La Banque Africaine de Développement recrute un chargé en chef des services généraux et des achats institutionnels, CHGS0, Kenya

Titre du poste : Chargé en chef des services généraux et des achats institutionnels, CHGS0

Grade : PL3

Poste N° : 50065410

Référence : ADB/21/028

Date de clôture : 20-mar-2021

Lieu d’affectation : Kenya

Objectifs :

Créée en 1964, la Banque africaine de développement (BAD) est la première institution panafricaine de développement. Elle a pour mission de promouvoir la croissance économique et le progrès social dans l’ensemble du continent. La Banque compte 81 pays membres, dont 54 pays africains (les pays membres régionaux). Le programme de développement de la Banque vise à fournir l’appui financier et technique aux projets porteurs de transformation qui permettront de réduire sensiblement la pauvreté grâce à une croissance économique inclusive et durable en Afrique. Pour davantage se concentrer sur les objectifs de la Stratégie décennale (2013‑2022) et réaliser un plus grand impact sur le développement, cinq grands domaines dans lesquels les interventions devront s’intensifier pour l’Afrique ont été identifiés, à savoir : l’énergie, l’agro-industrie, l’industrialisation, l’intégration et l’amélioration de la qualité de vie des populations africaines.

Le complexe :

La Vice-présidence chargée des services institutionnels et des ressources humaines (CHVP) assure la fourniture de services efficaces, centrés sur les personnes et répondant aux besoins des clients, afin de garantir une efficacité institutionnelle globale dans tous les aspects des services institutionnels de la Banque. Le Complexe pilote les efforts visant à assurer la compétitivité de la Banque en tant qu’employeur de choix. Il est chargé d’assurer le leadership en matière de formulation et de mise en œuvre des stratégies de la Banque relatives à la gestion des personnes, aux technologies de l’information, aux services généraux et achats institutionnels, aux services linguistiques, à la continuité des activités, ainsi qu’à la santé et à la sécurité.

Le département/division qui recrute :

Le Département des services généraux et des achats (CHGS) a pour rôle principal de gérer les actifs de la Banque, de superviser l’ensemble des activités d’acquisition institutionnelle des biens, des services, des travaux et biens immobiliers, de coordonner tous les voyages et le transport du personnel et des biens de la Banque, les services de restauration et autres dispositions logistiques ainsi que les services de courrier, et de tenir le personnel informé des services offerts. À cette fin, le Département des services généraux et des achats élabore et applique les règles en matière d’acquisition, de stockage et d’entretien du mobilier, du matériel et des fournitures de bureau. Le Département conçoit, prépare et met en œuvre les programmes de construction ou d’acquisition et d’entretien des bâtiments et des locaux ; il élabore les politiques administratives et veille à leur application adéquate et efficace au sein de la Banque dans des domaines comme les communications, le transport, les voyages, la sécurité, la protection et la sûreté des personnes et des biens et de la Banque ; il effectue également des tâches connexes. Le Département est responsable de la gestion des immobilisations de la Banque (estimées à plus de 100 000 000 d’UC). Le Département des services généraux et des achats comprend trois (3) divisions supervisées par le Directeur des services généraux et des achats, à savoir : i) la Division exploitation et entretien (CHGS.1) ; ii) la Division des achats institutionnels (CHGS.2) ; et iii) la Division des services d’appui (CHGS.3).

Le poste :

Le titulaire du poste aura pour mission de diriger, planifier, gérer et assurer l’exécution des services de gestion des installations, des services d’achats, des voyages et des services d’appui dans la région, en respectant les délais, et d’approuver les opérations d’achat conformément à la délégation d’autorité. Le titulaire du poste travaillera sous la supervision directe du directeur général et obtiendra l’appui fonctionnel et les conseils de l’équipe de direction de CHGS sur les politiques et les stratégies de la Banque régissant la gestion des installations, l’immobilier, ainsi que les services d’achat et d’appui. Le pays dans lequel les activités se déroulent se situe en Afrique de l’Est, dans le cadre du Bureau régional de la Banque et les pays relevant de ce bureau.

Fonctions et responsabilités :

Sous la supervision du Directeur général de la Direction générale régionale et le Directeur des Services Généraux et Achats le Chargé en chef des services généraux et des achats institutionnels devra assumer les fonctions suivantes :

Servir de personne de liaison pour le compte de CHGS en ce qui concerne les questions transversales au niveau régional. Planifier, organiser, coordonner et superviser les activités liées aux services généraux et aux achats dans les bureaux régionaux et les bureaux pays ;
Préparer les programmes de travail, y compris la détermination des ressources et du budget nécessaires à la planification budgétaire annuelle pour l’acquisition de biens et de services sous la responsabilité de CHGS pour la région. Superviser la mise en œuvre du programme de travail, y compris le suivi des contrats tel que requis par la Banque ; faire rapport sur l’utilisation du budget et sur l’état d’avancement de la mise en œuvre du programme ;
Diriger la préparation des plans d’achats annuels et à long terme dans la perspective de la région et superviser leur mise en œuvre. Conduire la gestion des achats et des passations de marché, en décidant des cas d’achat complexes jusqu’à 150 000 UC, préparer les opérations d’achat jusqu’à 300 000 UC à soumettre à l’approbation du directeur général et au-delà de ce seuil, soumettre les cas d’achats complexes à l’approbation de la direction de CHGS ou au Comité chargé des achats, conformément à la délégation d’autorité. Cette fonction inclut la préparation des rapports, l’identification des faiblesses et la proposition des améliorations requises par la Banque au niveau des services généraux, des achats et des passations de marché institutionnels ainsi qu’au niveau de la qualité des services ;
Jouer le rôle de chef de file dans la gestion des installations, telles que les bâtiments, l’équipement, les groupes électrogènes, les UPS et les caméras de sécurité CCTV, veiller à l’esthétique, à la fonctionnalité appropriée et au caractère opérationnel de l’infrastructure des services et de communication et signaler à la direction de CHGS les changements éventuels nécessaires sur les installations. Le titulaire devra, dans le cadre de cette fonction, jouer le rôle de leader dans la gestion du fonctionnement, de l’entretien et de la mise à niveau des bureaux dans la région ; établir et mettre en œuvre tous les programmes qui garantissent le bon fonctionnement et l’entretien des installations, y compris les programmes de surveillance et assurer la gestion des contrats conclus à cet effet avec les fournisseurs et prestataires de services ;
Coordonner la gestion des actifs (acquisitions, biens tenus dans l’inventaire pour aliénation) au niveau de la région. Analyser l’utilisation et l’allocation des quantités appropriées du mobilier et de l’équipement de bureau et faire toute suggestion qui pourrait avoir un impact sur la politique de gestion des actifs ;
Assurer le leadership dans la gestion des activités liées aux voyages, aux missions, au transport et à la logistique au niveau du bureau régional pour s’assurer que les demandes de voyage sont traitées conformément à la politique en vigueur en matière de voyages. Superviser les activités et évaluer la performance de toute agence de voyages sélectionnée afin de s’assurer que les prestataires de services respectent les termes de référence du contrat ;
Diriger les efforts visant à s’assurer de la disponibilité de contrats-cadres avec des tarifs négociés pour les hôtels, l’accueil et le transport pour le personnel en mission, ainsi que pour les sites devant héberger les programmes de continuité d’activités dans le cadre du BCP (Plan de continuité des activités), les bureaux régionaux et les bureaux pays ;
Superviser l’utilisation des véhicules officiels dans les bureaux régionaux et les bureaux pays et s’assurer qu’ils sont utilisés conformément à la politique et au manuel régissant les transports terrestres, et que les rapports y afférents sont préparés et envoyés chaque mois ;
Assurer le leadership et l’orientation technique, en matière de services généraux et achats institutionnels, auprès des autres professionnels et auprès du personnel d’appui dans les bureaux régionaux et les bureaux pays ;
Prodiguer des conseils sur les questions d’achat dans le cadre des délégations d’autorité telles que modifiées de temps à autre. Prodiguer des conseils d’expert interne à l’ensemble des bureaux régionaux et des bureaux pays de la Banque relevant de sa compétence ;
Recommander les changements de politique à la direction de CHGS pour les achats institutionnels de biens, services et travaux par la Banque et aider à la préparation des documents de demande des instruments stratégiques (directives, manuels, dossiers d’appel d’offres standard, directives d’achats et instructions présidentielles) ;
Résoudre les problèmes d’achat complexes comme les litiges impliquant des montants élevés, l’interprétation des règles et directives pour les situations non prévues dans les manuels existants, ou l’approbation des termes de référence pour les spécifications complexes, etc. ;
Fixer les priorités pour le personnel en ce qui concerne les services généraux institutionnels et les achats institutionnels de biens, de services et de travaux, à partir du programme de travail global du département ;
Conduire l’évaluation des services généraux institutionnels et de l’efficacité du processus d’achat interne et proposer à la direction toute revue nécessaire et actualiser les directives des procédures régissant le processus interne d’achat de travaux et de services à partir du budget des immobilisations et des services administratifs de la Banque et proposer des changements au niveau des politiques ;
Diriger ou participer aux négociations et aux travaux préparatoires requis pour l’approbation des contrats. Diriger l’étude du marché local et international, les achats à haut risque, complexes ou importants ;
Intervenir à titre d’expert dans la résolution des litiges relatifs aux contrats de la Banque avant qu’ils ne soient transférés à d’autres autorités compétentes conformément à la politique de passation de marchés de la Banque ;
Diffuser les informations sur les directives en vigueur et les opportunités d’achat offertes par la Banque aux milieux d’affaires locaux et internationaux ;
Piloter l’évaluation des systèmes d’achats informatiques existants et proposer des améliorations en vue d’obtenir les meilleures pratiques et d’introduire les nouvelles technologies.
Analyser et tirer les conclusions et les enseignements concernant la performance des fournisseurs, afin d’aider la direction de la Banque à formuler les directives requises pour le recrutement et l’utilisation future de fournisseurs. Diriger l’évaluation des contrats, la satisfaction des deux parties, remédier aux lacunes relevées dans le contrat et s’assurer que ce dernier est bien liquidé à son terme ;
Rédiger une note détaillée pour le rapport annuel soumis à la Direction, à la Direction générale régionale, à CHGS et au Conseil d’administration. Fournir et contribuer à la préparation des notes d’information et de communications sur les questions relatives aux activités de CHGS et fournir périodiquement des statistiques, etc. à la Direction, à la Direction générale régionale, à CHGS ou au Conseil d’administration ;
Assurer le leadership dans la réponse aux questions d’audit relatives à CHGS et conduire la mise en œuvre des recommandations d’audit concernant les processus spécifiques des bureaux régionaux et des bureaux pays ;
Former et encadrer les responsables/assistants administratifs et financiers, les chargés des achats locaux en ce qui concerne les activités de CHGS ;
Concevoir, préparer et fournir du matériel de formation sur les achats institutionnels pour le personnel de la Banque dans les bureaux régionaux et les bureaux pays, en coordination avec l’équipe managériale de CHGS. Concevoir, élaborer et fournir des programmes de formation et d’information à la communauté des vendeurs et des fournisseurs dans la région.

Critères de sélection :

Être titulaire au moins d’un Master en administration, en commerce, en économie, en droit, en gestion des chaînes d’achat et d’approvisionnement, en ingénierie et en gestion des installations (toute combinaison de qualifications sera un atout) ;
Justifier d’au moins sept (7) années d’expérience professionnelle en rapport avec les fonctions assignées ;
Une qualification en gestion des achats ou des chaînes d’approvisionnement, une formation spécialisée en gestion de la chaîne des achats ou d’approvisionnement assortie d’une expertise technique (p. ex. ingénierie) seraient souhaitables ;
Justifier d’une expérience de travail avec des acteurs du secteur privé serait un atout ;
Être capable d’assurer un leadership stratégique dans la gestion de grands projets de services et des achats institutionnels, la gestion des actifs et des installations et d’autres questions liées aux services d’appui ;
Gestion stratégique des achats et des contrats : Pouvoir établir des plans d’achat à long terme pour l’achat de produits de base qui tiennent compte des tendances du marché régional et mondial ;
Être capable de superviser à moindre coût des projets de services institutionnels, tout en garantissant la qualité, la gestion des risques et le respect des délais ;
Professionnalisme : Être capable de produire un travail de qualité, de réfléchir soigneusement aux effets possibles de ses mots, de ses actions, de son apparence et de son mode de comportement sur les autres ;
Responsabilité : Établir la responsabilité, veiller au respect des délais et fixer des objectifs fondamentaux pour les fonctions liées aux services généraux et achats institutionnels dans les régions et les pays affiliés ;
Gestion des projets de passation de marchés : Être capable de diriger le processus de passation de marchés en concevant, planifiant, gérant et mettant en œuvre diverses activités jusqu’à la conclusion heureuse des projets ;
Compétences en matière de négociation : Être capable de mener des discussions et d’étudier et influencer les positions et les alternatives en vue d’atteindre des résultats qui seront acceptés par toutes les parties et répondront aux objectifs d’achat stratégiques prévus ;
Capacités d’analyse : Avoir la capacité de visualiser, d’articuler et de résoudre des problèmes complexes, de formuler des concepts et de prendre des décisions judicieuses sur la base de l’ensemble des informations disponibles, ce qui est particulièrement important dans la sélection des fournisseurs ;
Aptitude à la technologie : Être capable d’utiliser les outils technologiques disponibles ;
Orientation-résultats : Être capable d’atteindre et même de dépasser les cibles sur la base de normes d’excellence internes et externes ;
Intégrité et éthique : Faire preuve d’intégrité et de confidentialité en tout temps, en observant les normes les plus élevées d’éthique, d’honnêteté et de responsabilité ;
Pouvoir coordonner et promouvoir un comportement axé sur le client à l’échelle de toute l’équipe ;
Être capable de communiquer efficacement (à l’écrit et à l’oral) en anglais ou en français, de préférence avec une bonne connaissance pratique de l’autre langue ;
Savoir utiliser les applications courantes de la suite Microsoft Office ; la connaissance de SAP serait un avantage.

Ce poste bénéficie du statut international et ouvre droit aux conditions d’emploi y afférentes

Si vous rencontrez des difficultés techniques lors de l’enregistrement de votre candidature, veuillez envoyer un courriel avec une description précise du problème et/ou en envoyant une capture écran indiquant le problème à : HR Direct [email protected]

Pour postuler à ce poste, vous devez être ressortissants d’un des pays membres de la BAD.

Seul(e)s les candidat(e)s qui auront satisfait à toutes les exigences du poste et qui auront été retenu(e)s pour les entretiens seront contacté(e)s. Seuls les dossiers de candidature enregistrés en ligne avec un curriculum vitae (CV) complet et copies des diplômes requis joints seront examinés. Le Président de la BAD se réserve le droit de nommer un candidat à un grade inférieur à celui du poste annoncé. La Banque africaine de développement est un employeur garantissant l’égalité des chances et les candidatures féminines sont vivement encouragées.

Le Groupe de la Banque africaine de développement (BAD) ne perçoit aucun frais ou contribution de quelque nature que ce soit des candidats tout au long de son processus de recrutement (dépôt ou traitement de la candidature, entretien d’embauche, etc.). En outre, le Groupe de la Banque ne demande aucune information relative aux comptes bancaires des candidats. Le Groupe de la Banque africaine de développement décline toute responsabilité de publications frauduleuses d’offres d’emploi en son nom ou, de manière générale, d’utilisation frauduleuse de son nom de quelque manière que ce soit.

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