Proposition de Termes de références pour le recrutement d’un Auditeur Externe pour l’Audit Financier du projet «Prise en charge médico-nutritionnelle des enfants de moins de 5 ans à travers un réseau communautaire dans le district du 9ème arrondissement de N’Djamena, Tchad » financés par l’AFD sous référence AFD CDT1257 01 X basé à Dakar, Sénégal.
Objectif des audits
Le projet mis en œuvre par ALIMA, co-financé par l’AFD à hauteur de 55%, doit faire l’objet d’un audit financier externe pour les dépenses réalisées dans le cadre du projet. Le recrutement d’un auditeur externe est l’objectif des termes de référence ici présents.
L’auditeur sélectionné devra exprimer une opinion professionnelle et indépendante sur le rapport financier établi par ALIMA dans les dépenses mises en œuvre dans le cadre du projet. L’auditeur devra :
▪ Respecter la liste des vérifications à accomplir, présentée en annexe 2,
▪ S’assurer de la conformité des rapports financiers au modèle requis par l’AFD,
▪ S’assurer de l’éligibilité des dépenses effectuées durant les projets et reportées dans les rapports financiers
▪ Se prononcer sur le respect des procédures listées dans la Convention de financement avec l’AFD et dans le guide méthodologique du dispositif d’appui aux OSC de l’AFD[1]
▪ Certifier les rapports financiers à présenter à l’AFD
▪ Vérifier les ressources affectées au projet et la bonne imputation des dépenses par bailleur.
Organisation des audits
Méthodologie et approche des audits
Le consultant proposera une note méthodologique pour la réalisation de cet audit. Celle-ci devra notamment préciser la méthodologie d’échantillonnage permettant d’assurer la représentativité des dépenses à contrôler au niveau global et pour chaque rubrique budgétaire.
Celle-ci sera présentée sous forme de note méthodologique.
Lieu d’Intervention
Les interventions se dérouleront principalement :
– Au bureau d’ALIMA à Dakar, route des Almadies, au Sénégal ou à distance selon la situation.
Déroulement et étendue de l’audit
L’audit se déroulera en deux temps :
Réunion de cadrage avec l’auditeur
Cette réunion devra se tenir dans le mois suivant la signature du contrat. L’objectif principal de cette réunion est une bonne compréhension par l’OSC du périmètre et des modalités de contrôle de l’audit. Elle permettra entre autres de s’entendre sur le timing de l’audit en lien avec nos disponibilités et celle de l’équipe terrain.
Cette réunion permettra à l’OSC de renforcer les procédures internes indispensables au respect de ses obligations contractuelles afin, à terme, de faciliter le travail de contrôle de l’auditeur et de limiter au maximum le taux de dépenses inéligibles constatées en fin d’exécution de projet. Cette réunion peut également permettre à l’auditeur d’émettre des recommandations à l’OSC en début de projet.
La réalisation et la restitution de l’audit financier
L’examen comprendra comme tâches principales de :
▪ S’assurer que toutes les dépenses ont été encourues conformément aux dispositions prévues dans la Convention de financement et dans le guide méthodologique du dispositif d’appui aux OSC de l’AFD, avec une vigilance particulière sur les engagements relatifs à la passation des marchés.
▪ Vérifier les critères d’éligibilité des dépenses reportées dans le rapport financier
▪ Vérifier les ressources affectées au projet et la bonne imputation des dépenses par bailleur.
Les critères d’éligibilité des dépenses sont principalement les suivants :
▪ Les dépenses ont été réellement encourues et ce pendant la période couverte par la Convention de financement
▪ Les dépenses encourues étaient prévues au budget et sont classées dans la bonne catégorie budgétaire.
▪ Les dépenses encourues étaient nécessaires à la mise en œuvre du projet
▪ Les dépenses encourues et reportées dans le rapport financier ont été enregistrées et allouées au projet dans le système comptable de ALIMA ou dans celui de ses partenaires conformément aux normes de comptabilité applicables dans le pays d’établissement de ces derniers et aux pratiques comptables habituelles.
L’auditeur devra réaliser l’ensemble des vérifications mentionnées dans la liste de vérification en Annexe 2. Si certains points n’ont pas pu être vérifiés, il conviendra de le préciser et d’en donner la raison dans la lettre de management.
Rapports à fournir
A l’issue de la réunion de cadrage décrite dans la partie V1 l’auditeur devra rédiger, en toute indépendance, une note de cadrage qui consignera ses principales recommandations pour la mise en œuvre de l’audit financier.
La réalisation de l’audit financier décrit dans la partie V2 devra avoir lieu après la fin du projet prévue le 31 mars 2025. Le rapport d’audit devra être fourni dans les six mois qui suivent la fin du projet. Il doit impérativement justifier la vérification des dépenses, apporter des commentaires sur chacun des contrôles. Il doit indiquer le montant des dépenses déclarées inéligibles (également commenté pour chaque dépense concernée). Les procédures de mise en concurrence, les rétrocessions et les valorisations doivent également être évaluées et commentées.
La liste de vérification (cf. annexe 2) doit être annexée au rapport d’audit.
Une lettre de management reprenant les principales conclusions du rapport de vérification des dépenses et formulant les principales recommandations.
Documents de référence
▪ La Convention et avenants de financement du projet entre ALIMA et l’AFD;
▪ Le guide méthodologique du dispositif d’appui aux OSC de l’AFD[2];
▪ La Note d’initiative OSC du projet (NIONG);
▪ Conventions entre ALIMA et chaque partenaire du projet;
▪ Les demandes d’Avis de Non Objection (ANO) et les réponses respectives;
▪ Les rapports narratifs du projet;
▪ Les rapports financiers du projet (fin du projet le 31/03/2025);
▪ Le budget détaillé du projet;
▪ Les pièces justificatives nécessaires aux vérifications.
Les offres doivent nous parvenir au plus tard le Vendredi 13/11/2023 à 17h00 UTC, par courrier électronique à l’adresse [email protected] et [email protected]
Pour tout renseignement complémentaire, les soumissionnaires peuvent également contacter la même adresse électronique, awa.kone@alima.ngo
Calendrier de réalisation du processus de sélection
Publication et Invitation à soumettre à l’AO Ouvert : 25/10/2023
Clarification questions soumissionnaires : Du 25/10/2023 au 06/11/2023
Clôture de la réception des offres : 13/11/2023 à 17H UTC
Dépouillement et évaluation des offres : Du 15/11/2023 au 24/11/2023
Notification aux soumissionnaires (refus /prestataires préqualifiés) : A partir du 29/11/2023
Contractualisation avec le prestataire qualifié : A partir du 01/12/2023