UNICEF recrute un Associé aux opérations basé au Pretoria en Afrique du Sud.
Fonctions clés, responsabilités et tâches/tâches connexes :
Appui à la gestion des opérations
- Assurer la disponibilité d’informations et de données opportunes, complètes et exactes pour la préparation des plans de travail de la section et des plans de gestion de projet spécifiques.
- Surveiller la mise en œuvre du plan de travail des opérations par rapport aux jalons établis
- Assurer le suivi des délais établis et veiller à ce que le personnel soumette en temps voulu les rapports, la correspondance et d’autres documents.
Appui au suivi budgétaire
- Fournir un soutien pour la préparation/révision du budget opérationnel, le suivi de l’état de la mise en œuvre et de l’utilisation des fonds, tenir le superviseur informé et conseillé sur les actions à prendre pour décision/suivi.
- Soutenir le suivi du budget du programme et le soutien aux sections
- Aider aux rapports financiers des donateurs
Autre soutien :
- HACT : Portail CSO / Etools / Support sur les activités d’assurance
- Administration : Fournitures administratives, et mise à jour de l’inventaire des articles.
- Finances : soumission d’entrée de TVA ; soutien à la résolution des éléments ouverts du bilan DFAM
- Aide à la décision : préparation et examen des données opérationnelles clés et des indicateurs de performance clés, au besoin
Administration des autres opérations
- Tape la correspondance sur les questions au besoin, les rapports et autres documents, dont certains sont hautement confidentiels, y compris la rédaction et le traitement des réponses de la correspondance de routine, prêt pour la signature du superviseur, la vérification des pièces jointes et des adresses ainsi que la correction d’épreuves, en s’assurant que l’orthographe, la ponctuation et le format sont corrects.
- Tient à jour les dossiers de politique, confidentiels et généraux et s’assure que tous les manuels et instructions sont à jour et facilement accessibles. Conserve des dossiers de référence sur divers sujets.
- Agir en tant que point focal pour la coordination et la compilation des documents au sein de la Section des opérations.
- Effectue d’autres tâches, au besoin
Impact des résultats
Un contrôle insuffisant des dépenses financées par les donateurs pourrait nuire aux programmes de l’UNICEF et à nos relations avec les donateurs
La négligence dans l’enregistrement et la préparation des documents peut nuire à l’image de l’organisation.
Le non-respect de la confidentialité des informations personnelles peut entraîner de graves problèmes pour le bureau et le personnel.
Pour vous qualifier en tant que défenseur de chaque enfant que vous aurez…
- Un diplôme d’études secondaires est exigé, de préférence complété par des cours techniques ou universitaires liés au domaine de travail.
- Un minimum de 6 ans d’expérience pertinente dans le domaine administratif ou de bureau est requis.
• Solides compétences et capacités d’organisation, de planification et de priorisation.
• Grand sens de la confidentialité, initiative et bon jugement.
• Aptitude à travailler efficacement avec des personnes d’origines nationales et culturelles différentes.
• Solides compétences en gestion de bureau.
• Grande attention aux détails.
• Capacité à gérer efficacement les ressources matérielles de la section et à suivre son budget.
• Bonne capacité d’analyse.
• Expérience de l’utilisation de MS Word, Excel, PowerPoint et d’autres logiciels de l’UNICEF tels que SharePoint
• Une expérience préalable dans les fonctions d’appui au programme est un atout.
• Une expérience pertinente dans une agence ou une organisation du système des Nations Unies est considérée comme un atout.
- La maîtrise de l’anglais est requise. La connaissance d’une autre langue officielle de l’ONU (arabe, chinois, français, russe ou espagnol) ou d’une langue locale est un atout.
Date limite : 23 juillet 2023
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