Aperçu du poste

L’adjointe exécutive soutient directement le chef du développement (CDO) dans l’exercice des responsabilités au sein du département de développement et en tant que leader de l’organisation. L’adjointe exécutive structure et maintient le calendrier du CDO ; planifie des réunions avec les parties prenantes internes et externes ; supervise la gestion des dépenses du département de développement ; et sert de liaison administrative avec d’autres départements concernés de Partners In Health (PIH) , y compris le Bureau du PDG et l’ensemble de la branche Génération de ressources. 

Responsabilités spécifiques :

Gestion administrative (70%)

  • Fournir  un soutien administratif au C DO , y compris la gestion du calendrier et des tâches, la coordination des réunions et l’animation des réunions .
  • Servir de premier point de contact pour le CDO auprès des groupes internes et externes , en répondant à toutes les demandes en temps opportun et de manière professionnelle .
  • Maintenir une coordination et une communication solides entre les sous-équipes du département, notamment en facilitant et en prenant des notes lors des réunions du département et en soutenant la coordination continue des réunions inter-équipes .
  • Gérer toute la logistique des voyages au nom du CDO , y compris la réservation des vols et de l’hébergement, l’élaboration d’itinéraires et de documents d’information ; Soutenir les autres membres de la direction et les collègues du développement dans la coordination des déplacements, si nécessaire .
  • Saisir et mettre à jour les informations relatives à l’engagement des donateurs dans Salesforce (base de données d’enregistrement) au nom du CDO .
  • Soutenir les efforts d’embauche, de recrutement et d’intégration pour les postes, selon les besoins ( par exemple, utiliser la plateforme Jobvite, effectuer des contrôles téléphoniques et des entretiens, fournir des conseils aux nouveaux membres de l’équipe ) en collaboration avec l’ équipe des ressources humaines .
  • Fournir un soutien et une couverture aux autres assistants exécutifs des  membres du site de coordination américain , selon les besoins .

Financier (15%)

  • Gérer l’ équipe de développement des cartes de crédit d’entreprise, y compris la supervision de la possession de la carte, de son utilisation, de la gestion et de la collecte des reçus, de la gestion des approbations, de la gestion du codage et de la soumission des rapports de dépenses .
  • Gérer les dépenses du CDO, y compris les remboursements, la gestion et l’encaissement des reçus, la rédaction et la soumission des relevés personnels de carte de crédit d’entreprise, la gestion des factures et la gestion des approbations .

Projets spéciaux (15%)

  • Aider les équipes de collecte de fonds avec les appels aux donateurs, les e-mails et les notes .
  • Aider aux envois postaux d’intendance et à la production .
  • Aider et assister aux réunions et événements liés aux donateurs et/ ou au conseil d’administration .
  • Gérer et mettre à jour la page SharePoint du département Développement .
  • Soutenir les événements internes selon les besoins , y compris la coordination de la logistique et la planification des retraites d’équipe .
  • Coordonner les projets d’équipe selon les besoins , y compris la responsabilité des délais et la gestion de la logistique .

Qualifications:

  • Baccalauréat  ou expérience professionnelle équivalente.
  • Minimum 3 ans d’expérience en développement et/ou en administration.
  • Passionné par la mission de PIH avec un vif intérêt pour la justice sociale .
  • Excellentes compétences en communication écrite et orale ; maîtrise des applications Microsoft Office et Zoom .
  • Expérience avec Salesforce ou une base de données de donateurs similaire préférée.
  • Capacité à évaluer les priorités et à gérer une variété de priorités concurrentes dans un environnement urgent tout en respectant les délais .
  • Excellentes compétences interpersonnelles ; capacité à collaborer efficacement avec du personnel de cultures diverses dans tous les départements et dans le réseau PIH multi-pays .
  • Bon jugement et capacité à traiter les informations confidentielles avec  discrétion .
  • Engagement à maîtriser une compréhension globale des buts et objectifs de PIH et de l’équipe de développement .

Date limite : 17 septembre 2023

Postuler ici