ONU Femmes recrute pour le poste d’Analyste des opérations (H/F), Côte d’Ivoire

ONU Femmes, fondée sur la vision de l’égalité inscrite dans la Charte des Nations Unies, œuvre pour l’élimination de la discrimination à l’égard des femmes et des filles ; l’autonomisation des femmes ; et la réalisation de l’égalité entre les femmes et les hommes en tant que partenaires et bénéficiaires du développement, des droits de l’homme, de l’action humanitaire, de la paix et de la sécurité.

Relevant du (de la) Représentant(e) résident(e), l’Analyste des opérations est membre de l’équipe de direction, avec des responsabilités de supervision pour tous les aspects des opérations du Bureau de pays en Côte d’Ivoire, y compris la gestion stratégique des ressources financières et humaines, l’efficacité des services d’approvisionnement et de logistique, la gestion de la sécurité, les technologies de l’information et de la communication (TIC) et les services communs conformément aux règles et règlements d’ONU Femmes. L’analyste des opérations sert également de conseiller clé auprès du (de la) Représentant(e) de pays sur les questions d’intégrité organisationnelle dans le but d’assurer : (i) le respect des politiques et règlements d’ONU Femmes ; ii) des systèmes efficaces pour soutenir l’exécution et la croissance des programmes ; (iii) la responsabilité à l’égard des valeurs et des principes de l’organisation ; et (iv) un milieu de travail favorable dans lequel le potentiel du personnel est maximisé.

L’analyste des opérations dirige et guide l’équipe des opérations du bureau de pays et favorise la collaboration au sein de l’équipe, avec le personnel du programme et avec d’autres organismes des Nations Unies, ainsi qu’une approche axée sur le client. L’analyste des opérations travaille en étroite collaboration avec les équipes de programme du Bureau, en fournissant des conseils étroits au personnel de programme qui exerce des fonctions opérationnelles auxiliaires, en veillant à ce que ce personnel connaisse les règles et procédures régissant les finances des programmes, les rapports des donateurs et le personnel. Il/elle travaille également en collaboration avec le personnel opérationnel d’autres agences des Nations Unies

Tâches et responsabilités

• Coordonner les opérations du Bureau de pays (CO) conformément aux règles et règlements, ainsi qu’aux politiques et stratégies d’ONU Femmes.
• Fournir une expertise professionnelle et un appui technique au (à la) Représentant(e) de pays sur les questions opérationnelles ;
• Rédiger le plan de travail annuel de l’équipe des opérations et superviser sa mise en œuvre et son suivi ;
• Participer aux réunions d’examen et fournir un appui technique à l’évaluation des capacités de gestion et opérationnelles des partenaires de mise en œuvre, en collaboration avec l’équipe du programme et l’équipe technique ;
• Guider et mettre en œuvre la cartographie des processus opérationnels et l’établissement de procédures opérationnelles normalisées internes dans tous les domaines des fonctions de l’équipe des opérations ;
• Mettre en œuvre les politiques et les systèmes de l’entreprise, du budget, des finances, de l’approvisionnement et des ressources humaines et déterminer la formation du personnel et du personnel de projet sur ces questions ;
• Assurer un flux continu d’informations entre le bureau de pays et le bureau régional/siège
• Superviser toutes les activités opérationnelles, y compris les finances, les ressources humaines, les achats, les transports, l’informatique, la sécurité, l’administration et s’assurer qu’elles respectent les règles, règlements, politiques et procédures d’ONU Femmes ;
• Superviser le personnel d’exploitation : Finaliser les plans de rendement et les normes d’évaluation ; Effectuer des évaluations de performance, fournir de la rétroaction et de l’encadrement.
• Coordonner la planification, le suivi des dépenses et l’audit des ressources financières conformément aux règles et règlements, ainsi qu’aux politiques et stratégies d’ONU Femmes.
• Fournir une expertise professionnelle et un appui technique à la gestion des ressources financières du bureau et des programmes ;
• Exercer des contrôles financiers appropriés ;
• Rendre compte localement et en temps opportun à l’administration centrale des structures établies ; demander conseil au DS lorsque des écarts peuvent être nécessaires ;
• Examiner les constatations de l’audit et prendre les mesures correctives appropriées ;
• Jouer le rôle de gestionnaire de niveau 1 dans Quantum pour l’approbation des bons de commande et des bons de commande.
• Fournir des services de ressources humaines
• Coordonner et faciliter les processus de recrutement et la gestion des contrats ; Assurer la liaison avec l’administration centrale et les fournisseurs de services, au besoin.
• Superviser les processus d’approvisionnement
• Gérer la fourniture de biens et de services pour le cmdt et les projets conformément aux procédures établies par l’entreprise en ce qui concerne l’examen des contrats de sous-traitance et l’attribution des contrats, évaluer la rentabilité et gérer les négociations en vue d’éventuelles ententes ;
• Fournir des recommandations professionnelles pour la préparation des plans d’approvisionnement ;
• Superviser la gestion des immobilisations et des baux
• Assurer la bonne gestion, la protection, l’intégrité des données et les contrôles d’inventaire des biens, des installations et des services logistiques du bureau d’ONU Femmes
• Coordonner les activités de vérification des actifs conformément à la procédure de vérification physique des actifs
• Gérer les baux et le contrat de locaux conformément à la délégation de pouvoir.
• S’il y a lieu, coordonner l’organisation et la gestion des locaux et des services communs avec d’autres organismes des Nations Unies, le cas échéant, y compris l’établissement de mémorandums d’accord et la maintenance.
• Coordonner la gestion des technologies de l’information et des communications (TIC)
• Superviser la mise en œuvre des systèmes TIC ;
• Faire des recommandations professionnelles et introduire de nouveaux systèmes TIC qui affectent la productivité de la performance globale du personnel de bureau.
• Servir de point focal pour les questions de sécurité et assurer la sûreté et la sécurité du personnel
• Informer le superviseur et le personnel sur les questions de sécurité et diffuser les informations pertinentes selon les conseils du Département de la sécurité des Nations Unies pour la sécurité et informer les visiteurs d’ONU Femmes sur la sécurité ;
• Assurer le respect total des procédures MOSS et MORSS en matière de sécurité du personnel et des locaux de bureau ;
• Fournir des recommandations professionnelles au plan de continuité des activités du bureau de pays, le cas échéant ;
• Assurer la liaison avec le conseiller en sécurité basé à l’administration centrale ou le membre de son personnel désigné sur toutes les questions de sécurité.
• Participer à des activités inter-agences
• Participer aux réunions et aux groupes de travail inter-institutions pour veiller à ce que les intérêts d’ONU Femmes soient pris en compte dans les activités du système commun liées aux services et locaux communs, aux accords de recouvrement et de partage des coûts, aux privilèges et immunités, aux droits et aux enquêtes sur les salaires, à la sécurité, etc.
• Assurer la liaison avec le PNUD et d’autres agences des Nations Unies sur les questions opérationnelles, les activités et la collaboration.
• Contribuer au partage des connaissances entre le cmdt et le DS
• Veiller à ce que les connaissances soient partagées et appliquées de manière adéquate entre le bureau de pays et les autres commandants/AGC de la région.

Valeurs fondamentales :

• Respect de la diversité
• Intégrité
• Professionnalisme

Compétences de base :

• Sensibilisation et sensibilité aux questions de genre
• Responsabilité
• Résolution créative de problèmes
• Une communication efficace
• Inclusive Collaboration
• Engagement des parties prenantes
• Prêcher par l’exemple

Compétences fonctionnelles

• Une bonne connaissance des systèmes et processus opérationnels, financiers, d’approvisionnement, de ressources humaines, de TIC et de sécurité, en particulier dans le système des Nations Unies, est un atout.
• Capacité à fournir des conseils et du soutien ;
• Capacité à contribuer à la formulation et au suivi des projets de gestion ;
• Capacité à traiter des informations confidentielles ;
• Compétences en négociation ;
• Bonnes compétences en informatique.

FORMATION ET CERTIFICATION

• Une maîtrise ou l’équivalent en administration des affaires, en administration publique, en finance, en ressources humaines ou dans un domaine connexe est exigée.
• Un diplôme universitaire de premier cycle assorti de deux années supplémentaires d’expérience pertinente peut être accepté à la place du diplôme universitaire de deuxième cycle.

EXPÉRIENCE

• Au moins 2 ans d’expérience professionnelle, à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés, au niveau national ou international, dans le domaine de la gestion de bureau, des opérations ou des finances ;
• Expérience en direction d’une équipe est un atout ;
• Expérience de travail dans un environnement informatique à l’aide de plusieurs progiciels de bureau, expérience dans la manipulation de systèmes de gestion Web et de systèmes ERP, de préférence PeopleSoft ;
• Expérience de la comptabilité d’exercice, des normes IPSAS ou IFRS est un atout ;
• Expérience professionnelle en programmation/gestion de projets est un atout

LANGUE

• La maîtrise de l’anglais et du français est exigée
• La connaissance de l’autre langue de travail officielle de l’ONU est un atout.