L’IRC recrute un(e) coordonnateur(trice) Grant, N’Djaména, Tchad

 

Requête nº : req13849

Intitulé de poste : Coordonnateur/trice Grant

Secteur d’activité : Subventions

Type de contrat : Durée Déterminée

Taux d’occupation : Plein temps

Ouvert aux expatriés : Oui

Lieu de travail : N’Djamena, Chad

Descriptif du poste :

L’IRC a commencé ses opérations au Tchad en 2004 pour répondre à la crise humanitaire causée par l’afflux de réfugiés du Darfour vers l’est du Tchad, avec une intervention dans le camp de réfugiés d’Ouré Cassoni. L’assistance aux réfugiés soudanais s’est maintenant étendue à la gestion de dix camps dans l’Est et d’un camp dans l’Ouest avec l’assistance aux réfugiés et aux communautés locales en matière de santé, nutrition et eau, hygiène et assainissement.

En 2012, pour répondre à la sécheresse et à l’insécurité alimentaire, l’IRC a étendu sa couverture géographique dans la région du Guéra. L’IRC travaille actuellement dans trois districts de santé, Mongo, Mangalmé et Melfi, et fournit des services de prévention et de traitement de la malnutrition à la population locale.

En mai 2016, IRC a ouvert un bureau dans la région du Lac pour répondre à la crise de Boko Haram L’ IRC met en œuvre des projets d’assistance en matière de santé, de nutrition ainsi que la protection et la réponse aux Violences Basées sur le Genre. L’IRC Tchad s’engage dans son plan d’action stratégique 2015-2020 à continuer à fournir des services humanitaires essentiels en santé, nutrition et protection / VBG, tout en améliorant le bien-être économique et en renforçant la résilience des bénéficiaires, en particulier des femmes et des filles. L’IRC Tchad continuera à travailler avec et à soutenir étroitement les acteurs étatiques / ministères de tutelle des domaines clés afin que les actions de l’IRC s’intègrent dans les politiques nationales pour assurer une meilleure appropriation des actions entreprises.

Cadre du travail :

Le/la Coordinateur/trice des Subventions, en collaboration avec la Directrice Adjointe des Programmes (DDP), donnera une direction stratégique et opérationnelle, dirigera les efforts de mobilisation des ressources pour atteindre les objectifs annuels de croissance et appuiera la diversification des revenus en provenance des donateurs institutionnels et des sources de financements non traditionnels pour atteindre les objectifs stratégiques de l’IRC au Tchad. Il/elle exercera ses activités en tant que membre de l’équipe senior élargie de gestion (Extended Senior Leadership Management Team, E-SLMT) fournissant un soutien direct aux opportunités de croissance stratégique et contribuant à renforcer les le respect de la conformité aux systèmes, processus, relations des subventions et des capacités du personnel.

Avec le Responsable de subventions (Grants Manager), il/elle agit comme point focal pour le développement de propositions, la rédaction des rapports aux bailleurs de fonds et les efforts de renforcement des capacités de gestion de l’information et des subventions au sein du portefeuille. Elle supervise également la Chargée de Communication et Plaidoyer pour l’ensemble des efforts dans le domaine de visibilité externe et interne d’IRC Tchad. Avec la Responsable de subvention, elle est en charge des partenariats stratégiques d’IRC Tchad. Relevant du Directeur Adjoint des Programmes, le gestionnaire des subventions apporte un soutien essentiel en matière de suivi programmatique et budgétaire, de respect des règles et règlementation internes de l’IRC et des bailleurs de fonds et assume d’autres fonctions clés, selon les besoins

Principales responsabilités :

Le/ La Coordinateur/trice des subventions maintiendra un positionnement compétitif pour la continuité des bailleurs de fonds institutionnels de l’IRC Tchad, en mettant l’accent sur des mécanismes de financement compétitifs. Il / elle définira, surveillera et mettra à jour l’état des financements et s’assurera que l’IRC soit le mieux placé pour poursuivre les opportunités pertinentes. Il/elle produira avec les coordinateurs de programmes des rapports de haute qualité pour le financement des bailleurs et d’assurer une analyse et une supervision pour assurer le respect des exigences spécifiques des subventions. Ce poste fournira également une assistance spécialisée dans d’autres dimensions du cycle de gestion des subventions, partenariat et communication :

  • Fournir des conseils et un leadership à l’équipe de gestion élargie pour la planification de la croissance stratégique ;
  • Servir de ressource pour le personnel dont les programmes sont subventionnés pour les questions de conformité fiscale et programmatique  ;
  • Préparer et / ou réviser les informations et les rapports pour les parties prenantes internes et externes ;
  • Tirer parti de la position concurrentielle d’IRC et des résultats du programme pour attirer de nouveaux fonds ;
  • Collaborer avec des équipes fonctionnelles pour identifier et saisir les opportunités de financement ;
  • Incorporer les meilleures pratiques dans les processus et les propositions liés à la croissance du programme ;
  • Établir des relations avec les bailleurs actuels et potentiels ;
  • Développer / gérer des alliances stratégiques et / ou des coalitions avec d’autres organisations/Gestion des sous-subventions   ;
  • Surveiller les tendances des bailleurs, y compris les entreprises et autres sources non traditionnelles ;
  • Planification et élaboration des notes conceptuelles  ;
  • Gestion des subventions et leur conformité ;
  • Documentation des résultats, rapports, papiers de plaidoyer  ;
  • Assurer la supervision de la communication.

Responsabilités spécifiques :

Prépositionnement :

  • Soutenir des processus efficaces de communication interne et de gestion de l’information pour assurer l’accès et l’utilisation de l’information sur le développement des affaires par les intervenants pertinents au sein de l’organisation, y compris le maintien d’une matrice d’occasions à jour ;
  • Diriger le suivi et l’analyse du portefeuille d’opportunités du programme de pays, y compris les tendances du portefeuille, les soumissions de propositions et le rendement, ainsi que les projections de croissance ;
  • Soutenir le personnel clé pour développer et maintenir des relations clés avec les bailleurs, les organisations collaboratrices et les acteurs du secteur privé en vue de l’identification d’opportunités, la création de valeur partagée, la formation d’alliances stratégiques et le positionnement global d’IRC.

Planifier et coordonner l’élaboration des propositions et notes conceptuelles :

  • Apporter des compétences et capacités en matière de développement stratégique pour guider et/ou superviser les équipes dans l’analyse des opportunités, la planification, la rédaction et révision de propositions et dans « l’analyse après action » ;
  • Assister ou superviser l’élaboration des propositions, y compris assurer le déplacement vers des sites sur le terrain pour travailler directement avec le personnel du programme sur l’élaboration des propositions, si nécessaire ;
  • Rédiger des propositions et autres documents de subvention de haute qualité, en tant qu’auteur principal et en collaboration avec les coordonnateurs techniques, les gestionnaires de programme et les conseillers techniques, en s’assurant que les priorités du plan d’action stratégique (PAS) et la budgétisation du suivi évaluation sont bien prises en compte dans les propositions et des projets  ;
  • Produire une revue interne des propositions à la fois sur les aspects techniques et budgétaires préparées par d’autres membres du personnel, en examinant la clarté, la réactivité, la présentation et la conformité, en coordination avec les équipes du programme et des opérations ;
  • Gérer le processus d’approbation des propositions par le biais de la plateforme de gestion des subventions en ligne d’IRC -OTIS, et coordonner les révisions de la proposition en fonction des commentaires du siège.

 Gestion des subventions et conformité : 

  • Développer et modifier les politiques / procédures / systèmes conformément à la réglementation des donateurs et aux besoins et objectifs organisationnels ;
  • Développer et maintenir des outils de gestion des subventions, tels que des outils de suivi de financement, des calendriers de rapports, des modèles et des documents de lignes directrices sur la conformité ; et s’assurer que l’équipe est au courant de ces délais ;
  • Organiser les réunions d’ouverture, de suivi et de clôture des subventions ;
  • Appuyer la production des rapports aux bailleurs et s’assurer qu’ils soient de haute qualité et soumis à temps ;
  • Appuyer les équipes du programme et des opérations dans la préparation et le suivi des réunions sur les subventions et diriger ces réunions à Ndjamena ou sur le terrain ;
  • Aider à la préparation des visites de suivi externes, des examens et des audits, et des évaluations intersites et participer si nécessaire ;
  • Renforcer la capacité de gestion des subventions du personnel de terrain en facilitant la formation et en fournissant un soutien de suivi individuel, dans la rédaction de rapports, le développement de propositions et d’autres sujets ;
  • Avec le soutien du personnel de l’IRC affecté aux subventions du Siège, adresser les questions de conformité des bailleurs de fonds du programme IRC Tchad et du personnel des finances pour assurer le respect de la réglementation des bailleurs de fonds ;
  • Maintenir des fichiers durs et souples sur le portefeuille de subventions IRC Tchad ;
  • Aider l’équipe du Programme et des Opérations à préparer, réviser et modifier les protocoles d’accord et les contrats de conventions de subvention, selon les besoins du Programme pays de l’IRC au Tchad ;
  • Établir et tenir à jour des fichiers électroniques et papier pour chaque projet financé par une subvention à des fins de suivi et de production de rapports ;
  • Effectuer des examens de conformité systématiques des programmes de subventions.

Gestion des sous-subventions :

  • Travailler avec la directrice adjointe aux programmes, les coordinateurs techniques et les collègues régionaux pour identifier les partenaires internationaux et négocier le rôle de l’IRC dans les consortiums, assurant une position concurrentielle pour l’IRC Tchad qui adhère aux principes de partenariat et à l’orientation stratégique de l’organisation ;
  • Assurer une gestion de qualité des sous-subventions conformément au système de gestion des partenaires (PEERs) de l’IRC, y compris leur démarrage, suivi, mise en œuvre, gestion et reddition de comptes ;
  • Suivre les produits livrables des sous-bénéficiaires et s’assurer que les rapports contractuels des partenaires sont examinés et que les commentaires sont fournis ;
  • Traiter les sous-subventions en temps opportun en veillant à ce que les unités pertinentes de l’IRC fournissent leurs contributions et approuvent la modification ;
  • Organiser les réunions ouverture, de suivi et de clôture des sous-subventions avec les partenaires et les unités de l’IRC concernées afin de s’assurer que la mise en œuvre du programme des partenaires est conforme au plan de travail et au cadre logique approuvés par le bailleur ;
  • Fournir des conseils pour l’interprétation et l’exécution des règlements applicables et des conditions et modalités d’attribution des sous-subventions.

Documentation des résultats, rapportage et communication :

  • Travailler avec la responsable de communication et plaidoyer ainsi que la DDP/Coordinateurs de programmes pour tirer parti des résultats programmatiques et opérationnels de l’IRC à des fins de marketing, de positionnement et de collecte de fonds directs, y compris le maintien et la diffusion des données sur les performances passées, la capacité organisationnelle, les publications et les visites des bailleurs ;
  • Participer aux examens et aux évaluations trimestriels des programmes afin d’assurer une documentation systématique des pratiques exemplaires et des leçons tirées du programme par le personnel, maintenir un système centralisé auquel tout le personnel a accès et le diffuser, au besoin ;
  • Conceptualiser et superviser la production de matériel de marketing/communicaiton approprié pour le portefeuille d’IRC Tchad en collaboration avec le personnel du programme et des opérations. Cela comprendra le rapport annuel et d’autres parties intéressées, des fiches d’information sur les projets et les pays, des brochures sectorielles et / ou géographiques, des documents de performance antérieurs, etc. ;
  • En collaboration avec les équipes des programmes et des opérations, établir des systèmes efficaces pour informer les donateurs en temps opportun, aider les autres membres du personnel à comprendre les exigences des bailleurs de fonds et veiller à ce que les rapports soient dans le bon format et modifier les sections selon les besoins.

Profil :

  • Licence dans un domaine pertinent et expérience dans la gouvernance à but non lucratif, l’administration, la gestion des subventions, y compris la mobilisation de ressources et la conformité ;
  • 5 ans d’expérience dans un rôle de gestion des subventions, de préférence avec une ONG ;
  • Expérience préalable en matière de gestion de subventions et familiarité avec les règlements, procédures et exigences des donateurs des Nations Unies (USAID / OFDA, BPRM), européens (DFID, ECHO, SIDA) et des Nations Unies (HCR, FNUAP, UNICEF, CHF) ;
  • Expérience avérée de la coordination des propositions de financement et des rapports d’étape des donateurs institutionnels et privés ;
  • Capacité à gérer efficacement les priorités concurrentes ;
  • Excellentes aptitudes à la communication orale et écrite et capacité démontrée de produire et d’éditer des documents sous la pression en respectant les délais ;
  • Connaissance pratique de l’élaboration et de la gestion du budget ;
  • Expérience de travail dans un environnement multiculturel et de préférence en Afrique ;
  • Compétence avec Windows, Microsoft Office ;
  • Capacité à travailler dans des environnements de sécurité instables ;
  • Courant écrit et parlé anglais et français.

Environnement de travail  :

Sécurité : Le coordonnateur/trice de subvention sera basé/e à Ndjamena (phase jaune) avec des déplacements fréquents sur le terrain.

Hébergement : Le coordonnateur/trice de subvention sera logé/e dans un logement partagé à Ndjamena. Ce poste n’est pas accompagné.

Les travailleurs de l’IRC et de l’IRC doivent adhérer aux valeurs et aux principes énoncés dans IRC Way – Standards for Professional Conduct. Ce sont l’intégrité, l’égalité, la responsabilité et le service. Conformément à ces valeurs, l’IRC applique des politiques sur la protection des bénéficiaires contre l’exploitation et l’abus, la protection des enfants, le harcèlement contre le milieu de travail, l’intégrité fiscale et l’anti-représailles.

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