PUI œuvre dans 10 secteurs d’intervention et se distingue par la mise en place d’une approche intégrée dans sa réponse. Cette méthode vise à identifier et comprendre l’ensemble des besoins des personnes touchées par une crise.
Description du poste
Objectif global
Le / la Responsable RH est placé/e sous la responsabilité directe du Coordinateur RH, dont il/elle bénéficie de l’appui technique. Il/elle s’assure de la bonne gestion administrative du personnel local dans le respect des politiques et procédures de la mission PUI et du cadre légal malien. Il/Elle appuie le Coordinateur RH dans la définition et la mise en œuvre des politiques des Ressources Humaines nationales. Il/Elle est un des garants de la bonne application de la politique Ressources Humaines de PUI sur la mission. Il/Elle assure un support juridique et administratif aux Administrateurs concernant toute question liée aux Ressources Humaines
Objectifs spécifiques et activités associées
I. ASSURER UN RECRUTEMENT TRANSPARENT ET IMPARTIAL EN VEILLANT AU RESPECT DE LA PROCEDURE PUI
– Centraliser les demandes de recrutement des différents départements et bases pour transmission pour la validation de la Cheffe de Mission ;
– Préparer les offres d’emploi en fonction des profils de poste et fiches de recrutement reçus ;
– Publier les avis de recrutement aux niveaux national et local sur tous les canaux appropriés notamment ANPE, MALIPAGES, FONGIM ;
– Effecter un premier tri des candidatures reçues en fonction des critères définis dans le Profil de Poste pour les cadre et mettre à jour le tableau de suivi de recrutement pour transmission à la presonne responsable de la demande du recrutement ;
– Valider le tableau de suivi de recrutement pour les postes inférieurs partagé par le Chargé RH, avant de transmettre à la personne responsable de la demande du recrutement ;
– Organiser les tests, entretiens et le planning du recrutement en général, en lien avec le responsable du recrutement ; – Participer aux entretiens de recrutement des postes national ouverts ;
– Vérifier les références des candidats auprès des personnes de référence indiqué dans le CV;
– Archiver les dossiers de candidatures (CV, demandes de recrutement, tests…) ;
– Constituer les dossiers de staffs et s’assurer que tous les dossiers sont à jour.
– Actualiser la base de données staff avec les informations des nouvaux employés recrutées
– Accueillir le nouvel employé et organiser ses briefings administratifs et d’intégration.
II. ASSURER LA GESTION ADMINISTRATIVE DES RESSOURCES HUMAINES NATIONALES
– S’assurer que tout travailleur possède un profil de poste en bonne et due forme ;
– S’assurer que tout travailleur a des objectifs en rapport avec son profil de poste ;
– Gérer l’archivage des dossiers individuels du personnel national et s’assurer de leur complétude ;
– S’assurer que le scanne systématique de tous les dossiers des employés et le classement électronique en plus du classement papier ordonné et actualisé sont effectués par le Chargé RH ;
– Organiser et suivre la validation des contrats de travail par l’Inspection du Travail du Travail ;
– Organiser et suivre les dossiers à l’immatriculation de tout employé à l’INPS et à l’AMO ;
– S’assurer que chaque travailleur possède une carte de service ainsi qu’un ordre de mission en bonne et due forme en cas de déplacement ;
– S’assurer que la carte de service, visibilité et équipement de travail sont recuprés en cas de rupture ou fin de contrat avant de finaliser le solde tout compte du staff ;
– Organiser l’échange de documents RH entre la coordination et les bases ;
– Compiler et assurer le suivi des congés et absences et informer les responsables de département des soldes restant mensuellement ;
– Constituer et mettre à jour le vivier RH National ;
– Renseigner le tableau de suivis de mouvement du personnel de la mission ;
– Assurer le suivi des échéances des évaluations du personnel et alerter mensuellement les responsables de département des échéances à venir ;
– S’assurer que tout le staff national ait une évaluation de perofrmance régulière et compiler toutes les évaluations de performance reçues tout en envoyant des messages d’alerte aux Managers du personnel à évaluer non encore évalué. – Appuyer le CORH dans le cadre du reporting RH mensuel.
III. ASSURER LA GESTION DE LA BASE DE DONNEES RH
– Il génère les bulletins, encode les variables pour chaque salarié ; et vérifie que chaque bulletin est correctement établi,
– Il contrôle et fait viser les listings de salaires par le Coordinateur Administratif financier,
– Il établit les états de paiements des salaires, et imprime les bulletins du mois ;
– Il établit les déclarations obligatoires, cotisations sociales et fiscales (INPS, AMO, ITS, Taxe Logement) ; et clôture la paie du mois des toutes les bases depuis la base coordination à Bamako;
– Il vérifie l’exactitude du nombre de jours de congés payés non pris acquis par l’employé ; saisit en conséquence les variables modifiables du bulletin et la prime de précarité si l’employé est éligible (fin de contrat émanant de l’employeur);
– Il édite le solde de tout compte, le certificat de travail, le reçu de solde de tout compte ;
– Il fait viser ces éléments et les transmet pour paiement et décharge.
IV. APPUYER LE CHEF DE MISSION ADJOINT SUPPORT DANS LA GESTION ADMINISTRATIVE DES RESSOURCES HUMAINES EXPATRIEES
– Assurer que le monitoring des visas des expatriés et les alerter des échéances (renouvellement de séjour au Mali) est bien suivi par le Chargé RH;
– S’assure qu’un appui est fait par le chargé RH aux expatriés dans le processus de demande de visas (Schengen, etc.) ; – Tenir à jour le fichier de suivi des expatriés (dates de contrat, visa, etc.) sur un tableau et une base de donnée Excel;
Profil recherché
Savoirs et Savoir Faire recherchés
Formation
Administration/Sciences Juridiques
Ressources Humaines
EXPERIENCE PROFESSIONNELLE
Expérience dans un poste similaire
Expérience humanitaire
Expérience avec l’Administration malienne
CONNAISSANCES & APTITUDES
Maitrise du pack Office (Word, Excel)
Bonne connaissance du Code du Travail Malien
LANGUES
Français (lu, écrit, parlé)
Autres (à préciser)
CARACTERISTIQUES PERSONNELLES
Bonnes capacités en communication, diplomatie et attitude orientée vers la recherche de solution
Curiosité et intérêt pour les activités de l’organisation
Bonne aptitude à gérer les échéances dans des contextes d’intervention d’urgence (résistance au stress)
Honnêteté, intégrité
Capacité d’adaptation, flexibilité
Autonomie, sens de l’initiative et de l’anticipation
Ponctualité Cette description de poste reprend les responsabilités principales inhérentes à ce poste.
Il pourra cependant être demandé d’effectuer d’autres tâches que celles listées ci-dessus, sans que cela soit considéré comme une modification de contrat. Ainsi, une grande flexibilité est demandée dans cette fonction.
Merci de privilégier l’envoi du CV (ne dépassant pas trois (03) pages) et de la lettre de motivation par email sous la référence suivante « MLI-BKO-RESPO-RH » à l’adresse suivante : [email protected] au plus tard le 16/11/2023 à 17H30. Les candidatures féminines sont vivement encouragées.
NB :
– Il est impératif de mentionner dans l’objet de votre courrier électronique la référence du poste.
– Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront informé(e)s et les dossiers de candidatures ne pourront pas être retournés.
– Il est porté à la connaissance des candidat(e)s que Première Urgence Internationale ne demande aucun paiement, ni frais durant tout le processus de recrutement.
Toute demande allant dans ce sens doit être immédiatement signalée car contraire aux valeurs et pratiques de notre organisation.
Date limite : 17 novembre 2023