Union Africaine recherche un Chef, Division Comités, Recherche, Documentation et Bibliothèque (PAP) en Afrique du Sud.

Objectif du poste

Superviser les commissions, la recherche, la documentation et la bibliothèque et assurer la coopération et la coordination entre les commissions parlementaires dans les activités législatives et non législatives ; examiner les questions d’intérêt commun et coordonner la programmation législative interne et inter-institutionnelle ainsi que les services de documentation, de recherche et de bibliothèque fournis à tous les organes du PAP.

Principales fonctions

•   Est responsable de la supervision générale des commissions parlementaires, de la bibliothèque, de la recherche et de la documentation.
•   Effectue des recherches sur les questions de pratiques et de procédures parlementaires et prépare des avis écrits et des documents pour examen.
•   Fournit des conseils aux membres du Parlement sur l’application de la pratique et des procédures parlementaires.
•   Se tient au courant de l’évolution de la procédure, enregistre les questions de procédure et les événements susceptibles de survenir au cours des délibérations parlementaires et détermine les ramifications potentielles en matière de procédure.
•   Prépare les ordres du jour des réunions de la commission et supervise leur distribution.
•   Coordonne toutes les activités, y compris les dispositions relatives aux déplacements et à l’hébergement des commissions.
•   Visite les lieux où se tiennent les réunions des commissions pour s’assurer qu’ils sont appropriés.
•   Organise la publication de tous les documents adoptés par les commissions et des législations subsidiaires.
•   Vérifie les détails des transcriptions in extenso du déroulement des réunions des commissions.
•   Veille à la tenue d’un registre de présence des membres aux réunions.
•   Tient un registre de tous les changements apportés aux procédures parlementaires locales et se tient au courant des développements procéduraux dans d’autres juridictions.
•   Tient un registre de présence des membres aux séances des commissions.
•   Tient un registre approprié de tous les documents présentés aux commissions.
•   Coordonne la distribution de la documentation des commissions.
•   Assure un niveau approprié de sécurité et de confidentialité pour la documentation des commissions.

Responsabilités spécifiques

·   Analyse et approuve les demandes des bureaux fonctionnels concernant les activités et les services à inclure dans le projet de calendrier des activités.
·   Assure la coordination avec les bureaux fonctionnels pour garantir la capacité et les ressources nécessaires à la réalisation des programmes proposés.
·   Contrôle le travail des personnes affectées, s’efforce d’utiliser efficacement les ressources et conseille les bureaux fonctionnels sur les procédures et les mesures avantageuses possibles.
·   Confirme les services à fournir aux réunions tenues au sein et en dehors du Secrétariat.
·   Planifie les réunions supplémentaires, urgentes et préparatoires et s’assure du bon déroulement de ces réunions en évaluant leurs besoins et la disponibilité des ressources additionnelles requises.
·   Supervise l’équipe de programmation des activités qui est responsable des activités et de la programmation des réunions ad hoc.
·   Fournit des conseils sur les exigences logistiques, financières et autres des activités.
·   Fait office de point de contact pour l’accès à la Division.
·   Effectue d’autres tâches connexes selon les besoins.
·   Appuie le Secrétaire général adjoint chargé des affaires législatives dans la gestion du département.
·   Coordonne la distribution des procès-verbaux et des rapports des commissions et rend compte aux commissions, aux caucus régionaux et aux membres du Parlement, ainsi qu’aux autres organes du PAP.
·   Coordonne la tenue des informations et des documents de procédure dans le centre de ressources.
·   Supervise toutes les activités et les tâches administratives nécessaires au fonctionnement de la Division, y compris la préparation de guides, le développement et la formation du personnel au sein de la Division, la préparation du plan de travail annuel et des budgets, l’évaluation des performances du personnel, la promotion du travail d’équipe et la communication entre les membres du personnel.

Formations universitaires et expériences requises

· Une maîtrise en droit, en administration publique ou en sciences sociales, avec une expérience approfondie des affaires et procédures parlementaires.

· Douze (12) ans d’expérience professionnelle pertinente et progressive dans l’administration publique des parlements, dont sept (7) ans à des niveaux de supervision et de gestion.

Union Africaine recherche un Chef, Division Comités, Recherche, Documentation et Bibliothèque (PAP) en Afrique du Sud.