HIAS recrute un(e) assistant(e) administratif(ve) chargé(e ) des bases de données, Iriba, Tchad

HIAS recrute un(e) assistant(e) administratif(ve) chargé(e ) des bases de données, Iriba, Tchad

Contexte :

HIAS Tchad lance un Avis de recrutement pour le poste d’Assistant (e) Administratif (ve) Chargé(e ) des bases de données basé à Iriba pour la gestion financière et administrative . L’Admin/database est également appelé à appuyer ses collègues dans la mise en œuvre de certaines activités selon les besoins et plus particulièrement dans les domaines de la protection de l’enfance, de l’assistance psychosociale, de l’éducation à la paix et des services communautaires.

Responsabilités :

Gestion de la base des données :

• Centraliser les formulaires et les données des activités recueillies par les assistants de terrain et mettre sur pied une base numérique comportant toutes les données des activités, et plus particulièrement celles liées à la lutte contre les violences basées sur le genre, à l’amélioration des moyens de subsistance ainsi qu’à la protection de l’enfance ;
• Veiller à la classification et à la sécurisation systématique des formulaires recueillis ainsi qu’à la mise à jour permanente de la base des données ;
• En proche collaboration avec le Coordinateur de terrain et la hiérarchie, veiller à la mise en place d’un système de backup de données pour un meilleur archivage des différents rapports et autres statistiques liés aux projets ;
• Appuyer le Coordinateur de terrain et les autres collègues dans la préparation des documents de présentation des données en PowerPoint ;
• Veiller au respect de la confidentialité des données.

Appui à l’administration et finances :

• Respecter et promouvoir le respect du Code de Conduite et l’éthique de travail de HIAS ;
• Assurer le lien entre HIAS et l’Inspection du travail pour ce qui est des procédures de gestion des ressources humaines ;
• Assurer le suivi des dossiers du staff affecté aux projets à la CNPS ainsi qu’ailleurs selon les besoins ;
• En étroite collaboration avec le Chef de base/Coordinateur de terrain, faire le suivi des congés du staff des camps sous sa responsabilité et veiller à l’archivage des fiches de congés ;
• En liaison avec Abéché et Ndjamena, assurer les demandes de réservation des vols du staff des camps sous sa responsabilité ;
• Réceptionner les pièces comptables des activités du projet et les acheminer sur Ndjamena ;
• En collaboration avec le Coordinateur de terrain et le Superviseur Psychosocial, collecter de la part des collègues assistants, logisticiens et chauffeurs tous les justificatifs des dépenses du projet et préparer les cashbooks pour les dépenses de chaque semaine ;
• Veiller au paiement des salaires du personnel et à l’acheminement de toutes les pièces justificatives à Ndjamena

Appui logistique :

• Assurer la Supervision et la Coordination des gardiens ainsi que des mouvements des chauffeurs, en étroite collaboration avec le Superviseur Psychosocial, le Logisticien et le Coordinateur de terrain ;
• Veiller à l’approvisionnement en eau pour la base et en carburant pour les véhicules, en proche collaboration avec le Chauffeur logisticien ;
• Veiller à l’entretien du matériel, en proche collaboration avec le Chauffeur logisticien et le Coordinateur terrain ;
• Veiller à la propreté et à la sécurité de nos différents lieux de travail dans les camps et à la base ;
• Assurer la réception et le suivi du matériel destiné à la base et aux activités dans les camps, en étroite collaboration avec le Superviseur Psychosocial, le Coordinateur de terrain et le Logisticien ;
• Produire des rapports statistiques hebdomadaires et mensuels des entrées et sorties du magasin ;
• Veiller à l’actualisation des inventaires des biens et matériels de HIAS dans les bases et dans les bureaux et magasins des camps de la Sous-délégation de Farchana.

Appui à la mise en œuvre des activités :

• Participer aux réunions hebdomadaires et mensuelles du personnel et en assurer le rapportage et l’archivage des rapports ;
• Veiller à la consolidation et à l’affichage de la planification d’activités hebdomadaires et/ou mensuelles ;
• Participer aux réunions de coordination avec les partenaires, l’UNHCR et le PAM, en étroite collaboration avec le Coordinateur terrain et le Superviseur Psychosocial ;
• Appuyer les assistants de terrain dans la mise en œuvre de certaines activités et assurer leur back up pendant leurs périodes d’absence ;
• Superviser la planification, la mise en œuvre et le rapportage hebdomadaire et mensuel des activités d’éducation à la paix dans les deux camps, en étroite collaboration avec le Superviseur et le Chef de base ;
• Exécuter toutes tâches demandées par son supérieur hiérarchique.

Conditions et qualités requises :

• Etre de nationalité tchadienne ;
• Avoir un niveau d’études : BAC +3 en Comptabilité, Administration et gestion des Entreprises ou tout autre diplôme équivalent ;
• Avoir au moins trois (3) ans d’expérience à un poste similaire de préférence dans une ONG internationale ;
• Aptitudes à travailler dans un environnement exigeant, et capacité à faire face à une charge de travail élevée et à des échéanciers serrés ;
• Bon sens de l’organisation, grande rigueur et sérieux dans le travail ;
• Excellente maîtrise de l’outil informatique : bureautique MS Office (Excel, Word, Power Point, Outlook, Access) ;
• Usage d’un logiciel de gestion comptable est un atout ;
• Etre de bonne moralité, psychologiquement équilibré et en bonne santé physique ;
• Bonnes capacités d’analyse, de communication et d’interaction avec les autres services ;
• Capacité de s’adapter à des conditions de travail et aux taches qui peuvent changer avec la réalité du terrain ;
• Bon niveau du Français et d’Anglais lu et écrit.

Composition du dossier :

Une lettre de motivation adressée à Monsieur le chef de Mission HIAS, un curriculum vitae détaillé avec trois contacts des personnes de références (nom, fonction, email, téléphone) dont deux doivent être des superviseurs récents, les copies de diplômes et des Certificats de travail des employeurs antérieurs.

Les dossiers de candidature seront envoyés par courrier électronique à l’adresse [email protected] en [email protected] au plus tard le vendredi 20 Novembre 2020 à 12h 00mn.