Appel à candidature : L’Union Africaine recherche un.e Responsable Principal.e des Approvisionnements et des Voyages (MAEP) basé en Afrique du Sud.

Objectif du poste

Le titulaire du poste est chargé d’évaluer les fournisseurs, les produits et les services, de négocier les contrats et de veiller à ce que les achats approuvés soient rentables et de haute qualité. Il est également responsable de la coordination de toutes les activités liées aux voyages au sein du MAEP.

Principales fonctions

•    Apporter un soutien technique et intellectuel à la gestion de divers éléments liés à son domaine d’expertise.
•    Recenser les meilleures pratiques et contrôler l’efficacité du soutien de son service au MAEP.
•    Aider à l’élaboration des stratégies et du plan de continuité des activités et contribuer à leur mise en œuvre
•    Contribuer à l’élaboration de lignes directrices, de politiques et de manuels susceptibles d’orienter les programmes, les initiatives d’amélioration des systèmes et la prise de décision globale par les cadres supérieurs dans le domaine d’expertise concerné.
•    Participer à la mise en œuvre d’initiatives liées au domaine de spécialisation.
•    Aider à l’organisation de réseaux thématiques, apporter ses contributions lors de consultations et de réunions.
•    Contribuer à l’élaboration de matériel et fournir la formation et le soutien nécessaires aux unités organisationnelles, selon les besoins.
•    Fournir des conseils techniques sur les questions relatives à l’examen du système et au projet de mise en œuvre dans le domaine de spécialisation, selon les besoins.

Responsabilités spécifiques

•    Superviser le personnel et toutes les activités liées aux achats et aux voyages ;
•    Coordonner la préparation des achats de biens et de services et des plans de voyage ;
•    Veiller au respect des politiques, procédures et directives de l’UA en matière d’achats et de voyages ;
•    Examiner, comparer et analyser les achats de biens et de services ;
•    Gérer les données et les relations avec les fournisseurs ainsi que les dossiers de tarification ;
•    Diriger le processus de négociation des contrats conformément aux directives de l’UA ;
•    Rechercher et évaluer les fournisseurs potentiels ;
•    Diriger les processus de préparation des budgets, des analyses de coûts et des rapports de gestion, selon les besoins ;
•    Coordonner le paiement des fournisseurs avec le Département des finances ;
•    S’assurer de la validité de l’affectation budgétaire et des codes de dépenses des objets attribués ;
•    Superviser et tenir à jour des informations financières précises, en consultation avec le Département des finances ;
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•    S’assurer que le système d’appel d’offres établi est respecté et que les billets d’avion sont achetés aux prix les plus compétitifs du marché ;
•    Collaborer avec l’agent de voyage pour obtenir et organiser le plan de vol, les billets, les réservations d’hôtel et l’assurance voyage des voyageurs ;
•    Examiner et approuver les bons de commande avant qu’ils ne soient transmis aux fournisseurs ;
•    Organiser la logistique pour les conférences, les ateliers et les formations conformément aux procédures et à la politique du MAEP ;
•    Vérifier toutes les factures de voyage reçues de l’agent de voyage afin de s’assurer de leur conformité aux règles et règlements et signaler les cas de non-conformité à la direction ;
•    S’acquitter de toute autre tâche qui peut lui être confiée.

Formations universitaires et expériences requises

•    Un Master en achats/chaîne d’approvisionnement, gestion des affaires ou domaine connexe, avec sept ans d’expérience professionnelle progressive dans la gestion et l’administration des achats, dont trois ans à un poste de supervision.
•    Une certification CIPS sera un avantage supplémentaire
•    Une connaissance pratique du système SAP est essentielle.
Ou bien
•    Une Licence en achats/chaîne d’approvisionnement, gestion des affaires ou domaine connexe, avec 10 ans d’expérience professionnelle progressive dans la gestion et l’administration des achats, dont trois ans à un poste de supervision.
•    Une certification CIPS serait un avantage supplémentaire.
•    Une connaissance pratique du système SAP est essentielle.

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Date limite : 02 mai 2023