Action contre la faim est une organisation non gouvernementale internationale à but non lucratif créée en 1979. Elle est privée, non politique et non religieuse. Son objectif est de combattre la faim et les situations dangereuses qui menacent les femmes, les hommes et les enfants. Actuellement, 500 expatriés et plus de 5 000 employés travaillent pour Action contre la faim dans plus de quarante-six pays, pour des projets couvrant nos quatre axes de travail : l’alimentation, la santé, la sécurité alimentaire et la gestion de l’eau et du système sanitaire.
Sous la supervision hiérarchique directe du Directeur Pays, la-le Coordinatrice-teur Admin et Finance est responsable et redevable de la bonne gestion administrative et financière au niveau de la mission, tout comme de la bonne mise en place et pratique des normes et procédures financière d’Action contre la Faim, d’audit, archives et compliance.
OBJECTIFS STANDARDS DU POSTE ET TÂCHES
Objectif 1 : Être garant-e de la bonne gestion administrative, comptable, financière et fiscale de la mission
– Garantir la connaissance, la bonne compréhension, la bonne maîtrise et la bonne application des normes et procédures financières d’Action Contre la Faim au sein de la mission Mauritanie ;
– Garantir l’équilibre financier de la mission en fonction des règles et procédures préétablies et de ses objectifs financiers annuels (à travers respect de la CMP, clôtures, eFMT, CCP, et autres outils financiers) ;
– Contrôler et superviser le respect de toutes règles relatives à la qualité et à l’archivage de toute la documentation administrative et financière selon les directives d’ACF et des différents donateurs ;
– Garantir la bonne planification, suivi et résultats des audits internes et externes en coordination avec le siège ;
– Représenter la mission devant les représentants administratifs d’autres organisations internationales et nationales dans le pays ;
– Initier et/ou développer des relations avec les autorités locales pour toutes questions financières en fonction des besoins ;
– Assurer le respect de la loi locale et de toute obligation fiscale par la mission dans le respect et le suivi de l’accord-cadre national d’ACF dans le pays.
Objectif 2 : Assurer la gestion des équipes du département finance de la mission
– Planifier, développer et assurer une structure d’équipe correcte, pertinente et efficace pour le département Finance dans la mission ;
– Assurer la motivation, la formation, la communication et la coordination au sein de l’équipe financière dans son ensemble ;
– Contribuer au projet et au suivi de tout plan d’action individuel du département (dont besoins de formation, etc.).
Objectif 3 : Contribuer à la définition de la stratégie de la mission en particulier à la stratégie financière
– Contribuer à la définition de la composante finance au sein de la stratégie mission avec facilitation d’informations, de données, de planification
– Adapter ou développer, si nécessaire, de nouvelles politiques ou procédures pour la mission, dans le respect des principes ACF et sans contradiction avec les règles déjà en place, avec la validation préalable du siège si applicable.
OBJECTIFS SPECIFIQUES
Objectif 1 : Développer le Management Financier à deux niveaux, stratégique au niveau mission et opérationnel au niveau base
– Renforcer les compétences et l’autonomisation dans la gestion financière des équipes financière au niveau de la base ;
– Instaurer un suivi budgétaire de qualité des contrats en cours et terminés (notamment avec la mise en place et suivi de la checklist de fin de contrat) ;
– Adapter la gestion financière à la politique de « partage des coûts » en utilisant les outils existants (fichiers CCP, Postback et Timesheet) ;
– Utiliser régulièrement l’eFMT basée sur Agresso pour assurer la gestion financière de la mission et respecter le calendrier de communication du eFMT au niveau de la mission et du siège ;
– Consolider l’ensemble les rapports financiers de la mission (intermédiaires et finaux) avec délégation progressive à l’équipe : formation et accompagnement ;
– Assurer une bonne couverture financière de la mission (couverture de la structure) et suivre l’atteinte des objectifs du pipeline 2021 : signatures et exécution ;
– Régulariser directement au niveau de la mission tous les contrats avec rapport financier soumis aux donateurs ;
– Renforcer l’autonomie de la mission avec l’appui du siège : revue mensuelle du dossier M1, réunion de mission SFIN, génération d’alertes financières.
Objectif 2 : Renforcer l’Audit, l’archivage et la compliance au niveau mission
– Faire implémenter et suivre le calendrier du plan de rattrapage de l’archivage mission afin d’absorber le retard cumulé ;
– Contrôler l’archivage des projets clôturés “normal” sur Teams : consolidation en ÉQUIPES des pièces justificatives de chaque dossier de contrat ;
– Assurer des contrôles préventifs réguliers : pas de retard, identification des risques avant l’audit ;
– Instaurer des contrôles préventifs au niveau des bases : tous départements confondus via la Compliance Officer (accompagnement et montée en compétences) ;
– Renforcer l’utilisation systématique du « module d’audit » GESPRA comme outil de suivi des audits : suivi du plan d’audit, analyse, risque ;
– Planifier et suivre les audits internes et externes en coordination avec le siège.
Objectif 3 : Maintenir la qualité de la Comptabilité et l’adapter aux shared costs
– Permettre aux équipes d’assurer la clôture comptable au mois + 5 jours avec une clôture comptable renforcée pour obtenir une information financière de qualité ;
– Utiliser efficacement et de manière appropriée les nouveaux outils de « partage des coûts » : fichiers CCP, Postback et Timesheet ;
– Instaurer au sein du département un contrôle systématique de la comptabilité mensuelle des bases avec feedbacks et suivi des recommandations : amélioration continue ;
– Numérisation en TEAMS de 100% des documents justifiant la clôture comptable de la mission, par base.
Objectif 4 : Développer la gestion stratégique du Département Finance au niveau mission
– Développer des analyses financières pour venir en appui aux prises de décisions stratégiques au niveau mission ;
– Initier une collaboration stratégique avec les autres départements ;
– Développer et/ou adapter des politiques du département Finance avec vision systémique : inclus guidelines / outils et mise en place.
Formation :
Diplôme supérieur en économie ou en finances.
Connaissances techniques spécifiques :
Enseignement supérieur en gestion, en économie ou dans tout domaine connexe.
Connaissances approfondies des lignes directrices des bailleurs de fonds.
Connaissance d’ACF désirable (organisation, mandat, stratégie, procédures).
Maitrise de AGRESSO souhaitée
Maitrise des outils financiers internes (eFMT, etc.)
Expérience (années) :
Au moins 3 ans sur un poste en Finance;
Au moins 1 an d’expérience dans le secteur humanitaire;
Au moins 1 an d’expérience sur un poste en management;
Expérience dans la préparation des budgets, rapports financiers, suivi des projets financiers et rapports d’audit.
Connaissances du secteur humanitaire :
Expérience internationale. Capacité démontrée à travailler dans des environnements multiculturels.
Bonnes compétences en communication.
Expérience de travail en équipe et de coordination du personnel sous sa supervision.
Connaissances de l’organisation :
Fortement recommandée.
Langues :
Français ; Anglais et/ou Espagnol serait un plus.
Date limite de dépôt de candidature le 05 octobre 2023