Avis de recrutement : l’Agence des Nations Unies pour les réfugiés (HCR) recrute pour le poste d’Adjoint administratif (H/F), RDC

Le HCR, l’Agence des Nations Unies pour les réfugiés, prend l’initiative de protéger les personnes forcées de fuir les guerres et les persécutions dans le monde, en leur fournissant une aide vitale, notamment un abri, de la nourriture et de l’eau pour garantir leur sécurité, leurs droits et leur dignité.

Fonctions

Dans le cadre des pouvoirs délégués, l’adjoint administratif sera responsable des tâches suivantes :

(Ces tâches sont génériques et ne peuvent pas être effectuées par tous les adjoints administratifs : veuillez vous référer au contexte organisationnel).

• Organiser les rendez-vous/réunions internes et externes, certains impliquant des fonctionnaires de haut rang.
• Recevoir les visiteurs, passer et filtrer les appels téléphoniques, répondre aux demandes d’informations courantes et prendre des notes lors des réunions au fur et à mesure des besoins.
• Tenir à jour les dossiers et dossiers bureautiques sur support papier et électronique ; classer et coder le matériel relatif à une variété de sujets ;
• Maintenir un système de suivi.
• Peut être amené à maintenir/mettre à jour des fichiers confidentiels.
• Rédiger la correspondance courante, les notes de service et les rapports. Formatez des documents plus complexes en utilisant la technologie appropriée.
• Faciliter la mise en œuvre des formalités administratives du personnel et le traitement des documents relatifs aux voyages officiels, aux congés et aux mouvements du personnel.
• Aider les membres du personnel à traiter la documentation relative au personnel.
• Aider le superviseur à surveiller et enregistrer les dépenses/décaissements des fonds.
• Suivant les instructions du superviseur, prendre les dispositions logistiques et administratives pour les séminaires, ateliers et briefings qui peuvent être requis par le bureau/la division.
• Peut réglementer et surveiller la fourniture courante de services et/ou les changements de prestataires, le cas échéant ;
• Surveiller les installations et l’équipement du bureau/du complexe et, en consultation avec le superviseur, prendre les mesures appropriées pour assurer le bon fonctionnement à tout moment.
• Soutenir l’identification et la gestion des risques et chercher à saisir les opportunités ayant un impact sur les objectifs dans le domaine de responsabilité.
• Assurer la prise de décision en matière de risques basée sur le domaine fonctionnel de travail. Faire part des risques, des problèmes et des préoccupations à un superviseur ou à un ou plusieurs collègues fonctionnels concernés.
• Effectuer d’autres tâches connexes selon les besoins.

Qualifications minimales

Éducation et expérience professionnelle

Années d’expérience/niveau de diplôme : G4 – 1 an d’expérience pertinente avec diplôme d’études secondaires ; ou Baccalauréat ou équivalent ou supérieur.

Domaine(s) d’études

Sans objet.

Certificats et/ou licences

Administration des affaires, finances, gestion de bureau, ressources humaines ou autre domaine connexe (les certificats et licences marqués d’un astérisque* sont essentiels)

Expérience professionnelle pertinente

Essentiel

Non précisé

Souhaitable

Non précisé

Compétences fonctionnelles

Connaissances en informatique

ONU-ONU /HCR Règles, réglementations et procédures administratives
Planification des ressources informatiques d’entreprise (ERP)
(les compétences fonctionnelles marquées d’un astérisque* sont essentielles)

Exigences linguistiques

pour les emplois professionnels internationaux et les services sur le terrain : Connaissance de l’anglais et de la langue de travail de l’ONU du lieu d’affectation, sinon Anglais.
Pour les emplois des services généraux : connaissance de l’anglais et/ou de la langue de travail de l’ONU du lieu d’affectation si ce n’est pas l’anglais.

Date limite : 22 novembre 2023

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