Offres de stage : PNUD recrute un(e) Stagiaire en Communication et Archivage à Libreville au Gabon.
I. Contexte Organisationnel
L’objectif du programme de stages est de fournir aux étudiants et aux récents diplômés issus de diverses formations universitaires un aperçu des défis liés au développement et une notion de l’environnement de travail journalier au sein des Nations Unies en général et du PNUD en particulier. Dans le cadre de la mise en œuvre des activités du Programme, le PNUD Gabon recherche des stagiaires dans le but de renforcer l’exécution des services de ce dernier.
II. Fonctions principales et résultats escomptés
Sous la direction de l’Assistante Représentant Résident/ Cheffe des Programmes et la supervision directe de l’Associé au Programme, le/la stagiaire assiste toute l’unité du programme et les projets du Bureau Pays, et sera notamment chargé(e) d’appuyer dans des processus tels que :
Communication interne :
– Appuyer l’unité du programme dans la mise en place d’une plateforme intranet pour faciliter le partage et la visibilité interne des informations ;
– Faciliter la circulation d’informations, d’évènements, et la collaboration inter-équipe à travers des méthodes innovantes de communication interne.
Archivage :
– Inspection : L’examen de dossiers, de documents ou d’actifs de tous projets mis en œuvre depuis l’audit du bureau de 2021.
– Observation : Revoir et retracer toutes les différentes étapes de mise en œuvre ;
– Compilation des informations : Classer, catégoriser tous les documents relatifs à chaque activité des projets et du programme, y compris le classement des livrables, des processus de bout en bout, et des notes au dossier.
– Examen de la conformité : Revue et examen de la conformité aux réglementations et politiques spécifiques en matière d’archivage numérique et physique et la fourniture d’un compte rendu de la non-conformité retracé sur les différents dossiers.
– Mise en place d’un système d’archivage physique et numérique : la personne devra être capable de définir un processus de nomination, classification de documents avant et après opérations et de rangement ordonné de ceux-ci.
III. Impact des résultats
Les résultats principaux ont un impact sur les objectifs stratégiques de l’Unité du Programme en tant qu’unité de référence des processus administratifs et pour le bon fonctionnement des activités quotidiennes.
IV. Compétences et facteurs critiques de succès
Valeurs intrinsèques :
Démontrer son intégrité en se conformant aux valeurs et aux normes morales de l’ONU/PNUD ;
Démontrer sa capacité d’exercer dans un environnement ne tenant pas compte de la différence culturelle, de religion, de race, de nationalité et de sensibilité.
Compétences fonctionnelles :
Favoriser la gestion de la connaissance au PNUD et un environnement d’apprentissage dans le bureau par sa propre conduite et son comportement.
Aptitudes opérationnelles :
Connaissances de l’informatique et des tendances technologiques actuelles ;
Aisance dans la communication écrite et orale ;
Capacité de mettre en application de nouveaux systèmes.
V. Qualifications requises
Académiques :
Le/ La Stagiaire doit être inscrit(e) à l’université (programmes d’études supérieures/ Maîtrise ou équivalent) dans des domaines tels que ; management des entreprises, administration des affaires, administration publique, droit, communication, sciences politiques ;
Ou être inscrit(e) à la dernière année universitaire d’un premier diplôme universitaire (Licence ou équivalent): management des entreprises, administration des affaires, administration publique, droit, communication, sciences politiques ;
Ou avoir obtenu un diplôme universitaire en management des entreprises, administration des affaires, administration publique, droit, communication, sciences politiques moins d’un an avant le début du stage.
Expérience : Non requise
Langues requises : Français ;
Une bonne connaissance de la langue anglaise serait un atout.
NB : Les candidatures féminines sont fortement encouragées à postuler.
Date limite : 10 octobre 2023