Sous la responsabilité de la Directrice des Ressources Humaines, vous contribuez à faire évoluer l’organisation de la gestion administrative et logistique au sein de la DRH
– Vous participez à la réflexion et à l’évolution des besoins du collectif
– Vous prenez en charge les dossiers et processus relevant de l’Assistante de Direction
– Vous coordonnez l’ensemble de cette activité Admin et Logistique en impliquant d’autres assistantes
En étroite collaboration avec votre hiérarchie, vous aurez notamment en charge les activités suivantes :
Gestion et coordination des appuis à l’activité de la DRH
Animation des réunions au sein de la DRH : Vous avez en charge l’organisation de l’agenda de la Direction RH (organisation des dates et ordre du jour des réunions des responsables d’équipe, des comités RH, des plénières, des séminaires…). Vous rédigez et assurez la diffusion des comptes-rendus
Budget de fonctionnement de la DRH : Vous participez à l’élaboration et au suivi du budget (fonctionnement, investissement), et gérez les documents de suivis et d’interface avec la DCAF
Parc SI : vous gérez les allocations de matériel informatique
Achats : vous suivez les besoins et coordonnez la bonne réalisation du cycle de commande avec les autres assistantes
Vous proposez toute amélioration relative au mode de fonctionnement et à la gestion administrative du collectif
Campagnes RH – dossiers spécifiques : vous assurez la rédaction de certains courriers ou notes, ainsi que de leur diffusion et suivi
Circulation des informations et Suivi des décisions
Vous veillez à la bonne circulation des informations, faites remonter les besoins et alertez sur les éventuels retards dans les échéances prévues
Vous gérez l’organisation des contacts externes et l’agenda de la DRH en tenant compte des priorités
Vous participez à l’organisation et à la préparation et les déplacements et gérez les notes de frais
Vie collective
Dans ce collectif traditionnellement très exposé à de multiples sollicitations pour la résolution de nombreux dossiers, vous contribuez à la fluidité du travail, au partage de des informations et au soutien des équipes
Nouveaux arrivants : Vous organisez avec chaque équipe l’arrivée et l’intégration de tout-e nouveau-nouvelle collaborateur-collaboratrice (pc, bureau, demande d’autorisations informatiques…), en collaboration avec les autres assistantes
Vous participez à un groupe de travail interne DRH visant à proposer des actions d’amélioration de la qualité de vie au travail.
Bac +2 ou +3, ou une expérience équivalente et reconnue.
Savoir-être
Aimer et savoir travailler en équipe/en réseau;
Être organisé(e) et rigoureux (se) dans la réalisation de ses activités;
S’adapter aux évolutions (organisations, projets, nouvelles technologies) et aux différents interlocuteurs (internes, externes);
Avoir de bonnes qualités relationnelles (être diplomate, être à l’écoute, faire preuve de neutralité bienveillante);
Capacité d’animation de groupe de travail, capacité de coordination;
Faire preuve d’initiative et être force de proposition;
Avoir le sens du service et de la solution;
Savoir se rendre disponible en fonction des urgences du service;
Savoir déceler et alerter en cas de situations sensibles et/ou sur les priorités;
Faire preuve de résilience , réagir de façon appropriée aux situations d’urgence ou de crise.
Savoir
Maîtriser les techniques et outils administratifs dans son domaine d’activité;
Apprendre et/ou connaître les bases de la réglementation générale et des procédures internes des domaines traités (gestion financière, ressources humaines, …);
Bonne maîtrise de l’orthographe.
Savoir-faire
Gérer des interfaces et entretenir un réseau;
Créer des outils pour faciliter l’activité de la Direction;
Réaliser des notes, comptes – rendus de réunion;
Aider à la bonne circulation des informations;
Proposer des améliorations de procédures internes;
S’organiser de façon autonome (anticiper, planifier);
Savoir rendre compte de son activité oralement ou par écrit.
Date limite : 08/11/2023