Expertise France recherche un assistant de projet GOGIN+ – voyages et logisitique (H/F), Afrique

Description de la mission

 Organisation logistique des activités du projet GOGIN+

  • Participer à la définition, avec l’équipe GOGIN et les bénéficiaires locaux, des aspects logistiques des formations à organiser sur le terrain (Afrique de l’Ouest/19 pays partenaires) ;
  • Sélectionner les plans de vols en application des règles internes d’Expertise ;
  • Anticiper les démarches nécessaires à tout déplacement international (demandes de visa, modalités en vigueur vs. contexte COVID, processus Sureté…) ;
  • Identification, négociations et suivi des prestations locales sur le lieu de mission : traiteur, achat équipements, interprète, hôtel, transport (multiplicité des interlocuteurs pour les préparatifs : prestataires privés et autorités nationales) ;
  • Elaborer des contrats simples en concertation avec les chargés de projets ;
  • Accompagner les missionnaires durant la préparation et le déroulé de leur mission ;
  • Préparer et suivre les demandes de notes de frais des missionnaires ;
  • Collecter les pièces justificatives pour archivages et audit (factures / cartes d’embarquement /Listes de présence signées….) ;
  • Achat de produits de visibilité d’après les besoins exprimés par la responsable Communication (brochures, papeterie, goodies…).

Gestion administrative et budgétaire

  • Mise en paiement des prestations contractualisées via logiciel interne ;
  • Coordination avec les assistants admin-fin pour le suivi comptable/trésorerie ;
  • Tenue à jour de la liste des dépenses ;
  • Mise à jour de l’outil de suivi des engagements contractuels et archivage des contrats ;
  • Mise en signature des documents (dématérialisés).

 

Caractéristiques du poste:

  • Volumétrie des activités à organiser / simultanéité des missions terrain ;
  • Organisation à distance d’activités terrain ;
  • Spécificités du contexte (19 pays africains du Golfe de Guinée) ;
  • Interlocuteurs institutionnels et politiques nationaux ;
  • Importance et délais des processus internes (agence publique).

Description du projet ou contexte

L’assistant(e) de projet travaillera sous la supervision de la Responsable du projet GOGIN+ au sein d’Expertise France et bénéficiera de l’appui de l’Unité Sécurité maritime à laquelle le projet GOGIN est rattachée.

Présentation projet GOGIN+:

Le projet GOGIN+ est un projet d’aide publique au développement financé par l’UE et mis en oeuvre par l’opération public Expertise France. Il vise à renforcer la sécurité et sureté maritimes dans le Golfe de Guinée (19 pays), notamment en apportant un appui aux centres maritimes de la zone au moyen de formations et de déploiement d’un logiciel dédié au partage de l’information maritime et de la coordination des opérations.

L’équipe actuelle GOGIN+ est composée de 10 personnes, basées à différents endroits géographiques, de nationalités différentes. Les langues de travail sont l’anglais et le français.

 

Profil souhaité

Qualifications et compétences :
– Bac + 2 (BTS/DUT) à Bac +3 type gestion administrative, évènementiel ou tourisme ;
– 3 ans d’expérience dans des fonctions similaires ;
– Bonne maîtrise des outils bureautiques (Excel et Word principalement) ;
– Compréhension aisée des outils et technologies utilisés dans le cadre de la gestion des projets (Voyages, logiciel gestion, etc…) ;
– Être méthodique & organisé.e, anticiper les besoins et difficultés ;
– Capacité à s’adapter rapidement à l’environnement de travail ;
– Très bonne gestion du stress et réactivité face à aux urgences ;
– Très bonne gestion des priorités (face à plusieurs demandes simultanées) ;
– Disponibilité et sens du service ;
– Aisance relationnelle et sens du travail en équipe ;
– Aisance rédactionnelle (nombreux contacts en interne et en externe) ;
– Maîtrise du français et l’anglais à l’écrit et à l’oral ;
– Coordination, pro-activité, agilité.

Informations complémentaires

– Type de contrat : CDDU 10 mois (renouvelable) ;

– Télétravail complet avec déplacements ponctuels au siège d’Expertise France et en mission sur le terrain ;

–  Date de prise de fonctions :  ASAP ;

– Rémunération 2500€ brute mensuelle.

Expériences / Formation

Qualifications et compétences :
– Bac + 2 (BTS/DUT) à Bac +3 type gestion administrative, évènementiel ou tourisme ;
– 3 ans d’expérience dans des fonctions similaires ;
– Bonne maîtrise des outils bureautiques (Excel et Word principalement) ;
– Compréhension aisée des outils et technologies utilisés dans le cadre de la gestion des projets (Voyages, logiciel gestion, etc…) ;
– Être méthodique & organisé.e, anticiper les besoins et difficultés ;
– Capacité à s’adapter rapidement à l’environnement de travail ;
– Très bonne gestion du stress et réactivité face à aux urgences ;
– Très bonne gestion des priorités (face à plusieurs demandes simultanées) ;
– Disponibilité et sens du service ;
– Aisance relationnelle et sens du travail en équipe ;
– Aisance rédactionnelle (nombreux contacts en interne et en externe) ;
– Maîtrise du français et l’anglais à l’écrit et à l’oral ;
– Coordination, pro-activité, agilité.

Salaire

– Type de contrat : CDDU 10 mois (renouvelable) ;

– Télétravail complet avec déplacements ponctuels au siège d’Expertise France et en mission sur le terrain ;

–  Date de prise de fonctions :  ASAP ;

– Rémunération 2500€ brute mensuelle.

Date limite : 01/03/2022.

 

Comment postuler

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