Avis de recrutement : UNESCO recrute un(e) Assistant(e) de projet senior en Afrique du Sud.

Ce poste est sous l’autorité générale du Directeur du Bureau régional pour l’Afrique australe et la supervision directe du Conseiller régional pour l’éducation à la santé et au bien-être. Le titulaire du poste sera chargé de fournir un soutien programmatique et administratif et de contribuer à l’efficacité, à la planification, à la mise en œuvre et au suivi du travail de l’UNESCO au sein de l’unité Éducation pour la santé et le bien-être (EHW). Plus précisément, il/elle sera chargé d’apporter un soutien aux programmes « Nos droits, nos vies, notre avenir (O3) » et « Nos droits, nos vies, notre avenir (O3 Plus) » en Afrique de l’Est et australe (ESA). ) des pays.

Le titulaire travaillera en étroite collaboration avec le bureau de projet de Johannesburg ainsi qu’avec l’équipe du bureau régional de l’UNESCO à Harare (Zimbabwe), pour obtenir des résultats efficaces, en anticipant et en contribuant à la résolution des problèmes complexes liés aux programmes/projets et à la fourniture d’informations. Le titulaire du poste devra se conformer pleinement aux réglementations, règles, politiques et stratégies de programmation, financières, de passation des marchés et administratives de l’UNESCO, ainsi qu’à la mise en œuvre de systèmes de contrôle interne efficaces, en collaboration avec l’équipe du Bureau de l’UNESCO à Harare.

Un soutien sera fourni dans les domaines administratifs et programmatiques clés suivants :

1. PROGRAMME MISE EN ŒUVRE DU PROJET ADMINISTRATIF ET SOUTIEN ADMINISTRATIF (régional)

• Contribuer de manière proactive à la mise en œuvre quotidienne du projet et assurer la conformité aux résultats attendus et aux plans de travail du projet.
• Fournir un soutien substantiel au projet pour la mise en œuvre et l’évaluation des projets O3 et O3 Plus.
• Soutenir la préparation des plans de travail annuels et l’élaboration de rapports d’avancement.
• Produire des notes conceptuelles pour différentes activités du projet, en garantissant que les objectifs du projet sont atteints.
• Soutenir l’élaboration de termes de référence pour les différentes missions/consultations de projets.
• Examiner le travail des consultants en veillant à ce que les livrables de haute qualité soient soumis en temps opportun.
• Assister, observer et participer à des réunions programmatiques stratégiques avec des partenaires internes et externes.
• Coordonner et préparer les documents nécessaires au lancement des processus de passation des marchés et rédiger les termes de référence des contacts.
• Initier les demandes de paiement une fois l’achèvement et/ou la livraison satisfaisants des biens ou des services.
• Fournir un soutien sur toutes les questions administratives concernant le projet, y compris les plans de voyage, les autorisations de voyage, le suivi des budgets de voyage, l’embauche de consultants en liaison avec les unités appropriées.
• Fournir un soutien aux arrangements administratifs et logistiques pour toutes les réunions, ateliers et cours en lien avec les projets.
• Soutenir le personnel du programme dans la préparation des documents qui peuvent être nécessaires pour les réunions, les formations et les conférences en garantissant que les participants externes disposent des informations et des documents requis.
• Rapprocher et acquitter les fonds mis à disposition pour soutenir les ateliers, séminaires ou réunions du projet afin de garantir une utilisation appropriée et efficace dans la poursuite des résultats attendus.
• Fournir un soutien pour faciliter les évaluations écrites et orales lors des processus de recrutement pour les programmes O3 et O3 Plus. Responsable de la planification des réunions pour le personnel du programme, de l’identification des emplacements et des lieux et de la tenue d’un enregistrement de tous les débats des réunions.
• Aider à la rédaction de la correspondance sortante pour l’équipe du programme.
• Établir et maintenir des systèmes de classement sur support électronique (dépôt électronique) et sur papier pour enregistrer tous les documents associés aux actions financières et administratives des projets, pour une piste d’audit complète et précise.

Longue description

2. APPUI AU PROJET ET ADMINISTRATIF (Afrique du Sud)

• Soutenir la formulation/le développement, la coordination et l’exécution des activités du projet pour garantir une livraison dans les délais.
• Fournir un soutien aux projets en Afrique du Sud, y compris la planification du programme et les activités stratégiques.
• Fournir des interventions d’assistance technique à l’appui de la mise en œuvre de projets en Afrique du Sud.
• Soutenir le suivi des indicateurs de performance spécifiques au projet, en garantissant l’alignement avec le plan de travail du projet pour l’Afrique du Sud.
• Assurer la liaison avec les fournisseurs locaux pour garantir l’enregistrement en temps opportun des fournisseurs auprès de l’UNESCO et du PNUD, la passation des contrats et les paiements des fournisseurs engagés pour des activités sud-africaines. 
• Fournir un soutien logistique et administratif aux projets O3 et O3 Plus en Afrique du Sud, cela comprend l’aide à l’organisation de réunions et de voyages.
• Fournir des conseils aux responsables administratifs du Département de l’éducation de base (DBE) sur les processus conjoints de recrutement et d’approvisionnement de l’UNESCO. 
• Aider le personnel du programme dans l’identification, le recrutement des consultants et la gestion des contrats des consultants. 

Longue description

3. GESTION FINANCIÈRE

• Surveiller les dépenses budgétaires et tenir un registre approprié des budgets de projets approuvés et de leurs révisions.
• Assurer la formulation efficace et efficiente du budget des activités du projet, en demandant une réservation de fonds pour soutenir la mise en œuvre du programme.
• Veiller à ce que les rapports d’acquittement des activités du projet soient appuyés par les reçus, factures ou relevés de paiement originaux et soumis en temps opportun au bureau des finances et de l’administration et à la clôture du suivi de l’activité/du contrat.
• Veiller à ce que toutes les demandes de fonds et tous les paiements liés au projet soient accompagnés des pièces justificatives originales conformément au règlement financier et soumis au bureau des finances et de l’administration en temps opportun.
• Tenir des dossiers administratifs complets et précis et contribuer au bon fonctionnement du Bureau en assurant la fourniture et l’entretien du matériel de bureau, l’inventaire des actifs physiques.
• Entreprendre d’autres tâches administratives selon les besoins.

4. ACHATS

• Conformément au plan de travail du projet, coordonner et contribuer à l’achat d’équipements, de fournitures et de services, en suivant les principes énoncés dans le Manuel administratif de l’UNESCO pour garantir une sélection compétitive qui optimise les ressources.
• Examiner les demandes d’achat et lancer les procédures d’achat d’équipements, de fournitures et de services du projet de manière transparente et rentable.
• Assurer la liaison avec le personnel du projet pour garantir que les articles sont planifiés, achetés, transportés, stockés, gérés et comptabilisés correctement pour les projets O3 et O3 Plus.