Recrutement d’un(e) stagiaire pour la Section Protocole du Bureau UNICEF Sénégal Services Communs Operations basé à Dakar.
- Fondement et contexte de la mission
La section Protocole gère toutes les tâches liées à la gestion des documents administratifs des Staffs internationaux et de leurs dépendants +- (300 personnes entre staffs et membres de leurs familles).
Le service du Protocole au sein de l’UNICEF assure :
- La mise en œuvre des actions d’induction des staff internationaux, briefing arrivée et départs, éditions des documents administratifs de séjour dans le pays, accompagnement des staffs internationaux et des membres de leurs familles, mise en relation avec les prestataires de sécurité, appui à la gestion des titres d’exonération, gestion des remboursements de sécurité, gestion des contrats de location , interaction avec les instances gouvernementales (la Douane, les Impôts, le MAE, la DIC, le Service des Mines, la DST).
- Le reporting pour le suivi des cartes diplomatiques, des cartes de résidences, des admissions temporaires des véhicules, des immatriculations des véhicules, des cartes grises ainsi que de tous les renouvellements de documents administratifs.
- La mise à jour des tableaux de suivi des requêtes dans Excel et suivi des questions et réclamations des collaborateurs.
Le volume de travail de la section est assez important étant donné les nombreuses requêtes des Staffs des 2 bureaux (Régional et Pays), la présence d’un(e) stagiaire pourrait être bénéfique pour appuyer la section dans ses tâches quotidiennes.
- Etendue des tâches et objectifs
UNICEF Sénégal est à la recherche d’un(e) stagiaire en administration protocole pour apporter un appui aux tâches protocolaires et assurer un soutien fiable avec un niveau de qualité élevé.
En rejoignant la section Protocole de l’UNICEF, le(la) stagiaire aura l’opportunité d’appliquer ses connaissances académiques et d’acquérir une expérience pratique dans un environnement de travail dynamique.
L’adaptabilité et la capacité d’apprendre rapidement dans divers environnements techniques et créatifs tout en produisant un travail de qualité dans des délais courts sont des attributs clés attendus pour le candidat retenu.
Sous la supervision de la Chargée du Protocole et du Représentant Adjoint aux Opérations, le/la stagiaire aura les tâches suivantes :
- Appuyer dans la constitution et le classement physique des documents administratifs protocole et l’archivage électronique pour alimenter la base de données protocole ;
- Appuyer et rédiger les Notes Verbales à la demande des Staffs ;
- Appuyer à l’accueil des nouveaux arrivés internationaux et assister à leur briefing au niveau du protocole ;
- Assistance dans leurs recherches de logements, Personnel de Maison et autres … ;
- Assistance et Conseil pour les recherches de logements et mis en relation des staffs avec la section sécurité et les agences de gardiennage dédiées (SAGAM, VIGA) ;
- Assister avec le transitaire pour les procédures de mutation et enregistrements de véhicules ;
- Assister avec la saisie des rapports sur les cartes diplomatiques, cartes grises et tous les autres documents liés au protocole ;
- Participer aux réunions ;
- S’acquitter d’autres responsabilités assignées.
- Durée
Ce sera un stage à temps plein, la durée sera de 6 mois maximum avec une période initiale de 3 mois renouvelable à commencer du 02 novembre 2023. La durée totale du stage ne devra pas dépasser 26 semaines.
- Supervision and coaching
Le/La stagiaire va être sous la supervision directe de la chargée du protocole et du Représentant Adjoint aux Opérations et travaillera en étroite collaboration avec les collègues des autres sections, en fonction des tâches assignées.
Le/La stagiaire va bénéficier d’un coaching rapproché du superviseur et du Représentant Adjoint aux Opérations, sur le plan technique, méthodologique et éthique de travail, ainsi qu’en termes d’initiation au mandat et au travail de l’UNICEF et l’adhésion à ses valeurs et principes durant son stage.
Le/La stagiaire et le superviseur vont établir un Plan de Travail avec des livrables précis qui vont contribuer directement à l’atteinte des objectifs de la section administrative.
A la fin du stage, Le/La stagiaire devrait avoir la satisfaction d’avoir apporté une contribution appréciable au travail de l’UNICEF Sénégal. L’évaluation du plan de travail sera également faite à la fin de la période de stage.
- Conditions de stage
- Assurance maladie/médicale : Le/la stagiaire doit être titulaire d’une assurance maladie/accident en cours de validité. L’UNICEF n’accepte aucune responsabilité pour les frais résultant d’accidents et/ou de maladies survenus pendant le stage, que ce soit dans ses locaux ou en dehors ;
- Emploi : Il n’y a aucune attente d’emploi à la fin du stage ;
- Visa : L’UNICEF n’est pas responsable de l’obtention des visas nécessaires.
L’UNICEF va fournir tout le soutien administratif et logistique nécessaire conformément aux directives concernant l’appui aux stagiaires.
- Conditions requises pour le/la stagiaire : Compétences, aptitudes et expérience clés
- Etudiants actuellement admissibles aux cycles supérieurs dans une discipline d’Administration, sciences sociales ou équivalent. Le candidat pourra aussi être un nouveau diplômé des 2 années précédentes ;
- Compétences efficaces en communication et en organisation ;
- Connaissances en informatique notamment maitrise de l’outil Excel (bureautique) ;
- Bonnes compétences interpersonnelles et capacité à interagir avec des équipes multidisciplinaires ;
- Bonne compétence organisationnelle ;
- Être orienté sur les détails, organisé et posséder de bonnes compétences analytiques ;
- Avoir la maitrise du français et une bonne connaissance de l’anglais ;
- Une expérience de travail avec des organisations de jeunesse dans des programmes pour les jeunes ou l’engagement des jeunes est un atout supplémentaire.
Date limite : 27 octobre 2023