Avis à candidature pour le recrutement d’un Officier de logistique (voyages et flotte) au Rwanda.

 

 

 

 

Objectif principal:

Ce poste est principalement responsable de la coordination et du suivi de la logistique pour tous les voyages du CWS, ainsi que de la préparation des itinéraires de voyage du personnel officiel du CWS conformément aux procédures opérationnelles standard du CWS en Afrique subsaharienne et à l’international.

Tâches essentielles :

Voyages et logistique

  1. Demandes d’horaires de vols nationaux et internationaux, d’itinéraires, de réservations et de billets auprès d’agents de voyages locaux pour un voyage efficace et rentable.
  2. Travaille avec la direction des programmes et les autres voyageurs pour planifier et exécuter tous les voyages confirmés.
  3. Travailler avec les ambassades concernées pour obtenir des visas pour les voyages du personnel, effectuer des réservations d’hôtel si nécessaire, coordonner le transport terrestre et autres arrangements de voyage pour le personnel et les visiteurs du CWS.
  4. Prépare les autorisations de voyage pour tout le personnel itinérant.
  5. Maintient à jour les ressources logistiques partagées.
  6. Examine régulièrement tous les problèmes soulevés dans les journaux de problèmes une fois le voyage terminé, effectue un suivi auprès des fournisseurs et met à jour le journal avec les commentaires.
  7. Travaille directement avec les responsables de la logistique des autres bureaux de pays sur les travaux logistiques requis.
  8. Effectue des évaluations de site dans les lieux de traitement, si nécessaire.

Budgétisation

  1. Maintient les frais de déplacement à jour pour toutes les régions.
  2. Participe à l’évaluation et à la préparation du budget de voyage annuel.
  3. Surveille le budget de voyage dans les emplacements attribués et signale tout coût supplémentaire.

Gestion des fournisseurs

  1. Maintient un système de suivi de toutes les factures des fournisseurs dans les sous-bureaux afin de garantir qu’elles sont saisies et traitées en temps opportun.
  2. Utilisez le système ERP pour générer des demandes d’achat, examiner les paiements et rapprocher les fournisseurs.
  3. Travailler en étroite collaboration avec les achats et les finances pour garantir que les paiements des fournisseurs sont traités conformément à la politique.
  4. Effectue les rapprochements des fournisseurs sur une base trimestrielle.
  5. Examine régulièrement les frais de déplacement tout en renégociant avec les fournisseurs des tarifs compétitifs.
  6. Examine les rapports de voyage du CWS et communique les éléments de suivi au superviseur administratif.
  7. Examine les factures mensuelles des prestataires de services de taxi locaux, s’assure que les tarifs corrects sont facturés et identifie également les dépenses de déplacement locales par rapport aux dépenses régionales.
  8. Effectue d’autres tâches qui peuvent être assignées pour assurer le soutien logistique des opérations liées aux voyages officiels et à d’autres objectifs du programme.
  9. Surveille les registres de temps et de présence du personnel sous sa supervision.
  10. S’assurer que les subordonnés directs accèdent et utilisent leurs avantages de manière appropriée, y compris les congés.

Flotte

  1. Gère le parc automobile RSC Afrique et conseille sur les besoins en matière de véhicules automobiles tels que l’élimination ou les nouveaux achats.
  2. Rapports périodiques sur les activités de gestion de flotte à l’aide du système de gestion de flotte établi.
  3. Coordonne les fonctions de gestion de flotte et veille au respect des SOP pertinentes.

Qualifications:

Expérience :
• Quatre (4) années d’expérience de travail rémunéré sont requises.
• Une expérience en supervision est préférable.
• Une expérience administrative est préférable.
• La connaissance de l’outil de réservation Amadeus est préférable.
• Expérience en gestion de flotte et en entretien de véhicules préférée.

Compétences :
• Compétences démontrées en anglais écrit et verbal ;
• Compétences informatiques démontrées, notamment Microsoft Excel;
• Compétences démontrées en matière d’organisation et de gestion du temps;
• Solides compétences en communication démontrées;
• Relations interpersonnelles démontrées;
• Capacité démontrée à gérer une lourde charge de travail.

Éducation et certifications :
Baccalauréat ou équivalent en administration des affaires, en administration publique ou quatre (4) années d’expérience professionnelle requises au lieu d’un baccalauréat.

Connectez-vous au site CWS Careers : https://cwsglobal.org/work-with-cws/

Date de clôture :