Avis à candidature pour le recrutement d’une Adjointe exécutive – Programme/Soutien administratif au Malawi.

Avis à candidature pour le recrutement d’une Adjointe exécutive – Programme/Soutien administratif au Malawi.

Résumé du poste

L’assistant exécutif – Programme/Support administratif travaillera sous la supervision du représentant national du Malawi, fournissant des services logistiques, administratifs et un soutien à la gestion de projet pour les opérations quotidiennes de l’équipe des opérations de FEED International. Le travail implique des interactions fréquentes avec d’autres unités institutionnelles, du personnel dans d’autres endroits (localement et internationalement), des représentants du gouvernement, des consultants et des organisations externes.

Responsabilités et responsabilités

Administration

• Fournir un soutien administratif continu au représentant pays, y compris la gestion des calendriers, les préparatifs de voyage, le traitement des notes de frais, la gestion des contacts et toutes les autres activités logistiques.
• Aider à la préparation et à la planification logistique de divers événements tels que des visites de visiteurs de haut niveau de FEED, des conférences, des séminaires et des ateliers.
• Aide au formatage et à l’édition de documents volumineux, compose et prépare la correspondance confidentielle conformément aux normes FEED.
• Aider à la préparation des ordres du jour et à la rédaction des procès-verbaux des réunions, sur demande.
• Gérer le site SharePoint du bureau de pays du Malawi et le tableau de bord KPI, en veillant à ce qu’ils soient mis à jour en conséquence.
• Aider à l’enregistrement et au stockage des informations conformément aux politiques et procédures de gestion des dossiers FEED.

Gestion de projet

• Gérer les projets du département tels que la maintenance des sites SharePoint, des sites Teams, des tableaux de bord, des rapports de statut et d’autres documents clés selon une cadence prédéterminée.
• Aider le représentant national à préparer les réunions du conseil consultatif et des hauts dirigeants.
• Effectuer des recherches, préparer des rapports analytiques, des présentations, des communications et tout autre élément requis.
• Servir de liaison et de rôle de soutien clé auprès des différentes équipes, du CR et du personnel des opérations internationales de FEED pour assurer la fourniture d’informations pertinentes, le respect des initiatives et des délais stratégiques, les rapports, l’achèvement du projet et la résolution des problèmes.
• Hiérarchiser et suivre les projets, les problèmes et les préoccupations du CR, y compris ceux de nature sensible ou confidentielle, et proposer un plan d’action approprié.

Communication

• Soutenir le CR en servant de gardien pour gérer le flux et l’échange d’informations en garantissant une communication efficace entre les principaux groupes de parties prenantes et impliquer le CR le cas échéant.
• Examiner, gérer et évaluer les communications internes et externes en toute confiance afin d’identifier les éléments nécessitant une attention prioritaire ; aider aux communications CR sur demande.
• Aider à l’enregistrement et au stockage des informations conformément aux politiques et procédures de gestion des dossiers FEED.

Engagement envers l’excellence

• Établir un environnement de haute performance et d’amélioration continue qui valorise l’apprentissage, l’engagement envers la qualité, accueille et encourage la collaboration et favorise le dialogue et le respect à la fois au sein et entre les départements.
• Modéliser le type et le niveau de comportement, de professionnalisme et de leadership qui sont conformes aux valeurs de l’organisation et représentatifs du bureau du CR.

Qualifications et compétences requises

• Baccalauréat en administration/gestion des affaires, communication ou son équivalent
• Expérience d’au moins 5 ans dans un poste similaire, de préférence au sein d’une organisation à but non lucratif.
• 4 ans d’expérience dans la gestion et la planification de voyages internationaux.
• Connaissances avancées démontrées et expérience de travail avec des applications bureautiques (MS Outlook, MS Excel, MS PowerPoint, MS Word, MS Teams, SharePoint).
• Connaissance démontrée des programmes et des politiques de son propre ministère.
• Excellentes compétences orales et en communication.
• Solides compétences analytiques et organisationnelles.
• Capacité de travailler indépendamment.