INSO recrute un administrateur du bureau terrain, Mopti, Mali

 

 

Date de Clôture des Candidatures : 25 Décembre 2020

 

 

Contexte de l’organisation :

Fondée en 2011, International NGO Safety Organisation (INSO) est une Organisation Humanitaire de droit Internationale qui soutient la communauté humanitaire en créant des plates-formes de coordination de la sécurité dans des contextes précaires. INSO fournit aux ONG enregistrées une gamme de services gratuits, y compris le suivi des incidents en temps réel, les rapports analytiques, des données contextuelles précises et la cartographie liée à la sécurité, le soutien à la gestion des crises, les orientations du personnel et de la formation.

Les services INSO aident les ONG à gérer quotidiennement leurs responsabilités en matière de gestion des risques et à améliorer leur connaissance globale de la situation afin de soutenir les décisions d’accès humanitaire fondées sur des données probantes.

L’organisation est passée d’un démarrage innovant pour devenir une organisation humanitaire mondialement reconnu et un élément précieux du système de coordination de la sécurité humanitaire.

Aujourd’hui, INSO fournit un soutien quotidien à plus de 850 ONG dans douze des pays au monde et a acquis une solide réputation de performance, de principes et de professionnalisme.

Depuis Avril 2019, INSO est enregistrée aux Pays-Bas avec son siège global à La Haye, la ville internationale de la paix et de la justice.

 

La mission INSO Mali :

INSO Mali a démarré en 2013 et lancé ses services complets en 2014 au travers de ses bureaux de Bamako, Gao et Mopti et de ses antennes dans le centre et le nord du pays.

INSO fournit des services pour améliorer l’acheminement de l’aide humanitaire et préserver la sécurité du personnel employé par environ 150 ONG maliennes, nationales et internationales qui fournissent une aide humanitaire et d’urgence.

Nous recherchons une personne expérimentée pour rejoindre notre équipe en tant que Field Office Administrator « Administrateur de bureau terrain » basé à Mopti

Localisation : Mopti-Mali

Disponibilité : Immédiate

 

Principales Tâches :

  • Maintenir, effectuer, contrôler les livres de caisse et banque du bureau de Mopti et du grand livre ;
  • Archiver les pièces financières et contractuelles du bureau de Mopti ;
  • Aider le Responsable de Base dans l’administration et la gestion des Ressources Humaines du personnel national de la base ;
  • Assurer le respect des règles des bailleurs de fonds et d’INSO en matière d’achat de biens et d’équipements pour le bureau de Mopti ;
  • Maintenir à jour le fichier des actifs d’INSO pour le bureau ;
  • Gérer les réparations et maintenances des installations, équipements et véhicules d’INSO.

 

Taches spécifiques :

  • Veiller à ce que 100% des dépenses soient correctement inscrites dans les livres de caisse et banque en devise nationale sur une base quotidienne ;
  • S’assurer que la réconciliation de caisses soit complète à la fin de chaque semaine et que la balance des journaux de caisse corresponde au comptage physique de caisse en monnaie locale ;
  • Veiller à ce que 100% des entrées dans les livres de caisse et banque soient supportées par des factures valides, des demandes d’achats approuvées et des reçus.
  • Préparer les pièces comptables de Dori pour les livres de caisse et envoi à Bamako pour la clôture mensuel de rapportage ;
  • Avertir sans délai le Responsable de Base de toutes anomalies et irrégularités dans les livres de caisse et les comptages physiques ;
  • Aider le Responsable de Base à organiser de manière cohérente et accessible tous les documents vérifiables de ressources humaines (CV, contrats, feuilles de congés, avis disciplinaires …) ;
  • Préparer et payer les déclarations fiscales et sociales, lorsque celles-ci doivent être payées localement ;
  • Obtenir les autorisations appropriées pour les achats auprès des managers en fonction de leur limite d’autorisation ;
  • Obtenir les cotations appropriées des fournisseurs pour les achats de biens ou d’équipements conformément aux politiques et procédures ;
  • Organiser de façon cohérente l’archivage des documents de passation de marché et d’achat du bureau de Mopti ;
  • Soumettre sur une base hebdomadaire le suivi des achats au Responsable de Base ;
  • Prioriser et organiser ses déplacements au marché afin de s’assurer que les autres fonctions ne soient pas négligées ;
  • Démontrer ses talents de négociateur avec les fournisseurs en matière de prix, service de livraison, qualité, garantie, etc. ;
  • Maintenir à jour la liste des actifs du bureau de Mopti dans les formats standards appropriés ;
  • Assigner un numéro de référencement à chaque nouvel actif durable ;
  • Préparer les fiches d’allocation des actifs au personnel INSO Mopti ;
  • Mettre à jour la liste des actifs lorsque ces derniers sont achetés ou éliminés ;
  • Assurer l’inventaire physique des actifs du bureau et maisons de Mopti, sur une base régulière ;
  • Veiller au fonctionnement efficace des installations et équipements grâce à des contrôles réguliers ;
  • Tenir informer le Responsable de Base des contrôles effectués sur les installations et équipements, y compris les réparations et entretiens nécessaires ;
  • S’assurer que le personnel résidant dans les maisons d’INSO soient informés à l’avance des réparations et entretiens à venir ;
  • Assurer les contrôles périodiques requis pour les générateurs ;
  • Veiller à ce que la capacité des générateurs soit maintenue, non surchargée et prendre, si nécessaire, les mesures correctives ;
  • Vérifier que le personnel de maison nettoie correctement le bureau, prémisses et maisons, et fournir les instructions relatives aux mesures correctives ;
  • Maintenir à jour les fiches de stock de suivi des consommables du bureau et du Guest de Mopti ;
  • Veiller à ce que tous les mouvements de stocks soient supportés par une documentation requise ;
  • Veiller, sur une base hebdomadaire, à ce que le personnel de maison ait les produits de nettoyage et équipements requis ;
  • S’assurer de la disponibilité du stock pour le fonctionnement du bureau de Mopti ;
  • Contrôler sur une base hebdomadaire que les fiches de suivi de carburant soient remplies correctement et soumettre à la fin de chaque mois l’analyse de consommation de carburant du bureau au Responsable de Base et au bureau de coordination de Bamako pour examen ;
  • Veiller à la sécurité du stockage et l’utilisation efficace du carburant ;
  • Aider dans l’acquisition de biens et services pour les bureaux régionaux lorsque cela est nécessaire ;
  • Participer à la préparation de la salle de réunion lorsque cela est nécessaire.

 

Qualifications :

  • Avoir un bac+2/3 minimum en comptabilité, finance, contrôle de gestion, administration, logistique ou similaire avec 2 ans d’expérience ou plus dans une ONG Internationale de préférence ;
  • Connaissance avérée en matière de processus administratif et logistique ;
  • Excellente capacité écrite et orale de la langue française, la connaissance de l’anglais est un plus ;
  • Sens pratique, honnête et sérieux ;
  • Avoir de la rigueur, être disponibilité et dynamique ;
  • Avoir le sens de la réactivité et de prise d’initiatives ;
  • Avoir le sens de l’organisation et de gestion de temps ;
  • Volonté à s’investir dans son temps de travail ;
  • Maitrise du Pack Office (Word, Excel, Outlook…) ;
  • Capacité à travailler en autonomie ;
  • Connaissance des différents corps de métier indispensables au fonctionnement d’une base opérationnelle ;
  • Connaissance approfondie du Sahel et de l’ensemble de la zone du centre du Mali est un plus.

 

Termes et conditions :

Contrat à durée determiner de six (6) mois avec une date de démarrage souhaitée au 14 Janvier 2021. Package salarial compétitif, 2,5 jours de congé annuel par mois, assurance santé de 80% pour le samarié et ses ayants droit à la limite  de 5 enfants.

 

Politique de protection et recrutement :

INSO est pleinement engagé au recrutement, à la sélection et à la vérification en toute sécurité de nouveaux potentiels membres du personnel, administrateurs et bénévoles. Nous veillerons au respect strict de notre code de conduite et de notre politique de sauvegarde tout au long du processus de recrutement.

À ce titre, les pratiques de recrutement suivantes seront appliquées : 

  • Toute offre d’emploi sera conditionnée à la réception d’au moins deux références professionnelles satisfaisantes ;
  • INSO interrogera les candidats sur tout intervalle importants entre les différents postes ou des changements fréquents d’employeur et d’adresse ;
  • Toutes les qualifications essentielles et les accréditations professionnelles ainsi que les adhésions seront vérifiées ;
  • Le candidat retenu devra fournir une preuve d’identité valide (passeport, carte d’identité) ;
  • Tous les nouveaux employés recevront une orientation sur les codes et procédures INSO en termes de politique de protection (code de conduite, dénonciation, etc.) ;
  • Tous les nouveaux employés devront signer et respecter le code de conduite comme condition d’emploi.

 

Comment postuler :

Les candidat(e)s intéressé(e)s sont prié(e)s d’envoyer les éléments suivants  à [email protected] et de mentioner “ Mopti-Field Office Administrator MALI” dans la ligne d’objet de l’e-mail.

Les dossiers de candidature (Lettre de motivation, CV détaillé, Attestations et Certificats de travail, référence d’au moins 3 personnes).

NB : Il est à noter que les candidatures seront traitées spontanément après réception, seuls les candidats présélectionnés seront appelés.

Les candidatures féminines sont fortement encouragées.