la Banque mondiale recherche un(e) Assistant(e) principal(e) de programme à Johannesburg en Afrique du Sud.
Le candidat retenu fera preuve de leadership et d’agilité en contribuant à un environnement de travail avant-gardiste et fera preuve de proactivité pour résoudre les défis de manière productive et opportune et promouvoir le partage des connaissances et la collaboration entre divers groupes.
Devoirs et responsabilités :
•Gestion des immeubles de bureaux : développer et superviser plusieurs services externalisés de gestion des immeubles pour les bureaux occupés par IFC à Johannesburg, y compris les services d’entretien ménager, le service de café/thé, l’aménagement paysager des bureaux, le déménagement, les fournitures de bureau et la maintenance des équipements. Superviser la livraison dans les délais des biens/services demandés via des sources externes et informer les fournisseurs du non-respect des conditions convenues, le cas échéant.
• Gestion des contrats : gérer les relations avec les entrepreneurs, les fournisseurs et les prestataires de services liés aux installations externalisées à Johannesburg ; en suivant les procédures de passation de marchés acceptées par le GBM, élaborer des termes et conditions et des accords de niveau de service pour les nouveaux contrats. Superviser, d’un point de vue financier et de contrôle de qualité, tous les services administratifs dédiés spécifiquement au personnel de l’IFC à Johannesburg (c’est-à-dire les réservations de salles de réunion, les services de conférence, les services de restauration/café, les services de conciergerie, etc.).
•Gestion des actifs : gérer, suivre, surveiller, acquérir et disposer des actifs physiques du bureau de pays de Johannesburg (matériel de bureau, véhicules, mobilier, etc.). Gérer le processus d’élimination, d’entretien et d’achat des véhicules de bureau conformément aux directives d’approvisionnement de l’entreprise.
• Budget d’investissement : travailler en étroite collaboration avec le responsable de la SIR/des installations, collecter des estimations de coûts pour les améliorations locatives et les réparations majeures pour la propriété IFC (détenue et louée) à Johannesburg, et fournir ces informations au responsable régional du budget/des finances et au CBAFM en temps opportun. pour alimenter la demande annuelle de budget d’investissement.
•Baux : Travailler en étroite collaboration avec l’agent des SIR/Installations pour gérer la relation de location avec le propriétaire du 4 Fricker Road.
•Programme environnemental : mettre en œuvre et superviser un programme efficace d’empreinte écologique à Johannesburg afin de minimiser les déchets et l’impact des utilisateurs sur l’environnement. Veiller à ce que le personnel du bureau soit sensibilisé et informé des initiatives en matière d’empreinte et encourager le développement de programmes d’empreinte dans les bureaux.
• Programme artistique : superviser un programme artistique à Johannesburg qui comprend des achats ou des expositions d’art local sélectionné par un comité au sein du bureau. Dans la mesure du possible, parrainez des expositions tournantes pour les talents émergents locaux.
•Soutien/liaison en matière de sécurité : aider les conseillers en sécurité des FAC à garantir que les recommandations en matière de sécurité du bureau de la SFI sont correctement budgétisées et mises en œuvre.
• Soutien/liaison du chef de projet de construction du bureau de terrain : soutenir le responsable des RREC/des installations sur les petits et moyens projets à Johannesburg.
• Planification de l’espace et gestion des données spatiales : pour le bureau de Johannesburg
Les critères de sélection
• Baccalauréat et expérience pertinente, dans des rôles de direction au sein de front office/services corporatifs/fonctions administratives.
• 5 à 6 années d’expérience pertinente.
• Une expérience dans une entreprise multinationale (publique ou privée) est un plus.
• La maîtrise de l’anglais est requise.
• Expérience des fonctions administratives, y compris les espaces de bureau, les installations, la sécurité, l’équipement informatique, la gestion des contrats, l’approvisionnement des fournisseurs, etc.
• Compétences avancées dans la suite de produits Microsoft Office 365, notamment Word, Excel, PowerPoint et SharePoint Online.
• Expérience en supervision ou en gestion, y compris la constitution et la direction d’une petite équipe de subordonnés directs, notamment en encadrant d’autres et en donnant des commentaires.
• Solides compétences interpersonnelles.
• Compétences en gestion du changement, pour aider à adopter le changement et à en accélérer l’adoption.
• Compétences en gestion de projets et de processus, pour organiser et diriger des initiatives majeures et apporter de la rigueur aux activités en cours.
• Solides compétences en communication, tant écrite qu’orale.
• Solides compétences organisationnelles, à la fois personnelles et aidant les membres de l’équipe à s’organiser et à établir des priorités.
• Expérience de travail avec la haute direction, en particulier savoir comment éliminer la complexité et faciliter les résultats nécessaires tels que les décisions et les conseils.
• Capacité à influencer positivement et à persuader.
• Engagement envers le travail d’équipe, tant au sein de la sous-équipe qu’à travers le département pays.
• Persistance et résilience face aux défis.
• Des talents pour la résolution des problèmes.
• Création et partage de connaissances, garantissant l’apprentissage de nos expériences.
• La connaissance des politiques de l’IFC relatives aux normes de bureaux physiques est un plus.
• Capacité à opérer sur la scène internationale.
• Connaissance des politiques et statuts de l’entreprise, du pays et du logement.
Date limite : 19/09/2023