stock en nature (CIK) et les denrées alimentaires
• Mettre en œuvre les politiques d’inventaire de l’IRC en ce qui concerne tous les éléments du projet, y compris le nombre de cycles, les écarts de déclaration, l’assurance qualité pharmaceutique ainsi que les politiques de la chaîne du froid, le cas échéant.
• Élaborer et s’assurer que les plans de distribution du matériel sont à jour et respectés.
• Coordonner les procédures d’élimination des stocks
• Placement des plans de maintenance des actifs conformément aux politiques de l’IRC, y compris les réparations et le processus de couverture d’assurance.
• Mener une évaluation des besoins en actifs
• Gérer la cession des actifs et des biens, et la gestion des enchères
• Assurez-vous que l’inventaire de la subvention et le rapport sur les actifs sont exacts, régulièrement produits, examinés et approuvés avant la date de clôture de la subvention.
Logistique et opérations de la flotte
Le titulaire du rôle devra
• Élaborer des politiques de gestion de flotte spécifiques à chaque pays qui sont conformes aux exigences du département national des transports
• Diffusion et respect des politiques de sécurité des véhicules par tous les utilisateurs des véhicules.
• Effectuer des évaluations des besoins en transport
• Élaborer et surveiller les plans de déplacement de la flotte, les réparations des véhicules, l’affectation des chauffeurs, la sécurité des véhicules et la consommation de carburant.
• Développer une analyse des coûts de gestion des véhicules
• Le statut juridique de la flotte (dédouanement, immatriculation, licences, assurance) est à jour ;
• Émission, examen et utilisation réguliers de rapports mensuels sur les véhicules pour éclairer le processus de prise de décision stratégique.
Conformité
• Identifier, documenter et signaler en temps opportun tout écart d’approvisionnement IRC en suivant le mécanisme en place pour un suivi approprié.
• Veiller à ce que tout le personnel (international et national) connaisse et respecte pleinement les politiques de l’IRC Way ;
• Mettre en œuvre et maintenir les fonctions de séparation dans les achats et autres fonctions connexes.
• Examiner et fournir des commentaires sur les rapports sur la chaîne d’approvisionnement assignés soumis par les bureaux de pays ;
• Élaborer et soutenir la mise en œuvre des plans d’amélioration.
• Informer rapidement le directeur adjoint des opérations et/ou le directeur du comté de tout sujet de préoccupation ou violation potentielle ou suspectée de la politique de la chaîne d’approvisionnement.
• Fournir un soutien constructif aux autres fonctions pour assurer une conformité efficace aux politiques et procédures.
• Mettre en œuvre des initiatives de chaîne d’approvisionnement discrètes et limitées dans le temps qui améliorent les performances ou la conformité (c’est-à-dire la mise en œuvre d’un plan d’action correctif post-audit) ;
Gestion et développement du personnel :
• Soutenir le recrutement du personnel de la chaîne d’approvisionnement (tests écrits et entretiens) grâce à l’utilisation efficace de la matrice de compétences de la chaîne d’approvisionnement de l’IRC.
• S’assurer que les objectifs de chaque membre de l’équipe sont établis selon les visions de l’unité organisationnelle ainsi que le(s) contexte(s) des opérations ;
• Fournir une orientation en face à face et à distance au personnel de la chaîne d’approvisionnement nouvellement embauché, dans les pays désignés ;
• Évaluer les compétences du personnel de la chaîne d’approvisionnement et les lacunes en matière de formation et développer des programmes d’intervention appropriés
• Offrir des programmes de formation et de perfectionnement professionnel
• Coordonner la formation et tenir à jour les dossiers de formation
Gestion technique et systèmes :
• Participer au développement et à la mise en œuvre des systèmes ERP, BvA et autres systèmes de chaîne d’approvisionnement et, si nécessaire, des procédures opérationnelles standard de SC.
Chaîne d’approvisionnement pharmaceutique
• En collaboration avec l’équipe de santé, s’assurer que les prévisions et la planification de l’approvisionnement pharmaceutique sont créées pour tous les projets de santé par date de début de projet.
• Avec les conseils et le soutien de la direction pharmaceutique mondiale, développer une stratégie d’approvisionnement pour l’approvisionnement en produits pharmaceutiques (mondial, régional, national), y compris le fret.
• Assurez-vous que l’outil de suivi des stocks pharmaceutiques standard de l’IRC est en place et maintenu avec précision dans chaque emplacement
• Assurer la mise en œuvre de la politique d’assurance qualité pharmaceutique de l’IRC, des SOP et procédures associées pour les meilleures pratiques de la chaîne du froid dans l’entrepôt et dans le transport local.
• Veiller à ce que des outils et du matériel adéquats de gestion et de transport des médicaments soient disponibles pour une gestion efficace des médicaments.
Contacts internes et/ou externes :
Interne : relations régulières avec le personnel régional et national de la chaîne d’approvisionnement à tous les niveaux, le directeur adjoint des opérations et les coordonnateurs/responsables de projet. Participer activement à la chaîne d’approvisionnement mondiale et régionale, aux conférences et aux sessions d’animation selon les besoins.
Externe : peut servir de représentant de la chaîne d’approvisionnement de l’IRC dans des réunions extérieures, d’autres organisations non gouvernementales, des groupes inter-agences et des fondations.
Qualifications professionnelles:
Éducation:
• Baccalauréat requis;
• Certification professionnelle avancée en gestion de la chaîne d’approvisionnement et/ou en gestion des interventions d’urgence fortement préférée.
L’expérience professionnelle:
• Au moins 5 ans d’expérience dans la gestion de la chaîne d’approvisionnement humanitaire ;
• Solides compétences en déploiement et en gestion d’ERP, de préférence INTREGRA
• Capacité démontrée à développer et à déployer une politique de la chaîne d’approvisionnement et des SOP ;
• Capacité claire de formation et de mentorat;
• Expérience de travail avec un portefeuille diversifié de donateurs et connaissance des directives spécifiques aux donateurs.
• Expérimenté et autorisé à conduire des véhicules 4×4 à transmission manuelle.
Aptitudes et compétences démontrées :
• Avoir un degré élevé de flexibilité et capacité à travailler dans des conditions parfois extrêmement difficiles avec des délais serrés.
• Solides compétences en informatique et en matériel de communication, y compris les applications Microsoft Office, les radios HF et VHF.
Date de clôture :