Le Bureau d’appui des Nations unies en Somalie (UNSOS) recrute un Assistant logistique basé à Mogadiscio.
Dans le cadre des pouvoirs qui lui sont délégués, l’assistant logistique sera responsable des tâches suivantes :
Logistique
• Soutenir le personnel plus expérimenté en ce qui concerne tous les aspects des contrats de service majeurs.
• Prépare les demandes/lève les feuilles d’entrée de service ou d’autres actions requises dans UMOJA.
• Fournit des mises à jour régulières sur l’état des demandes.
• Examine les estimations de coûts pour les intégrer à la formulation du budget.
• Surveille les estimations budgétaires et rend compte des allocations de fonds.
• Maintient, met à jour et garantit l’exactitude et l’exhaustivité de la base de données informatique enregistrant les détails des demandes, les bons de commande, la livraison et les actions de facturation. Cela comprend la coordination des calendriers de livraison, le suivi et la réception des rapports de réception et d’inspection (R&I), la vérification des factures par rapport aux rapports R&I, l’enregistrement de l’état du contrat à toutes les étapes des processus.
• Aide à la préparation des présentations sur les contrats pour les actions de passation de marchés liées au LCC.
• Prépare la correspondance de bureau courante.
Approvisionnement/Transport/Mouvements
• Surveille et rend compte de la mise en œuvre des plans logistiques, y compris le mouvement et la livraison des
actifs, l’achèvement des fonctions du projet et l’état des modifications du contrat, selon les besoins.
• Gère et maintient les enregistrements des seuils d’approvisionnement fixés pour chaque contrat.
• Gère les fichiers de support, la base de données et surveille les rapports.
• Établit et maintient une bibliothèque de référence pertinente.
• Initie les demandes lorsque cela est nécessaire, enregistre les livraisons, le financement progressif et les dépenses, assure la liaison avec différents départements sur les reçus et les actions associées.
• Coordonne les taux de consommation et les modèles d’utilisation des consommables et des pièces de rechange.
• Contrôle et gère la demande et la livraison des articles liés à l’approvisionnement.
• Enregistre les actions contractuelles et surveille l’activité.
Général
• Familiarise le nouveau personnel en ce qui concerne les exigences de travail et les directives applicables de l’ONU et du bureau.
procédures.
• Effectue d’autres tâches selon les besoins.
Professionnalisme : Se montre fier de son travail et de ses réalisations. Démontre une compétence professionnelle et une maîtrise du sujet. Est consciencieux et efficace dans le respect des engagements, le respect des délais et l’obtention des résultats. Est motivé par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles. Fait preuve de persévérance face à des problèmes ou des défis difficiles ; reste calme dans les situations stressantes. Engagement à mettre en œuvre l’objectif de l’égalité des sexes en garantissant la participation égale et la pleine implication des femmes et des hommes dans tous les aspects du travail.
Planification et organisation : Développe des objectifs clairs qui sont cohérents avec les stratégies convenues. Identifie les activités et les missions prioritaires ; ajuste les priorités au besoin. Alloue le temps et les ressources appropriés pour terminer le travail. Prévoit les risques et tient compte des imprévus lors de la planification. Surveille et ajuste les plans et les actions si nécessaire. Utilise le temps efficacement.
Orientation client : considère tous ceux à qui les services sont fournis comme des « clients » et cherche à voir les choses du point de vue des clients. Établit et entretient des partenariats productifs avec les clients en gagnant leur confiance et leur respect. Identifie les besoins des clients et les associe aux solutions appropriées. Surveille les développements en cours à l’intérieur et à l’extérieur de l’environnement des clients pour se tenir informé et anticiper les problèmes. Tient les clients informés des progrès ou des revers des projets. Respecter les délais de livraison des produits ou services au client.
Un diplôme d’études secondaires ou un diplôme d’études secondaires est requis.
Au moins cinq (5) années d’expérience à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés dans les opérations logistiques pratiques ou dans un domaine connexe sont requises.
L’anglais et le français sont les langues de travail du Secrétariat des Nations Unies. Pour ce poste, la maîtrise de l’anglais (à l’oral et à l’écrit) est requise.
Date limite : 04 octobre 2023