Avis de recrutement : Oxfam recrute pour le poste de Responsable approvisionnement et logistique (H/F), Abuja, Nigéria

Description de l’emploi

Oxfam est un mouvement mondial de personnes travaillant ensemble pour mettre fin à l’injustice de la pauvreté.

Responsable approvisionnement et logistique – Description du poste

COUVERTURE MATERNITÉ

Lieu : Abuja, Nigéria

Grade d’emploi interne : C1 National

Type de contrat : 6 mois

Relevant du : Responsable hiérarchique : Directeur pays

Objectif du travail

Le responsable de l’approvisionnement et de la logistique soutient l’équipe du programme pays dans la gestion des activités de la chaîne d’approvisionnement qui renforcent les programmes d’Oxfam au Nigéria afin de fournir des programmes efficaces et responsables en garantissant et en défendant l’intégrité, la rentabilité, l’efficience, la transparence et la responsabilité dans toutes les activités de la chaîne d’approvisionnement et de la logistique ( planification des achats, entreposage, gestion des stocks/livraisons et services logistiques) conformément aux politiques et procédures d’Oxfam

Principales responsabilités

Achats et contrats

Contribuer à la planification et aux propositions de projets et garantir que les intrants logistiques sont inclus dans la conception du programme.
Faciliter la planification collaborative des approvisionnements et la mise à jour régulière des plans d’approvisionnement et collaborer avec les gestionnaires de programme, pour garantir que tous les projets disposent de plans d’approvisionnement à jour pour permettre la livraison en temps opportun des biens et services.
Soutenir les évaluations du marché d’approvisionnement et maintenir des informations sur les prix du marché pour les articles clés.
Veiller à ce que les besoins en services ou en fournitures soient satisfaits et livrés à temps, dans la bonne quantité, dans la bonne qualité (adaptés à l’usage prévu) et garantir le meilleur rapport qualité-prix. Coordonner toutes les activités d’approvisionnement et diriger les appels d’offres.
Veiller à ce que les contrats soient attribués dans le cadre de processus d’approvisionnement compétitifs, équitables et transparents, menés avec intégrité, conformément à la politique, aux principes, aux procédures et aux exigences des donateurs d’Oxfam en matière d’approvisionnement.
Veiller à ce que tout le personnel engagé dans les achats au Nigeria comprenne et respecte les procédures d’achat et les normes d’intégrité d’Oxfam, par le biais de la formation, de l’initiation et du suivi.
Établissez des accords-cadres avec les fournisseurs pour toutes les fournitures couramment achetées afin de permettre l’efficacité des processus, d’améliorer les relations stratégiques avec les fournisseurs et d’augmenter le pouvoir d’achat grâce à la consolidation.
Garder une trace des achats en cours et garantir que les biens et services livrés répondent aux normes spécifiées et assurer une communication efficace entre les différentes équipes sur l’état et la planification des achats.
Responsable de la gestion des relations avec les fournisseurs à travers des contrats mutuellement avantageux, des niveaux de service minimum, un suivi des performances et des commentaires pour une amélioration continue.
Responsable de négocier des conditions et des prix favorables tout en veillant à ce qu’Oxfam engage des fournisseurs fiables capables de livrer à temps et selon les bonnes normes et en garantissant que les fournisseurs sont traités équitablement grâce à des prix de marché équitables, une communication claire et rapide sur les exigences et les attentes, des délais de livraison réalistes et leur paiement. à temps.
Veiller à ce que les fournisseurs connaissent les normes éthiques d’Oxfam et le canal de dénonciation.
Assurez-vous qu’une trace écrite complète et complète est disponible et archivée pour tous les achats. Contribuer à l’amélioration continue des méthodes de travail au Nigeria et aux améliorations vers une plus grande durabilité de nos opérations et des impacts positifs dans les communautés avec lesquelles nous travaillons.

Gestion des stocks, des stocks et des actifs

Organisation du transport et du dédouanement nécessaires.
Assurer un contrôle et une vérification adéquats des mouvements de stocks, des ordres de transport et des expéditions en respectant les procédures d’Oxfam pour garantir la traçabilité et la transparence.
Assurer la gestion des installations de stockage, des stocks et des inventaires pour prévenir les pertes, les vols et les dommages ; tout en garantissant un stockage et une manipulation sûrs ; et minimiser les impacts environnementaux de nos opérations.
Coordonner les activités périodiques d’inspection et de rapprochement des actifs, des stocks et des inventaires, et faciliter les audits et les rapports aux donateurs.
Gérez l’élimination et le remplacement des articles ou des stocks endommagés, cassés ou périmés pour faciliter les processus comptables, optimiser le stockage et réduire l’impact environnemental.
Assurer le maintien de niveaux de stocks adéquats pour le matériel et les fournitures de bureau afin de faciliter le bon déroulement des opérations quotidiennes, surveiller l’offre et la demande de stock régulier du projet pour garantir des niveaux adéquats et faciliter le prépositionnement du stock si nécessaire pour répondre aux besoins prévus.
Optimisez l’utilisation des installations de stockage pour maximiser l’espace afin de garantir une utilisation rentable, une sécurité adéquate et d’éviter les pertes. Soutenir et coordonner les activités liées à la distribution avec les équipes de projet pour assurer des contrôles adéquats des mouvements de stocks, assurer le mouvement des stocks et éviter les stocks morts.

Gestion de flotte

Veiller à ce que la flotte louée et détenue par Oxfam soit gérée afin d’assurer la sûreté et la sécurité du personnel d’Oxfam et des communautés grâce à une gestion et une exploitation correctes et sûres des véhicules, à la formation et au respect des normes d’Oxfam et des réglementations locales pertinentes.
Veiller à ce que tous les véhicules soient gérés de manière rentable et minimiser les impacts environnementaux grâce à une planification efficace, un entretien régulier, une optimisation et des pratiques de conduite durables.
Assurer l’utilisation et la mise en œuvre efficaces du système de gestion de flotte d’Oxfam (Tracpoint) pour surveiller les coûts et les performances en garantissant que tous les véhicules sont équipés de dispositifs de suivi fonctionnels.
Assurer des rapports et un suivi réguliers sur les performances de la flotte, y compris la consommation de carburant, la maintenance et le CO2, conformément aux normes d’Oxfam.
Veiller à ce que la sélection et la gestion des véhicules soient planifiées et optimisées pour répondre au contexte opérationnel et aux besoins des équipes.

Renforcement des capacités

Évaluer et suivre les besoins de formation du personnel d’Oxfam et de ses partenaires (en utilisant PARCEL)
Offrir une formation et un soutien au personnel d’Oxfam au Nigeria dans toutes les activités de la chaîne d’approvisionnement.
Gérer et mettre en œuvre des événements de formation PARCEL pour les organisations partenaires et le personnel d’Oxfam.
Soutenir le respect des principes de partenariat d’Oxfam dans l’engagement avec les organisations partenaires et faciliter les relations ouvertes et respectueuses, l’apprentissage mutuel et le soutien dans les activités d’approvisionnement et de logistique.

Reporting et communication

Assurer la visibilité des activités de la chaîne d’approvisionnement en rassemblant et en diffusant des rapports de gestion réguliers dans les domaines clés de l’approvisionnement et de la logistique conformément aux normes d’Oxfam, y compris la flotte et la consommation de carburant ; suivi des demandes (suivi des commandes) ; registres des actifs et des équipements ; rapport de stock ; et rapport narratif sur les KPI
Assurer une évaluation régulière du fonctionnement de la chaîne d’approvisionnement en dirigeant une évaluation logistique annuelle (LAT) à l’aide de l’outil d’Oxfam pour identifier les principaux risques actuels et les domaines d’amélioration et élaborer un plan d’action pour l’année à venir. S’assurer que les plans d’actions liés au reporting sont mis en œuvre et régulièrement révisés
Permettre le calcul et la déclaration des émissions de CO2 d’Oxfam Nigeria pour les activités gérées en matière d’approvisionnement et de logistique, notamment : les voyages ; carburant; énergie. Promouvoir et soutenir la durabilité environnementale dans la chaîne d’approvisionnement et les opérations d’Oxfam
Superviser et soutenir les activités d’audit et de rapprochement en collaboration avec le personnel des programmes, des finances et de l’audit ; et anticiper et coordonner les exigences en matière de reporting auprès des donateurs institutionnels.
Contribuer à la planification d’urgence et garantir que les informations sur l’approvisionnement et la logistique sont à jour.

Formation, expérience et compétence

Master ou équivalent en chaîne d’approvisionnement, gestion logistique, administration des affaires, comptabilité, finance ou toute autre discipline d’études pertinente.
Certification d’accréditation professionnelle en Logistique/Supply Chain Management notamment CHL, CHSCM, CIPS, CILT
Minimum de 8 ans d’expérience professionnelle « pratique » dans les systèmes de logistique/approvisionnement, de gestion d’entrepôts et de flotte au sein d’une ONG internationale, dont 3 ans au niveau de la supervision.
Bonne compréhension du travail avec les exigences des donateurs (UE/ECHO, HCR, DFID, USAID, etc.) et expérience préalable en matière de suivi/gestion de budgets.
Excellentes compétences en organisation, en résolution de problèmes, en communication (orale et écrite), en rédaction de rapports et en négociation.
Pensée conceptuelle, critique et analytique bien développée avec la capacité de transmettre des informations complexes de manière simple et intéressante et de les influencer auprès d’un public plus large.
Capacité à prendre des initiatives et à travailler de manière indépendante ainsi qu’à travailler en équipe – en soutenant d’autres départements. La capacité à rester calme tout en faisant face à des priorités contradictoires/travailler sous pression est essentielle.
Accent essentiel sur la fourniture d’un niveau de service supérieur aux gestionnaires et aux collègues et sur l’obtention des résultats convenus dans les limites des contraintes de temps et de budget et selon les normes attendues.
Capacité à représenter Oxfam de manière professionnelle et compétente auprès de personnes et d’organisations externes.
Un haut niveau de conscience de soi, d’énergie personnelle, d’endurance et de flexibilité. Capacité à travailler de manière créative, efficace et de ma propre initiative.
Expérience avérée en tant que travailleur d’équipe et manifestement coopératif avec les membres d’autres équipes, répondant rapidement et avec précision aux requêtes et aux problèmes.
Expérience de l’utilisation d’un système informatisé (Mme Word, Excel, logiciel d’approvisionnement, etc.)
Engagement envers les objectifs et politiques généraux d’Oxfam et expérience en matière de promotion des droits des femmes et des intérêts des personnes marginalisées dans tous les aspects du travail d’Oxfam.
Connaissance ou appréciation du Nigeria en termes de ses tendances politiques, économiques et sociales ainsi qu’une bonne compréhension des principaux problèmes de développement et humanitaires dans la région.
Une solide expérience des systèmes commerciaux d’Oxfam, notamment les outils TRACPOINT, Box et Oxfam, sera un avantage.

Souhaitable

Connaissance des politiques, procédures et systèmes d’Oxfam.
Diplôme de troisième cycle et/ou vaste expérience dans les domaines suivants : gestion de la chaîne d’approvisionnement, entreposage, gestion de flotte, logistique ou gestion des installations.

Compétences comportementales clés

Compétences	Description
Esprit de décision	Nous sommes à l’aise pour prendre des décisions transparentes et adapter les modes de prise de décision au contexte et aux besoins.
Influencer	Nous avons la capacité de collaborer avec diverses parties prenantes de manière à accroître l’impact de l’organisation. Nous repérons les opportunités d’influencer efficacement et là où il n’y en a pas, nous avons la capacité de les créer de manière respectueuse et percutante.
Humilité	Nous plaçons « nous » avant « moi » et mettons l’accent sur le pouvoir du collectif, nourrissons l’équipe et exploitons les forces de chaque individu. Nous ne nous préoccupons pas du pouvoir hiérarchique, et nous nous engageons, faisons confiance et valorisons les connaissances et l’expertise des autres à tous les niveaux de l’organisation.
Établissement de relations	Nous comprenons l’importance d’établir des relations, à l’intérieur et à l’extérieur de l’organisation. Nous avons la capacité de dialoguer avec les parties prenantes traditionnelles et non traditionnelles de manière à accroître l’impact de l’organisation.
Écoute	Nous sommes de bons auditeurs et pouvons voir où les niveaux de pensées plus profonds et les hypothèses tacites diffèrent. Nos messages aux autres sont clairs et tiennent compte de différentes préférences.
Responsabilité mutuelle	Nous pouvons expliquer nos décisions et comment nous les avons prises en fonction de nos valeurs organisationnelles. Nous sommes prêts à être tenus responsables de ce que nous faisons et de la manière dont nous nous comportons, tout comme nous demandons également aux autres de rendre des comptes de manière cohérente.
Agilité, complexité et ambiguïté	Nous analysons l’environnement, anticipons les changements, sommes à l’aise avec le manque de clarté et sommes confrontés à un grand nombre d’éléments interagissant de manières diverses et imprévisibles.
Pensée systémique	Nous considérons les problèmes comme des éléments d’un système global et dans leur relation avec l’ensemble du système, plutôt que de réagir isolément à une partie, un résultat ou un événement spécifique. Nous nous concentrons sur les causes et effets cycliques plutôt que linéaires. En pratiquant systématiquement la pensée systémique, nous sommes conscients et gérons les conséquences imprévues des décisions et actions organisationnelles.
Réflexion stratégique et jugement	Nous faisons preuve de jugement, en pesant le risque par rapport à l’impératif d’agir. Nous prenons des décisions conformes aux stratégies et aux valeurs organisationnelles.
Réglage de la vision	Nous avons la capacité d’identifier et de diriger des initiatives visionnaires qui sont bénéfiques pour notre organisation, et nous établissons une orientation de haut niveau grâce à un processus de visualisation qui engage l’organisation et diverses parties prenantes externes.
Connaissance de soi	Nous sommes capables de développer un haut degré de conscience de soi concernant nos propres forces et faiblesses et notre impact sur les autres. Notre conscience de soi nous permet de modérer et d’autoréguler nos comportements pour contrôler et canaliser nos impulsions à de bonnes fins.
Activation	Nous travaillons tous pour responsabiliser et permettre aux autres d’atteindre les objectifs de l’organisation en créant les conditions de réussite. Nous investissons avec passion dans les autres en développant leur carrière, et pas seulement leurs compétences professionnelles. Nous offrons la liberté ; faire preuve de conviction et de confiance, et nous fournissons un soutien approprié.

Cette description de poste n’est pas intégrée au contrat de travail. Il est destiné à servir de guide et ne doit pas être considéré comme une spécification inflexible car il peut être modifié de temps à autre à la lumière des développements stratégiques et après discussion avec le titulaire du poste.

Avis de recrutement : Oxfam recrute pour le poste de Responsable approvisionnement et logistique (H/F), Abuja, Nigéria