ONU Femmes, fondée sur la vision d’égalité inscrite dans la Charte des Nations Unies, œuvre pour l’élimination de la discrimination à l’égard des femmes et des filles, l’autonomisation des femmes et la réalisation de l’égalité entre les femmes et les hommes en tant que partenaires et bénéficiaires du développement, des droits de l’homme, de l’action humanitaire et de la paix et de la sécurité.
Le bureau multi pays d’ONU Femmes en Afrique du Sud (SAMCO) est basé à Pretoria, en Afrique du Sud, et dessert cinq pays : l’Afrique du Sud, le Botswana, le Lesotho, la Namibie et l’Eswatini.
Rattaché au Représentant de pays du Bureau multi pays d’Afrique du Sud, le consultant en soutien exécutif est chargé de fournir divers types de soutien administratif exécutif au Représentant de pays d’ONU Femmes, en maintenant une confidentialité totale dans tous les aspects de la mission et, en étroite coordination avec la direction et le personnel du Bureau multi pays d’Afrique du Sud (SAMCO), de gérer le flux efficace d’informations et de communications afin de garantir une diffusion rapide des informations, une action rapide et le respect des délais établis.
Description des responsabilités :
Fournir un soutien exécutif au représentant de pays d’ONU Femmes au bureau multi pays de l’Afrique du Sud :
- Gérer le calendrier du représentant du pays, ainsi que le calendrier des rendez-vous et des réunions ;
- Organiser les voyages, l’hébergement à l’hôtel et d’autres aspects logistiques pour le Représentant de pays d’ONU Femmes au Bureau multi pays de l’Afrique du Sud ;
- Tenir à jour la liste des contacts du bureau multi pays d’Afrique du Sud ; mettre à jour les listes de diffusion électronique ;
- Répondre et filtrer les appels du Représentant du Pays avec tact et discrétion ;
- Gérer les dossiers administratifs relatifs aux déplacements et aux rapports de mission du Représentant du Pays ;
- Rechercher des dossiers, collecter des informations et organiser le matériel pour répondre aux demandes du représentant du pays.
Fournir un soutien administratif au représentant de pays d’ONU Femmes au bureau multi pays de l’Afrique du Sud :
- Prendre les dispositions logistiques, administratives et financières pour organiser des réunions, des événements et des ateliers ;
- Organiser et participer à des réunions et événements, rédiger des procès-verbaux et des résumés ;
- Préparer et assembler des documents d’information et des présentations PowerPoint pour le représentant du pays pour les réunions, les missions et autres événements clés ;
- Organiser et surveiller le système de classement du bureau;
- Assurer le suivi auprès du représentant du pays concernant les délais et les engagements.
Fournir un soutien efficace en matière de communication et de gestion de l’information au bureau multi pays de l’Afrique du Sud :
- Faciliter la circulation de l’information et la communication entre le bureau du représentant de pays d’ONU Femmes et d’autres unités au sein ou en dehors d’ONU Femmes ;
- Examiner, hiérarchiser et acheminer la correspondance vers et depuis le Représentant du pays d’ONU Femmes ; prendre des mesures de suivi proactives et tenir le Représentant du pays informé ;
- Répondre et/ou orienter les demandes de renseignements vers les unités appropriées pour une action/réponse rapide ;
- Préparer la correspondance courante et les circulaires interservices ; examiner les documents et les rapports pour s’assurer que l’orthographe, la ponctuation et le format sont corrects ;
- Maintenir et organiser à jour les fichiers papier et électroniques pour un accès et une récupération faciles ; assurer la conservation des documents confidentiels ;
- Aider à la préparation et à la finalisation de traductions informelles ; agir comme interprète si nécessaire.
Fournir un soutien aux activités de relations extérieures du bureau multipays du représentant du pays en Afrique du Sud :
- Faciliter l’interaction du représentant du pays avec divers partenaires externes par le biais de communications écrites, verbales et électroniques, et par le biais de relations collaboratives et proactives avec ses homologues et collègues des bureaux partenaires ;
- Recevoir et saluer les hauts fonctionnaires/visiteurs ;
- Assurer le respect du protocole, recevoir les visiteurs/fonctionnaires de haut rang et coordonner les dispositions logistiques liées aux visites.
Contribuer à la construction et au partage des connaissances :
- Fournir un soutien administratif pour une gestion et un partage efficaces des connaissances au sein du bureau et d’autres bureaux/sièges ;
- Développer et partager des connaissances et des expériences liées au soutien administratif et opérationnel.
Compétences :
Valeurs fondamentales :
- Intégrité;
- Professionnalisme;
- Respect de la diversité.
Compétences de base :
- Sensibilisation et sensibilité aux questions de genre ;
- Responsabilité;
- Résolution créative de problèmes;
- Communication efficace;
- Collaboration inclusive;
- Engagement des parties prenantes;
- Montrer l’exemple.
Veuillez visiter ce lien pour plus d’informations sur le Cadre de valeurs et de compétences d’ONU Femmes :
Compétences fonctionnelles :
- Capacité à gérer les données/calendriers, les documents, la correspondance, les rapports et à maintenir le protocole et
- flux d’informations;
- Bonne connaissance des règles et règlements administratifs ;
- Capacité à effectuer des travaux de nature confidentielle ;
- Capacité à créer, éditer et présenter des informations dans un format clair, en utilisant les fonctionnalités informatiques appropriées ;
- Capacité à administrer les processus administratifs.
Éducation et certification :
- Un diplôme d’études secondaires est requis;
- Un baccalauréat en administration des affaires ou en administration publique est un atout.
Expérience:
- Au moins 6 années d’expérience à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés en administration, en secrétariat ou en programmation ;
- Une expérience dans l’utilisation d’applications informatiques et de progiciels tels que Microsoft Office et les systèmes de gestion basés sur le Web est requise ;
- Une expérience dans l’utilisation d’un système ERP moderne basé sur le Web, de préférence Oracle Cloud, est souhaitable.
Langues :
- La maîtrise de l’anglais est requise ;
- La connaissance de l’autre langue de travail officielle de l’ONU est un atout.
Déclarations :
En juillet 2010, l’Assemblée générale des Nations Unies a créé ONU Femmes, l’entité des Nations Unies pour l’égalité des sexes et l’autonomisation des femmes. La création d’ONU Femmes s’inscrit dans le cadre du programme de réforme de l’ONU, qui vise à regrouper les ressources et les mandats pour un plus grand impact. Elle fusionne et s’appuie sur les travaux importants de quatre entités auparavant distinctes du système des Nations Unies (DAW, OSAGI, INSTRAW et UNIFEM), qui se concentraient exclusivement sur l’égalité des sexes et l’autonomisation des femmes.
Diversité et inclusion :
Chez ONU Femmes, nous nous engageons à créer un environnement diversifié et inclusif fondé sur le respect mutuel. ONU Femmes recrute, emploie, forme, rémunère et promeut sans distinction de race, de religion, de couleur, de sexe, d’identité de genre, d’orientation sexuelle, d’âge, de capacité, d’origine nationale ou de toute autre raison couverte par la loi appropriée. Tous les recrutements sont décidés sur la base des qualifications, des compétences, de l’intégrité et des besoins organisationnels.
Si vous avez besoin d’aménagements raisonnables pour soutenir votre participation au processus de recrutement et de sélection, veuillez inclure ces informations dans votre candidature.
ONU Femmes applique une politique de tolérance zéro à l’égard des comportements incompatibles avec les buts et objectifs des Nations Unies et d’ONU Femmes, notamment l’exploitation et les abus sexuels, le harcèlement sexuel, l’abus d’autorité et la discrimination. Tous les candidats sélectionnés devront adhérer aux politiques et procédures d’ONU Femmes et aux normes de conduite attendues du personnel d’ONU Femmes et seront donc soumis à des vérifications rigoureuses des références et des antécédents. (Les vérifications des antécédents comprendront la vérification des diplômes universitaires et des antécédents professionnels. Les candidats sélectionnés pourront être tenus de fournir des informations supplémentaires pour effectuer une vérification des antécédents.)