International Médical Corps recrute un RH/Administration Manager, Bamako, Mali

Contexte :

International Médical Corps est une ONG internationale basée aux Etats Unis d’Amérique dédiée à la réduction de la souffrance et l’élimination de l’extrême pauvreté dans les pays les plus pauvres du monde. Elle vise à permettre aux populations des pays en développement de réaliser des progrès majeurs dans leur vie et des progrès viables sans l’appui continu d’IMC.

Dans le cadre du renforcement de sa structure, IMC recrute un HR manager pour la coordination, le suivi et la mise en œuvre des activités administratives et Ressources Humaines.

Intitulé du poste : HR/Administration Manager

Nombre de postes : UN (1)

Superviseur hiérarchique direct : Finance & Administration Director (FAD)

Lien de collaboration et supervision directe : Senior HR Officer, HR Officer ,HR & Administration Assistant ,PSEA Officer

Partenaires externes : Les départements du Gouvernement du pays hôte en charge de l’administration de la législation nationale et de la législation locale du travail, le cabinet juridique de conseil.

Lieu d’affectation : Bamako

Rémunération : Niveau de salaire compétitif

Nature du contrat : CDD renouvelable selon le financement des programmes et le niveau de performance

Qualification : Master en Gestion des Ressources Humaines ; MBA ; diplômes connexes Bac+5 en administration de travail, droit de travail etc. ; Cinq (5) ans d’expérience au poste Manager RH, Coordinateur RH ; Administrateur RH et autres positions similaires;

Temps de travail : Les heures de travail sont celles reprises dans le Hand Book de IMC.

Conformité et respect des politiques internes :

Le/la Titulaire du poste s’engage à :

Respecter le code de conduite de IMC et la politique de respect des bénéficiaires et de prévention d’abus de tout genre à l’endroit des femmes et des enfants ;
Faire preuve de professionnalisme et d’une éthique fondée sur les principes humanitaires et du Do No Harm ;
Avoir un comportement exemplaire vis-à-vis des bénéficiaires, des communautés, des autorités, des bailleurs de fonds durant toute la période d’emploi avec IMC ;
Respecter strictement de la politique interne en matière de gestion de la sécurité et au suivi des règles de sécurité qui seront établies selon le contexte ;
Maintenir et respecter de standards et procédures internes de IMC en ce qui concerne : l’Honnêteté, la transparence, construit la confiance, la gestion des stocks et la mise à jour des documents y relatifs, le respect de procédures, etc.

Description des taches :

Responsabilités générales : Il/elle aura la responsabilité :

Assurer le leadership du service du Personnel et l’Administration et appuyer l’équipe de Direction dans l’atteinte des objectifs d’IMC Mali dans ce domaine ;
Assurer la vision, la direction, la qualité, l’intégrité, l’efficacité et l’efficience du service de personnel et de l’administration de la mission ;
Apporter le leadership nécessaire pour l’application stricte et rigoureuse des procédures, des systèmes et des meilleures pratiques d’International Medical Corps, dans le domaine du personnel et de l’Administration ;
Construire de liens solides et efficaces avec les ministères et services de l’état et de s’assurer de l’application stricte des lois locales en matière d’emploi aussi bien du personnel local qu’international ;
Construire des liens avec les autres organisations internationales opérant au Mali et faciliter l’apprentissage mutuel et l’échange de l’information utile ;
Piloter le processus de revue des compétences et des capacités au niveau de la mission (bureau de Bamako et sous bureaux) et guider la gestion des performances dans le service d’administration et Ressources humaines ;
Assurer le rapportage des indicateurs RH régulier selon les standards et les exigences d’International Medical Corps en matière de personnel ;
Promouvoir l’égalité homme /femme et l’équité genre des pratiques RH (le recrutement, la formation, la promotion, etc…) ;
En collaboration avec le référent technique du siège, développer la stratégie RH et assurer sa mise en œuvre ;
Assurer la dissémination, la formation et l’adhésion de tout le personnel aux codes de conduites d’International Medical Corps et faire le suivi et contrôle nécessaire en la matière ;
Assurer le leadership du département Ressources Humaines/Administration et veiller au coaching et évaluation de performance de l’équipe RH/Adm ;
Promouvoir activement la politique du PEAS (prévention de l’exploitation et les abus sexuels) des normes au sein de l’International Medical Corps et parmi les bénéficiaires desservis par International Medical Corps.

Responsabilités spécifiques :

Systèmes de gestion des ressources humaines :

Appliquer rigoureusement et si nécessaire, développer, réviser et/ou mettre à jour les règles et procédures relatives aux ressources humaines et à l’administration (conformes aux systèmes de IMC), et veiller à ce qu’elles soient effectives, efficaces, justes et transparentes, qu’elles garantissent l’égalité des chances et qu’elles soient conformes au Code People in Aid et à tout autre instrument réglementaire international approprié ;
Appliquer rigoureusement et/si nécessaire, développer, réviser et/ou mettre à jour les règles et procédures relatives aux ressources humaines pour le recrutement et la gestion du personnel national (modalités et conditions de travail, grades, postes, grille des salaires, bénéfices, procédures disciplinaires, interruption du contrat). Veiller à la conformité de ces règles et procédures à la législation locale du travail et travailler avec les homologues locaux, les agences de l’ONU et les ONG présentes ;
Apporter l’appui nécessaire aux bureaux de terrain, y compris organiser des visites régulières sur terrain et garantir le respect scrupuleux des procédures relatives aux ressources humaines et à l’administration ; déterminer et répondre aux besoins en/des ressources humaines ;
Soutenir tout le personnel, y compris celui d’urgence, et cela de manière appropriée ;
Veillez à/et s’assurer que la mission organise sa capacité en ressources humaines, selon les exigences du plan stratégique et du plan de réponse humanitaire d’urgence ;
Veiller à ce qu’une trousse complète d’orientation soit en place et que tout le personnel en bénéficie en temps voulu.

Recrutement et Embauche :

Evaluer les besoins et développer des plans de recrutement pour la mission, y compris la conception et l’élaboration des plans de succession ;
Préparer les descriptions de postes, termes de références et exigences relatives au personnel ;
Identifier et recruter du personnel nouveau et de remplacement, se charger du calendrier relatif aux prorogations de contrats, nouveaux contrats, et interruptions de contrats ;
Préparer des rapports réguliers sur le suivi du recrutement ;
Veiller à la mise à jour régulière et au partage des organigrammes, listes de contacts et autres informations critiques.

Administration du Personnel :

S’assurer et faciliter que tout le personnel, les consultants et les visiteurs de la mission ont les autorisations nécessaires pour assumer leurs responsabilités, y compris les visas, l’agrément par le gouvernement, les autorisations de circuler etc.… ;
Assurer et coordonner les voyages du staff international, visiteurs et consultants (itinéraire, billets…) en collaboration avec les services de la logistiques et sécurité, y compris les logements et déplacements ;
Assurer le rôle de liaison entre l’organisation et le cabinet juridique conseil et donner feedback au SMT ;
Coordination de la gestion performances et gestion des talents ; y compris la dissémination et la formation sur la politique ; la planification et l’appui au processus d’évaluation de performance de tout le personnel de IMC Mali ;
Superviser le travail et la performance du personnel du département des RH ;
Sur base des résultats des évaluations de performances, développer les plans individuels de développement de talents et améliorer les systèmes des évaluations ;
Assurer le rapportage mensuel de la formation obligatoire, y compris les rapports de suivi des activités opérationnelles RH.

Développement, bien-être, etc. du personnel :

Evaluer les besoins en termes de formation et de développement des employés et les initier, les orienter, les former, les superviser, et les soutenir en fonction des besoins. Veiller à ce que l’ensemble du personnel international et national, ait un accès constant aux règles et procédures relatives aux RH / à l’Administration ;
Veiller au respect des règles de conduite et de discipline par le personnel et organiser des évaluations régulières de leur travail. Veiller à la préparation d’un entretien et d’un compte-rendu de départ, au départ des employés ;
S’assurer que les employés ont du temps pour se reposer et se détendre dans un environnement sécurisé et confortable pour gérer leur stress ;
Veiller à ce que le personnel se restaure régulièrement et ait accès à des soins de santé, le cas échéant ;
S’assurer de l’accessibilité de services visant au bien-être du personnel, comme par exemple du conseil.

Gestion financière :

En collaboration avec le Directeur Administratif et Financier pour :

Veiller à ce que les budgets et plans opérationnels intègrent un plan relatif aux ressources humaines et reflètent les responsabilités de IMC relatives à la gestion, la formation, le soutien, la sécurité et le bien-être du personnel ;
Aider à la mise en œuvre d’un cadre comptable et de procédures de paiement des traitements et salaires du personnel national et international ;
Mettre à jour et corriger périodiquement les timesheet dans le système (Deltek-Time) ;
S’assurer de la bonne clé de répartition, veiller au partage et mettre à jour dans Deltek-Time ;
S’assurer de la disponibilité mensuelle des listes, bulletins de paie, timesheets et leur accessibilité par le département des finances.

Compétences requises

Relationnel : capable de travailler de manière indépendante et au sein d’une équipe ; démontrer des capacités de leadership ; capable de soutenir et former le personnel local et international dans le domaine de GRH ; capable de travailler de manière participative avec les communautés affectées par la catastrophe en faisant preuve d’empathie ;
Capacités de communication : faire preuve d’excellentes capacités de communication écrite et orale ; Capable de représenter IMC en communiquant de manière claire et sensible auprès des parties prenantes internes et externes, ce qui implique des compétences de négociation et de représentation ;
Intégrité : travaille avec intégrité, fait preuve de fiabilité, et est clairement sensible aux valeurs et principes humanitaires ;
Résilience/Adaptabilité et flexibilité : faire preuve de capacité à travailler efficacement dans des circonstances extrêmes, y compris dans un contexte de stress, de risque élevé pour la sécurité et des conditions difficiles. Flexible, capable de s’adapter et résilient dans son travail et sa vie personnelle ;
Conscience et sensibilité : conscient et sensible aux questions de genre et de diversité. Capable de vivre et de travailler dans divers contextes culturels de manière culturellement appropriée. Capable de faire une véritable autoévaluation, notamment dans les contextes de stress et de risques élevés pour la sécurité ;
Connaissances et compétences souhaitées : Connaissance des règles et procédures d’IMC, de Sphère et du Code de Conduite. Compétences générales en finance, administration, gestion de l’information et télécommunication, et bonnes connaissances des technologies de l’information / informatique.

Autres atouts :

Esprit d’initiative et capacité à résoudre activement les problèmes ;
Très bonne capacité décisionnelle et à faire face à des situations stressantes et à travailler avec des moyens limités ;
Expérience dans l’aide humanitaire et des politiques RH dans le contexte ONG ;
Très bonne capacité rédactionnelle ;
Excellente capacité à gérer plusieurs tâches simultanées ;
Connaissances informatiques (maîtrise de Word, Excel Access, PowerPoint, Outlook Express et une connaissance générale des logiciels de gestion des ressources humaines et de la paie) ;
Très bonne capacité à gérer des équipes et situation complexe ;
Bonne capacité d’analyse et interprétation des données et situations conflictuelles ;
Capacité d’adaptation à différentes cultures, des mentalités et des circonstances variées ;
Bonne capacité d’organisation, d’anticipation, de planification, de prise d’initiatives et de résolution des problèmes ;
Connaissance de plusieurs langues appréciées dont l’anglais est un atout.

Cette liste de tâches et d’objectifs n’est pas exhaustive. En raison de la nature et en fonction de l’évolution de l’activité d’International Medical Corps, l’employé peut donc être appelé à effectuer des tâches non mentionnées dans son profil de poste et demandées par le Superviseur direct.

Candidature et conditions de recrutement :

Le dossier de candidature doit comporter :

Un CV en français détaillé y compris 3 personnes de références professionnelles. Le CV doit être nommer comme suite : CV_NomPrénom_HRM2020 ;
Une lettre de motivation justifiant les compétences en lien avec le profil du poste demandé ;
Le scan des titres académiques/scolaires ainsi que les certificats de travail de travail des postes antérieurs.

Le dossier de candidature doit être envoyé au plus tard le Vendredi 11/12/2020 à 17h00 via email à [email protected] et doit comporter la mention suivante en objet : « Candidature HRM 12-2020 BAMAKO »

NB : Toutes les candidatures qui respecteront pas les conditions susmentionnées seront rejetées.

Seuls les candidats présélectionnés seront contactés pour participer au processus de recrutement.

Les diplômes et/ou attestations seront demandés le jour de l’entretien pour consultation et une copie sera gardée ou demandée pour les candidats retenus ou en stand-by dans notre base de données.

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