Avis de recrutement : Ordre de Malte France (OMF) recrute pour le poste de volontaire-assistant logistique d’hôpital (H/F), Elavagnon, Togo

Au sein de l’Ordre de Malte France (OMF), la Direction Hospitalière Internationale (DHI) assure le soutien et/ou la gestion de structures hospitalières et de programmes de santé qui sont placés sous la responsabilité de l’OMF à l’étranger. L’Ordre de Malte France (OMF) recrute VOLONTAIRE – ASSISTANT LOGISTIQUE D’HOPITAL (H/F). Les programmes et structures hospitalières interviennent, dans le cadre des politiques nationales de santé.

Présent dans 30 pays, l’OMF gère ainsi directement 4 hôpitaux, 3 maternités et pôle mères-enfants et 6 centres de santé, tout en soutenant 130 dispensaires. Chaque année, des volontaires apportent leur soutien aux activités de ces structures gérées.

En 2023, la DHI renouvelle le poste de volontaire de solidarité internationale chargé de contribuer à la fonction soutien dans l’hôpital d’Elavagnon, au Togo. La durée de la mission est de 12 mois renouvelable. Elle est réalisée dans le cadre d’un Volontariat de Solidarité International (VSI), en partenariat avec des organismes agréés par le Ministère de l’Europe et des Affaires étrangères. La durée de la mission ne peut être inférieure à 12 mois.

Les départs sont prévus selon un calendrier assez flexible, mais callés sur les cessions de formation et stages de préparation au départ prévus aux calendriers des partenaires évoqués ci-dessus.

Missions

Les missions confiées au VSI touchent à tous les aspects de la gestion hospitalière. À savoir :

1/ Organisation et coordination de l’administration de l’hôpital

• Assister le directeur dans la gestion quotidienne des services, dans la répartition et la coordination des activités,
• Contribuer à l’organisation du travail et à l’étude des besoins des services (médicaux et techniques) en liaison avec les responsables d’équipes et les surveillants de service,
• Contribuer à la définition des procédures et des protocoles logistiques, de l’étude des besoins à la communication, autant pour le pôle Administratif que pour l’hôpital, avec une attention particulière sur les services techniques (maintenance, sécurité…),
• Participer au contrôle du respect des procédures pour chaque service de l’hôpital et proposer des améliorations pour renforcer le bon fonctionnement de l’hôpital,
• Concevoir des outils de communication interne et externe, et des outils de promotion de l’hôpital (livret de présentation, journal interne, vecteur de communication externe…).

2/ Gestion de la logistique

• Participer à l’engagement des études de marché ou des mises en concurrence de fournisseurs et prestataires pour obtenir le meilleur rapport qualité/prix lors de l’achat d’équipements ou le lancement de travaux,
• Participer aux projets d’infrastructures en assurant le rôle de maître d’ouvrage (ou de son représentant) et en suivant le bon fonctionnement des travaux,
• Participer aux comités de direction et aux réunions des responsables de services pour apporter un éclairage logistique (conseil, contrôle et suivi).

3/ Gestion de projets

• Contribuer aux actions de diagnostics et études de besoin pour identifier de nouveaux projets visant à améliorer le fonctionnement de l’hôpital,
• En lien avec le pôle projet de l’OMF/DHI, participer à leur suivi.
• Participer à l’étude d’impact du projet, et proposer des ajustements durant le projet si nécessaire.

4/ Gestion des stocks et des immobilisations

• Contribuer à la gestion des stocks des fournitures et imprimés, et superviser les commandes trimestrielles pour satisfaire les besoins de l’hôpital tout en prenant en compte ses contraintes budgétaires,
• Veiller à la bonne utilisation et la bonne mise à jour des logiciels de gestion.
• En lien avec les agents responsables des stocks, s’assurer du bon état permanent des disponibilités, des immobilisations (bâtiments, parc automobile…), et, sur les conseils des acteurs en approvisionnement, établir le contact avec les prestataires pouvant engager les réparations si nécessaire.

5/ Relations extérieures

• Contribuer à l’entretien les relations avec les fournisseurs, prestataires et partenaires assurant l’entretien des matériels de l’hôpital,
• Participer au suivi des contrats de prestation de service et de maintenance engageant les prestataires partenaires de l’hôpital.

Profil requis

Compétences

• Suivi comptable.
• Suivi des techniques et des procédures administratives (gestion du personnel, budget, stocks).
• Suivi des priorités d’action au quotidien, des urgences et des échéances.
• Appétence pour les logiciels et l’informatique (Word et Excel). La maîtrise du logiciel SAGE 100 est un plus.

Qualités

• Grande autonomie.
• Ordre, méthode, organisation et précision.
• Rigueur et honnêteté.
• Discrétion et confidentialité.
• Capacité d’écoute, sens du contact, sens du relationnel.
• Capacité d’anticipation.
• Capacité d’intégration et capacité à vivre dans un milieu rural isolé (de brousse).

Date limite : 24 novembre 2023

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