Organisation Internationale de Travail recrute un(e) Assistant(e) Administratif(ve) et Financier(ère) à Abidjan, Cote d’Ivoire.

Responsabilités et tâches

• Aider à la planification et au travail préparatoire de la mise en œuvre du projet en Côte d’Ivoire. Suivre l’état d’avancement du projet et la réception des documents pour examen et approbation, en vérifiant que les informations sont conformes aux règles, règlements, politiques, procédures et directives applicables. Surveiller l’état des résultats et des produits livrables du projet et informer le superviseur de toute divergence.
• Compiler, résumer et présenter au superviseur diverses informations et données sur des questions pertinentes pour le programme de travail du Bureau, notamment sur les budgets, les niveaux de personnel et les structures des programmes et/ou projets, ainsi que sur d’autres sujets ou questions connexes
• Préparer, rédiger et finaliser la correspondance générale et administrative. Gérer toutes les tâches administratives, y compris le soutien logistique au personnel du projet, les préparatifs de voyage, les visas, les réservations d’hôtel et assurer la logistique des conférences, séminaires, ateliers, réunions et autres événements en Côte d’Ivoire.
• Maintenir et mettre à jour les bases de données. Effectuer des recherches d’informations de base et préparer et mettre à jour des rapports périodiques, des informations générales, des notes de synthèse et des résumés statistiques pour la Côte d’Ivoire.
• Assister le coordinateur de projet dans la programmation et la préparation des estimations budgétaires et des prévisions de dépenses en analysant et en surveillant la situation des ressources par rapport aux activités prévues
• Garder une vue d’ensemble de la situation financière du projet, afin de s’assurer qu’un soutien administratif est fourni en temps utile dans des domaines généraux et particuliers. Préparer et modifier le code budgétaire et les données budgétaires telles que les propositions budgétaires, la révision et la reformulation du budget pour la Côte d’Ivoire.

• Préparer les documents d’information relatifs à l’administration et aux finances pour les coordinateurs. Se tenir au courant des exigences et du calendrier des rapports d’avancement, en apportant un soutien au gestionnaire de projet et aux coordinateurs pour la préparation de la soumission.
• Traiter les transactions financières et vérifier que les informations et les pièces justificatives sont conformes aux règles et règlements financiers, aux politiques, aux procédures et aux normes applicables
• Tenir et mettre à jour les feuilles de calcul et les bases de données à des fins de contrôle interne des dépenses
• Répondre aux demandes d’informations générales et aux questions de routine sur l’état des paiements et autres questions budgétaires.
• Se tenir au courant des règles et règlements financiers, des politiques, procédures et lignes directrices du bureau ainsi que des processus pertinents liés aux programmes et partager les informations avec les parties concernées, en fournissant des précisions supplémentaires si nécessaire.
• Répondre aux demandes d’informations générales sur les questions liées aux projets
• Se tenir au courant des développements dans le pays qui peuvent avoir un impact sur les domaines d’assistance et de collaboration/coopération au développement de l’OIT.
• Effectuer d’autres tâches pertinentes, selon les besoins

Qualifications requises

Formation

Le/la titulaire doit avoir achevé ses études secondaires et une formation dans un domaine lié à l’administration générale et à l’appui administratif.et financier.

Expérience

Un minimum de cinq ans d’expérience professionnelle dans le domaine de l’appui administratif, y compris dans le travail d’appui aux programmes et au budget et dans la gestion de projets. Une expérience avérée dans la mise en œuvre de projets de coopération technique. Une bonne connaissance des projets dans le domaine de la durabilité environnementale est un atout.

Langues

Excellente maîtrise du français et une bonne connaissance de l’anglais serait un avantage.