ACTED :
Depuis 1993, l’association de solidarité internationale ACTED répond aux besoins humanitaires des populations dans les situations de crise et au respect de leur dignité, tout en favorisant et mettant en œuvre des opportunités pour un développement durable, en investissant dans les potentiels de l’Homme.
ACTED s’engage à répondre aux urgences et à développer la résilience face aux situations de crise, à co-construire une gouvernance effective, et à promouvoir une croissance inclusive et durable.
Nous œuvrons sur le dernier kilomètre de l’action humanitaire. Notre mission est de sauver des vies et de répondre aux besoins essentiels des populations dans les zones les plus difficiles d’accès. ACTED développe et met en œuvre des programmes à destination des populations les plus vulnérables qui souffrent de violences, des conflits, de catastrophes naturelles ou d’une situation de pauvreté endémique. L’approche d’ACTED dépasse la réponse d’urgence, avec un engagement dans le développement durable et l’accès des communautés aux moyens de subsistance.
ACTED met en œuvre plus de 500 projets par an auprès de 14 millions de bénéficiaires dans 37 pays. Nos équipes sont composées de 400 employés internationaux et 4600 staff nationaux.
ACTED République Démocratique du Congo :
ACTED intervient en République Démocratique du Congo depuis 2003 afin de répondre aux besoins humanitaires dans le pays. Les équipes d’ACTED se mobilisent dans des situations d’urgence auprès des populations les plus vulnérables et des populations déplacées, ainsi que sur des activités sur le long terme telles que des travaux de réhabilitation, des projets de relance agricole ou encore la mise en place de systèmes d’information géographique. ACTED vise à renforcer la résilience des populations et à soutenir la structuration de la société civile.
Rôle et responsabilités principales :
1. Planification des projets :
- Développer une stratégie globale de mise en oeuvre du projet, systèmes, méthodes, outils et matériels ;
- Organiser les réunions de lancement et de clôture des projets ;
- Planifier les différentes étapes de mise en oeuvre du projet et donner des directives en priorisant et organisant les activités et les ressources pour atteindre les objectifs du projet.
2. Suivi de mise en oeuvre des projets :
- Superviser et gérer la mise en oeuvre du projet en s’assurant que la qualité et les standards techniques sont pris en compte et respectés durant la mise en oeuvre du projet ;
- Organiser des réunions de coordination de projet régulières avec l’équipe projet ;
- S’assurer que la consommation du budget et l’atteinte des objectifs ciblés sont revus au moins une fois par mois comme prévu dans le plan de travail ;
- S’assurer que la mise en oeuvre des projets est réalisée dans les délais, en termes d’objectifs et de budget, en utilisant des systèmes M&E efficaces pour atteindre les impacts souhaités ;
- S’assurer que le projet est mis en oeuvre en accord avec les guides et standards techniques ACTED pertinents ;
- Anticiper et atténuer les risques et résoudre tous les défis imprévus durant la mise en oeuvre des projets ;
- Mettre à jour régulièrement le plan de travail, le suivi des résultats, PMF et les autres documents pertinents pour une gestion de projet efficace.
3. Administration et gestion opérationnelle de mise en oeuvre du projet :
Finances :
- Revoir les BFU(s) et fournir des prévisions précises avec BOQs ;
- Prévoir mensuellement les besoins en cash du projet et les soumettre au AC.
Logistique :
- Contribuer au développement des plans d’achat ;
- Envoyer des bons de commande précis et justes dans les temps ;
- Contribuer aux contrôles de qualité et aux comités d’achat pour finaliser la sélection des fournisseurs selon le scénario applicable ;
- Confirmer la qualité du matériel choisi si et quand c’est nécessaire ;
- Garantir une gestion et une utilisation adaptées des stocks et équipements destinés au projet ;
- Prévoir les déplacements des équipes en se basant sur la flotte disponible et les procédures applicables.
Administration/RH :
- Participer au recrutement de l’équipe technique (développement d’organigrammes, ToRs, élaboration et révision des tests, entretiens etc…) ;
- S’assurer que l’équipe projet comprend et est capable de remplir leurs rôles et responsabilités ;
- Suivre les plans de travail et les activités au jour le jour de l’équipe projet ;
- Diriger l’équipe projet en collaborant avec les coordinateurs de zone ;
- Assurer un environnement de travail positif et de bonnes dynamiques d’équipe ;
- Réaliser des évaluations régulières de l’équipe et suivre la gestion de carrière ;
- Gérer les conflits inter-personnels ;
- Renforcer les compétences de l’équipe dans les secteurs pertinents.
Transparence :
- S’assurer que les rapports des projets et les différents documents (dossiers FLATS, liste des bénéficiaires, Certificats de subvention, feuilles de présence etc) sont bien faits, compilés et archivés en accord avec les procédures ACTED ;
- S’assurer que les équipes sont informées et respectent le code de conduite et les procédures FLATS d’ACTED.
Sécurité :
- S’assurer que chaque membre de l’équipe du projet est conscient des problèmes sécuritaires, politiques, SOPs et qu’ils les suivent scrupuleusement ;
- En collaboration avec le chargé Sécurité pertinent, surveiller la situation sécuritaire locale et informer le Directeur pays ou le Coordinateur de zone/pays ou le chargé de Sécurité de la zone, des évolutions grâce à des rapports écrits réguliers ;
- Contribuer à la mise à jour des guides sécurité dans la zone d’intervention du projet.
4. Relations externes :
- Soutenir, faciliter ou réaliser les activités de liaison et de communication pour consulter activement et impliquer les bénéficiaires, les informants clefs, les acteurs, les partenaires et les parties prenantes durant toutes les étapes de conception et mise en oeuvre du projet ;
- Cultiver de bonnes relations avec les acteurs humanitaires clefs –locaux et internationaux, incluant les autorités gouvernementales et les acteurs non étatiques- en participant régulièrement aux réunions techniques et bilatérales ;
- S’assurer que tous les contacts avec les bénéficiaires sont conduits de manière respectueuse et sensible ;
- Si nécessaire, faire la liaison avec les bailleurs et travailler étroitement avec les partenaires sur les mises à jour du projet, visites de site et autres communications ;
- Identifier les opportunités de collaboration et coordonner les efforts avec les autres organisations pour s’assurer que nos activités capitalisent sur les leurs sans les dupliquer.
5. Contrôle qualité :
- Évaluer les activités entreprises et s’assurer d’un usage efficient des ressources ;
- Réaliser des visites terrain régulières pour apporter supervision et conseils techniques ainsi qu’une surveillance régulière des avancées des activités du projet ;
- S’assurer que les leçons apprises sont documentées, partagées et prises en compte dans la planification des projets et la prise de décision ;
- Conseiller et assister aux révisions de projet conduites par l’AMEU ;
- Assurer les contrôles de qualité, analyses de la valeur ajoutée et de l’impact, l’identification et la capitalisation des meilleures pratiques et leçons apprises et faire des retours pertinents pour le développement de nouveaux projets ;
- Identifier et analyser les lacunes, la valeur ajoutée d’ACTED, les synergies et les opportunités dans les zones où les projet(s) sont mis en place et partager les informations pertinentes avec le N+1.
6. Rapports :
- Fournir des informations régulières et actualisées des avancées et défis rencontrés aux superviseurs et aux membres des autres équipes ;
- Rédiger des rapports narratifs internes et contribuer au développement des rapports financiers grâce à un suivi régulier du budget ;
- Contribuer à la rédaction des rapports externes sur les avancées des projets, en s’assurant de la qualité et de la précision des informations techniques fournies.