Avis de recrutement : UNICEF recrute un(e) Assistant(e) Administratif(ve) à Dakar, Sénégal.

Le/la titulaire travaillera sur les objectifs spécifiques ci-dessous :

1. Volets Voyages :

Traiter en temps opportun et de manière efficace et efficiente, toutes les demandes de remboursement
de voyage pour partage quotidien au superviseur pour vérification et
finalisation
Maintenir des tableaux de suivi sur les remboursements des voyages traités (dates, délais de
traitements, etc.)
Faire le suivi hebdomadaire des rapports de certifications des missions du personnel dans Insight et
renforcer les actions nécessaires des staffs et approbateurs pour faciliter le traitement rapide et efficace
des demandes de remboursements
Soutenir l’assistant de voyage GS6 dans le traitement des autorisations de voyage en cas de besoin et
assurer le bon classement de toutes les correspondances.

2. Volets Réunions et Conférences :

Organisateur des réunions / conférences, y compris la location de salles et de bus / voitures, les pauses
café / déjeuner, les interprètes, le système de sono, etc.
Assurer le suivi de toutes les demandes de réunion / conférence reçues et traitées,
Assurer la liaison avec les coordonnateurs et les sections budgétaires au sujet des sources de
financement requis pour les réunions / événements.
Assurer la liaison avec les fournisseurs sur la qualité et la livraison des arrangements de réunion.
Visiter les lieux pour aider à organiser les salles de réunion avant l’événement.
Appuyer avec la création de (bon de commande) pour des réunions et des conférences d’un cout supérieur à 10.000 USD
Demander des devis aux fournisseurs de conférences pour la compilation d’offres sur des tableaux comparatifs et aider à la création/
achat d’articles de faible valeur ( <10.000 $) avec l’établissement d’unbon de service pour confirmer le service
Créer et tenir à jour des listes de fournisseurs pour mise à jour régulière
Contribution sur les termes de références pour les services de restauration, et autres aspects liés aux
conférence
Rédiger la correspondance administrative avec les fournisseurs au besoin
Évaluer la qualité des services fournis par les fournisseurs au moyen d’enquêtes et de la collecte de commentaires.

3. Volet traitement des factures

Assurer la réception rapide des factures liées aux réunions
Assurer la certification des factures par les sections demandeurs pour soumission aux Finances
Appui avec la création d’engagement de fonds au besoin et s’assurer qu’il y ait ass
assez de fonds disponibles pour le paiement des factures
Faire la liaison avec les prestataires pour le paiement des prestations à faible valeur ($10,000) par
carte bancaire avec TPE ou en ligne et mettre à jour la liste des prestataires qui acceptent cette méthode

Autres tâches :

Pour être considéré comme un défenseur de chaque enfant, vous devrez justifier des qualifications suivantes :

Avoir un diplôme d’études secondaires est requis, de préférence complété par des cours techniques ou universitaires dans le domaine de la Gestion Administrative des Entreprises, de la Comptabilité, des Finances, ou tout autre domaine similaire.
Avoir au moins cinq années d’expérience dans le travail administratif, qui devrait inclure une bonne connaissance/expérience des services liés aux voyages et conférences. Pour ce poste, une licence/Bachelor’s Degree délivrée par un établissement universitaire reconnu dans un domaine pertinent à ce poste peut remplacer trois années d’expérience professionnelle. Un diplôme de master peut remplacer deux années supplémentaires.
La maîtrise du français, une bonne connaissance de l’anglais et des outils informatiques sont requises.