IRC recrute un coordinateur des subventions et des partenariats, Bujumbura, Burundi

Requête nº : req12362

Intitulé de poste : Coordinateur des subventions et des partenariats

Secteur d’activité : Subventions

Type de contrat : Durée Déterminée

Taux d’occupation : Plein temps

Ouvert aux expatriés : Oui

Lieu de travail : Bujumbura, Burundi

Descriptif du poste :

IRC a ouvert ses bureaux au Burundi en 1996 et s’est d’abord concentré sur les interventions visant à sauver des vies et sur la fourniture d’une assistance immédiate aux réfugiés et aux personnes déplacées. IRC Burundi se concentre maintenant sur des interventions post-conflit pour appuyer la transition du pays vers une paix et une stabilité. .

IRC Burundi a mis en place un programme post-conflit vibrant qui comprend la prévention et la réponse à la violence basée sur le genre, la protection des enfants, la cohésion sociale, la protection et l’état de droit, la relance économique et le développement (ERD) ainsi que la santé environnementale. Les clients sont les populations vulnérables et marginalisées, y compris les réfugiés, les personnes déplacées, les rapatriés ainsi que les autres catégories vulnérables telles que les femmes, les enfants et les jeunes. IRC travaille avec le Gouvernement Burundais, les partenaires locaux et internationaux pour accroître la protection, l’autonomisation économique et la cohésion sociale de ces groupes. IRC a son bureau principal à Bujumbura, qui sert non seulement de siège mais aussi de base pour les programmes de Bujumbura Rural. Des bureaux de terrain sont implantés à Gitega, Muyinga et Ruyigi.

Le coordonateur des subventions et des partenariats est un poste clé qui soutient le programme national de IRC au Burundi afin d’atteindre une programmation et une prestation de services de haute qualité. Les principaux objectifs de ce poste sont : soutenir et coordonner la conception des programmes, l’élaboration des projets, la gestion des subventions (y compris les exigences de conformité et les rapports), la communication interne et externe ainsi que les processus et procédures de partenariat.

Le portfolio actuel de IRC Burundi est composé de 9 subventions et contrats provenant de divers donateurs privés, bilatéraux et multilatéraux. L’Unité des subventions et des partenariats, composée du coordinateur des subventions et des partenariats, de 2 managers et de 2 officiers est chargée d’assurer le bon déroulement des activités, la gestion des subventions et des contrats, la gestion des subventions et des partenariats ainsi que la communication avec les donateurs. Le coordinateur des subventions et des partenariats dirige l’équipe et coordonne plus particulièrement l’élaboration de nouveaux projets conformément au plan d’action stratégique (PAS) du programme national. Cela comprend l’évaluation des possibilités de financement (proactives et réactives), l’analyse de la capacité organisationnelle à prendre en charge des projets ainsi que le pilotage du processus global d’élaboration des projets.

Le coordonateur des subventions et des partenariats va superviser directement et/ou techniquement l’équipe des subventions et des partenariats. Il/elle va travailler en étroite collaboration avec les coordonateurs techniques du programme, le personnel de S&E et les coordonateurs de terrain, ainsi qu’avec les unités d’appui dans le pays et les collègues régionaux et ceux du Siège (y compris les conseillers techniques, l’équipe régionale d’appui au programme ainsi que le conseiller principal pour l’élaboration des projets) dans l’exercice de leurs fonctions. Ce poste relève du directeur adjoint en charge des programmes et sera basé à Bujumbura, avec des déplacements réguliers vers les bureaux de terrain.

Responsabilités clés :

Développement des affaires :

Rechercher et conserver des informations sur les stratégies des donateurs et les possibilités de financement au niveau national, en collaboration avec les coordonateurs des programmes ;
Diriger l’élaboration des projets à soumettre aux donateurs en coordination avec les responsables des secteurs et les équipes des finances et des opérations ; contribuer à l’élaboration/la gestion du budget en coordination avec les Finances par le biais d’une analyse du budget afin de s’assurer que le budget est conforme à l’intervention proposée et que des coûts corrects sont inclus ;
Aider le DDP à aligner les nouveaux projets au Plan d’Action stratégique (PAS) du pays.

Gestion des subventions :

Analyser et donner des conseils sur tous les accords de partenariat (y compris le cadre logique, le budget, les dépenses ainsi que le plan de travail) ; s’assurer que les accords de partenariat sont analysés par New York/Londres et formuler des recommandations et des préoccupations à l’équipe de direction et à l’ équipe d’appui ;
Veiller à ce que les subventions soient utilisées conformément au règlements de IRC et des donateurs concernés, notamment en tenant à jour les dossiers de subvention et en organisant des réunions régulières au cours du cycle du programme ; coordonner les modifications de tout accord ou projet (c’est-à-dire les extensions, les changements d’indicateurs, les réajustements budgétaires), le cas échéant ;
Appuyer les équipes de programme dans les réajustements budgétaires au niveau des formats internes et ceux des donateurs ;
Présider les réunions de cloture du cycle du projet (PCM) et soutenir le programme national dans le maintien de normes adéquates et des systèmes pertinents pour une meilleure coordination entre les différentes unités et une prestation améliorée des services ;
Gérer tous les délais de soumission des rapports, élaborer des calendriers pour l’élaboration des rapports et coordonner la compilation et l’analyse des rapports ;
Coordonner avec les bailleurs de fonds la gestion des subventions, l’avancement des projets, le suivi et l’évaluation ;
Servir de point focal pour les communications avec les services chargés des subventions au siège à New York et à Londres, notamment en tenant à jour les soumissions dans le système de suivi de gestion des opportunités en ligne de IRC ;
Gérer l’archivage de tous les dossiers de subvention et la mémoire organisationnelle des subventions et programmes.

Partenariats :

Superviser la mise en œuvre de la stratégie de partenariat de IRC Burundi, y compris le suivi des recommandations d’une récente évaluation externe de l’Unité d’Appui au Partenariat ;
Soutenir le personnel du programme dans l’évaluation des opportunités de partenariat et s’assurer que les partenariats reflètent les objectifs stratégiques de IRC Burundi et le contexte local ;
Veiller à ce que les processus et procédures administratives liés aux partenariats et aux subventions soient standardisés et mis en œuvre de manière cohérente tout au long du programme, y compris les contrôles de conformité préalables à l’attribution, aux accords, aux paiements, aux rapports et au renforcement des capacités des partenaires ;
Organiser et faciliter les réunions de partenariat avec l’équipe de direction du programme ; soutenir et guider le personnel du programme dans les modifications des partenaires, les réajustements et les défis généraux dans la mise en œuvre des projets, si nécessaire.

Visibilité et communications :

Coordonner l’élaboration d’une stratégie de communication et de visibilité ; superviser la préparation des documents tels que les brochures et les bulletins d’information .
Aider à organiser les visites des programmes nationaux par les officiels du Gouvernement, les représentants des donateurs et d’autres visiteurs spéciaux en collaborant avec les hauts responsables, en préparant des documents d’information et en assurant la visibilité après la visite.
Superviser l’élaboration et la rédaction du rapport annuel, et veiller à son achèvement et à sa diffusion.
Assurer la visibilité interne de IRC par rapport aux programmes et aux événements clés (ex. les nouvelles de IRC, site web, médias sociaux des sites, etc.)

Ressources Humaines :

Participer au recrutement, à la formation et au mentorat du personnel de communication et de développement ;
Veiller à une évaluation régulière des performances du personnel et à un feed-back continu ;
Renforcer les capacités du personnel chargé des subventions et de la programmation en ce qui concerne les principes, les outils et les approches clé en matière de gestion des projets et veiller à ce que ces nouvelles compétences soient utilisées sur le lieu de travail ;
Promouvoir un travail d’équipe constructif et collégial entre le personnel de programmation et le personnel d’appui collegial.

Profil :

Diplôme universitaire dans le domaine des affaires internationales ou dans un domaine connexe ; Diplôme de maîtrise de préférence ;
Connaissance des principales réglementations et priorités des donateurs, notamment HCR, l’Unicef, la Commission Européenne du PNUD, ECHO et d’autres donateurs européens.
Compétences élevées dans le domaine de la rédaction et de la révision. Au moins trois ans d’expérience préalable dans la préparation des rapports et projets des donateurs pour le USG, le HCR et les donateurs européens, avec une expérience dans la soumission des projets dans le cadre d’un consortium (en tant qu’agence ou sous-agence principale) ;
Compétences avérées dans l’utilisation de Excel et des budgets : conception, compilation, réajustement des donateurs et du budget interne ;
Sens du détail, organisation et capacité à gérer des demandes urgentes et des priorités concurrentes ;
Expérience avérée en matière de relations avec les donateurs ;
Compétences avérées en matière de supervision ;
Bon communicateur doté de solides compétences en matière d’organisation, de gestion du temps et d’analyse ; souci du détail ;
Travaille bien et favorise le travail d’équipe dans un environnement multiculturel, flexible et capable de bien gérer le stress ;
La maîtrise du français et de l’anglais, parlés et écrits, est essentielle ;
Les candidatures féminines & les nationaux qualifiés ayant le profil et l’expérience requis sont encouragés à poser leur candidature.

Environnement de travail : Le poste est basé dans la capitale, Bujumbura. La situation sécuritaire au Burundi est généralement calme.

Normes de conduite professionnelle : IRC et ses employés doivent adhérer aux valeurs et aux principes énoncés dans IRC Way – Normes de conduite professionnelle. Ces valeurs sont l’intégrité, le service, la redevabilité et l’égalité. En accord avec ces valeurs, IRC opère et applique des politiques sur la protection des bénéficiaires contre l’exploitation et les abus, la protection des enfants, la lutte contre le harcèlement sur le lieu de travail, l’intégrité fiscale ainsi que la lutte contre les représailles.

Diversité, Inclusion et Egalite Genre :

IRC reconnaît et honore la valeur fondamentale et la dignité de tous les individus. Nous sommes un employeur offrant l’égalité des chances et considérons tous les candidats sur la base du mérite sans égard à la race, le sexe, la couleur, l’origine nationale, la religion, l’orientation sexuelle, l’identité de genre, l’âge, l’état matrimonial, le statut d’ancien combattant ou le handicap. IRC s’est également engagé à réduire l’écart entre les sexes dans les postes de direction. Nous offrons des avantages qui offrent un environnement propice aux femmes pour participer à notre main-d’œuvre, y compris un congé parental, des protocoles de sécurité sensibles au genre et d’autres avantages de soutien.

Egalité des chances pour les employeurs : IRC est un employeur soucieux de l’égalité des chances. IRC évalue tous les candidats sur la base du mérite, sans tenir compte de la race, du genre, de la couleur, de la nationalité, de la religion, de l’orientation sexuelle, de l’âge, de l’état civil, du statut d’ancien combattant, du handicap ou de toute autre caractéristique protégée par le droit applicable.

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