Expertise France recrute un(e)  Coordinateur(trice) des fonctions transversales, Bamako, Mali

Expertise France est l’agence publique de la coopération technique internationale.

L’agence intervient autour de quatre axes prioritaires :

• gouvernance démocratique, économique et financière ;
• stabilité des pays en situation de crise / post-crise et sécurité ;
• lutte contre le dérèglement climatique et développement urbain durable ;
• renforcement des systèmes de santé, protection sociale et emploi.

Avec un volume d’activité de 191 millions d’euros, plus de 500 projets en portefeuille dans 100 pays et 63 000 jours d’expertise délivrés par an, Expertise France inscrit son action dans le cadre de la politique de solidarité, d’influence et de diplomatie économique de la France.

Expertise France au Mali

Le Sahel est une priorité pour Expertise France où elle concentre près de 45 % de son activité en Afrique subsaharienne en 2017 et près de 20 % de son activité au niveau global. Le Mali est le premier pays d’intervention d’Expertise France en termes de volume d’activité. L’agence y intervient dans 4 secteurs prioritaires : la stabilisation et le renforcement de l’Etat régalien (sécurité et justice), l’appui à la gouvernance démocratique, économique et financière, ainsi que l’éducation et la santé.

Un engagement inscrit dans le continuum sécurité-développement. Afin de contribuer à la stabilisation du pays, Expertise France s’attache à inscrire ses actions dans une approche globale traitant simultanément les enjeux de sécurité et de développement. L’agence mène ainsi de concert des projets majeurs de soutien aux forces de sécurité, à la protection civile et à la justice, tout en renforçant la gouvernance et les services de l’Etat, notamment la santé.

Une collaboration étroite avec les autorités maliennes. Expertise France s’applique à mettre en œuvre des actions conciliant rapidité d’intervention et engagement à long terme en appui aux partenaires clés du développement malien. L’agence s’engage ainsi aux côtés des ministères de la Sécurité et de la Protection civile (MSPC), de la Décentralisation et de la Fiscalité Locale (MDFL), de la Justice, ainsi qu’auprès de la direction générale des Impôts et de la Mairie de Bamako.

L’importance du volume d’activités de l’Agence de Bamako et sa croissance importante, rend possible aujourd’hui la mise en place d’une Cellule d’Appui Mutualisé (CAM) pérenne, mutualisant les fonctions transversales (administration, finances et achat) entre tous les programmes et projets mis en œuvre dans le pays. Afin de mettre en place et gérer cette CAM, Expertise France recrute :

Un.e Coordinateur/trice des fonctions transversales

SITUATION/ POSITION : Direction des Opérations

Le/la coordinateur/trice des fonctions transversales basé.e à Bamako est placé.e sous la responsabilité hiérarchique du Coordinateur Grand Sahel. Il/elle travaille en lien régulier avec la cellule pilotage de la Direction des Opérations, la Direction des Fonctions Transversales, les chefs de projet basés sur le terrain, les chargés de projets au siège, ainsi que les coordonnateurs administratifs et financiers des différents départements au siège.

MISSIONS :

Le/la coordinateur/trice des fonctions transversales est responsable du soutien à la mise en œuvre des projets, en lien avec les équipes programme, à travers une cellule d’appui mutualisé (CAM), au service des différents projets concernés. Il/elle coordonne la planification, le pilotage et la mise en œuvre des activités financières, logistiques, contractuelles, administratives, RH de l’ensemble des projets, dans le respect des obligations contractuelles et des règles d’Expertise France. Il/Elle est responsable du reporting consolidé des projets sur les questions support.

Il/elle assure la coordination d’ensemble des équipes support. Il/ Elle assure le management des collaborateurs de la cellule : un.e RAF et un.e responsable des achats et logistique, chacun en charge d’une équipe dédiée. Au fur et à mesure de l’élaboration de la CAM, de nouveaux collaborateurs pourront être recrutés.

Il/elle assure aussi la gestion globale de l’organisation et du fonctionnement du bureau, ainsi que la gestion de la sécurité des équipes, avec l’appui de la direction Sûreté du siège.

Il/elle travaille en lien étroit avec les partenaires de mise en œuvre des projets : dans ce cadre, il/elle assure le dialogue externe sur les questions support avec les autorités locales et les bailleurs de fonds, toujours en lien avec les personnes ressource de la cellule pilotage et/ou de la Direction des fonctions transversales au siège, ainsi que du pôle pilotage des implantations à l’étranger.

Le/la coordinateur/trice des fonctions transversales, devra apporter un appui particulier aux projets en cours et en démarrage, en particulier le PARSEC, le CBSD-Mali, SOCLE et le PARC. Il/Elle pourra pour cela s’appuyer sur les équipes existantes, qui seront ensuite relayées/remplacées par l’équipe de la CAM.

Les principales missions confiées au/à la coordinateur/trice des fonctions transversales sont les suivantes :

Mise en place de la cellule d’appui mutualisée

En lien étroit avec la direction des opérations, les départements concernés, et dans le cadre des procédures mises en place par Expertise France, le/la coordinateur/trice des fonctions transversales assure la mise en place et le fonctionnement de la cellule d’appui mutualisée :

• Appuie la définition de l’organigramme cible sur la base du travail en cours, ainsi que les attributions des différentes personnes
• Recrute et accompagne les agents
• Définit les processus

Management

• Coordonne l’ensemble des équipes support et assure le management direct des collaborateurs de la CAM en charge du support
• Assure la gestion globale de l’organisation et du fonctionnement du bureau
• Participe, en lien avec le référent sureté régional, au processus de gestion de la sécurité des équipes projet

Gestion financière

En lien étroit avec la direction des opérations, le département des affaires financières, le responsable administratif et financier et les chefs de projet basés sur le terrain, le/la coordinateur/trice des fonctions transversales sécurise la gestion financière des projets :

• Responsable de la planification, du pilotage et du suivi du budget des projets, dans le respect des obligations contractuelles et des règles d’Expertise France
• Consolide le suivi budgétaire et prévisionnel mensuel des projets, en lien avec les équipes programme
• Supervise la trésorerie et la comptabilité mensuelle, en lien avec le responsable administratif et financier national
• Responsable des exercices de clôture comptable et des références budgétaires agence, en lien avec le responsable administratif et financier national
• Responsable de la sécurité financière
• Responsable de l’élaboration des rapports financiers, conformes aux règles bailleurs.

Passation de marchés et logistique

• En lien étroit avec le département des affaires juridiques et le/la responsable achats et logistique qui en a la responsabilité : planification, pilotage et suivi de la mise en œuvre du plan de passation de marché des projets, en lien avec les chefs de projet
• Met en place, avec le responsable achats et logistique, le processus achat de la CAM (demandes d’achat, règles de passation, numérotation des contrats) et le communique aux différents services internes.
• Relecture des contrats, selon les seuils de validation Expertise France, en lien avec les chefferies de projet
• Supervise les activités logistiques du bureau et des projets
• Valide le suivi logistique mensuel des projets

Administration/RH

• Supervise la gestion administrative et des ressources humaines des projets, en lien avec le responsable administratif et financier national, le cabinet de portage salarial et la direction des affaires juridiques au siège
• Supervise la gestion du bureau (ex : baux de location), en lien avec le responsable logistique national
• Consolide le suivi administratif et RH mensuel des projets

Contrôle interne et audit externe

• Responsable de la mise en application du contrôle interne au sein du bureau (transmission des procédures, suivi de leur appropriation)
• Contribue à l’élaboration de nouvelles procédures pour le terrain
• Responsable de la planification, de la mise en œuvre et du suivi des audits des projets Mali, en lien avec le responsable administratif et financier national, et en lien avec le siège