L’Administrateur Régional assure la coordination, la gestion, la formation et le soutien de toutes les activités administratives menées au niveau de la coordination régionale dans la région.
Des missions fréquentes sont prévues dans les pays de l’Afrique Centrale (Cameroun, Tchad, RDC et RCA).
Sous la supervision du: Coordinateur Régional.
Objectives et résultat
En tant que membre clé de l’équipe de coordination régionale, le titulaire du poste devra :
- s’assurer que la gestion des finances régionales, la gestion des RH et l’administration soient conformes aux politiques et aux lignes directrices du Siege COOPI et aux lois locales ;
- s’assurer que la qualité du programme soit conforme aux normes organisationnelles ;
- appui les processus d’achat, de commerce et des financements des programmes, en gérant les propositions de financement et les rapports pour les bailleurs en temps utile et précis.
Nous encourageons le personnel international présent dans le pays à postuler.
Responsabilités
Budget
- Collaborer à de nouveaux budgets de projets, tout en respectant la planification et la durabilité de la Coordination Régionale.
Gestion des projets
- Au début du projet, on reçoit le plan d’achat du Chef du Projet par l’Administrateur Pays: vérifier la pertinence par rapport au budget et aux procédures nécessaires, après télécharger sur le database interne.
- Demander les Coûts Italie des pays de compétence de la part du siège de Milan et les transmettre à l’Administrateur Pays.
- Assurer le suivi du développement du plan d’achat.
- Garantir une adhérence constante entre la comptabilité du projet et celle du pays, en vérifiant la cohérence entre les comptabilités et les autres documents internes.
- Vérifier et suit les subventions à recevoir.
Sélection et formation
- Participer à la phase de sélection par les entretiens, les tests et les évaluation finales.
- Assurer l’évaluation des Administrateur Pays et Projets à la fin du contrat.
Bilan
- Vérifier que les données fournis par les pays soient correctes et complètes pour le bilan et leur transmission au siège.
Reporting
- Planification et monitorage des temps de réalisation des rapports à présenter au Siege et à l’étranger dans les Pays sous la Coordination.
- Vérification et approbation des rapports intermédiaires ou finals réalisés au niveau local.
- Finalisation et approbation des rapports finals qui doivent être transmis par le Siege.
- Compilation rapprochement des comptes bancaires.
- Support aux audit réalisés par la siège des Pays concernés.
- Vérification et analyse de rapprochement des comptes bancaires.
Coordination
- Fournir un support à la préparation budgétaire annuel des Pays.
- Planifier le budget régional et son monitorage de façon périodique.
- Supporter l’organisation du travail des Administrateurs Pays en fournissant les indications (priorité, modalité) du travail.
- Assurer la solidité financière de la Coordination Régionale.
- Vérifier la solidité financière, les pourcentages administratives et les contingents monétaires.
- Préparer et vérifier les compte-rendu administratif demandés par le Siege.
- Vérifier un suivi actif et régulier des aspects financiers de chaque pays concernés.
- S’occuper de la mise à jour pour l’élaboration des fiches budget.
Profil du candidat
Essentiels
- Formation universitaire en Administration, Administration des Affaires, Finances, Gestion des organismes sans but lucratif et Gestion des affaires ;
- Un minimum de 5 ans d’expérience professionnelle pertinente ;
- Au moins trois ans d’expérience démontrée dans le domaine de l’aide internationale et du développement dans des pays africains, se trouvant dans une situation similaire ;
- Maîtrise des procédures des principaux Bailleurs (ex. EU, ECHO, les Agences UN) ;
- Excellent niveau de communication oral et écrit, d’aptitudes à la négociation, de compétences multitâches et grands de l’organisation ;
- Expérience de liaison avec les autorités gouvernementales/locales, les OI et les ONG ;
- Excellente connaissance de la langue française et de la langue italienne ; bonne connaissance de l’anglais ;
- Excellente connaissance du paquet MS office.
Compétences transversales
- Capacité démontrée de travail en équipe ;
- Capacité démontrée de travailler dans des environnements stressants et sous pression.
Atouts
- Précédente expérience dans une mission de COOPI ;
- Expérience de travail dans des environnements sujets aux conflits ;
- Expérience en matière de logistique, d’approvisionnement et de sécurité ;
- Expérience dans la gestion du personnel.
COOPI se réserve la possibilité de clore un recrutement avant la date d’échéance de l’annonce. Merci de votre compréhension.