La Banque Africaine de Développement recrute un(e) assistant(e) de département, SNSP, Abidjan, Côte d’Ivoire

La Banque Africaine de Développement recrute un(e) assistant(e) de département, SNSP, Abidjan, Côte d’Ivoire

Titre du poste : Assistant(e) de département, SNSP

Grade : GS6

Poste N° : 50001004

Référence : 50001004

Date de clôture : 18-avr-2021

Lieu d’affectation : Abidjan, Côte d’Ivoire

Objectifs :

Créée en 1964, la Banque africaine de développement est la première institution panafricaine de développement. Elle a pour mission de promouvoir la croissance économique et le progrès social dans l’ensemble du continent. La Banque compte 81 pays membres, dont 54 pays africains (les pays membres régionaux). Le programme de développement de la Banque vise à fournir l’appui financier et technique aux projets porteurs de transformation qui permettront de réduire sensiblement la pauvreté grâce à une croissance économique inclusive et durable en Afrique. Pour davantage se concentrer sur les objectifs de la Stratégie décennale (2013‑2022) et réaliser un plus grand impact sur le développement, Cinq grandes priorités (High 5) dans lesquelles les interventions devront s’intensifier pour accélérer l’obtention de résultats en Afrique ont été définies, à savoir : l’énergie, l’agro-industrie, l’industrialisation, l’intégration et l’amélioration de la qualité de vie des populations africaines.

Le complexe :

Le complexe de la Vice-présidence principale (SNVP) est chargé de fournir un soutien au président dans la gestion quotidienne du groupe de la Banque en vue d’atteindre son objectif stratégique et de promouvoir une culture de la performance qui permettra d’aligner tous les processus et systèmes pour obtenir des résultats à fort impact. Le SNVP fournira un leadership efficace et une coordination exceptionnelle pour assurer la mise en œuvre et le suivi des décisions institutionnelles clés ainsi que l’identification des mesures et actions correctives nécessaires. La SNVP prend part aux discussions de la direction générale, au processus de prise de décision et à la mise en œuvre des principales résolutions du conseil d’administration et de la direction.

Le département qui recrute :

Le Département de la stratégie et des politiques opérationnelles (SNSP) joue un rôle essentiel dans l’élaboration d’une vision institutionnelle et d’une perspective stratégique pour la Banque africaine de développement, ainsi que dans le développement des politiques opérationnelles visant à orienter les activités de la Banque.

Les principales fonctions du département sont les suivantes : (i) élaborer et aider à mettre en œuvre (avec d’autres unités) les stratégies institutionnelles et les politiques opérationnelles nécessaires à la réalisation des objectifs de la Banque, conformément à sa Charte et à la stratégie 2013-2022 de la Banque, aux cinq grandes priorités et à d’autres stratégies ; (ii) jouer un rôle de premier plan pour que la Banque reste une organisation axée sur la stratégie, en accord avec ses politiques ;  (iii) aider la Banque à améliorer son profil et à s’engager stratégiquement dans les forums internationaux, ainsi qu’à favoriser les échanges et une meilleure coordination avec les autres BMD ; et (iv) guider la Banque dans le développement d’une nouvelle culture de l’innovation et du changement, y compris l’incubation de nouveaux produits financiers et non financiers et de nouveaux champs d’activité.

Le poste :

L’Assistant(e) de Département, une position qui relève des services d’appui généraux, fournit un soutien administratif pour le bon fonctionnement du département et garantit que le directeur est exempt de toutes les tâches qui pourraient autrement entraver l’exercice efficace de ses hautes fonctions et responsabilités.

En conséquence, le travail de l’Assistant(e) de Département facilite et contribue à assurer la réussite du directeur dans l’exercice de ses fonctions pour la réalisation des High 5.

Fonctions et responsabilités :

Sous la supervision générale du directeur, l’Assistant(e) de Département s’acquittera des fonctions suivantes :

Gestion des flux de travail :

1. Recevoir et enregistrer tous les documents émis et reçus par le département ;
2. Veiller à ce que les documents présentés à la signature du directeur soient complets, avec les pièces jointes et les documents de référence nécessaires ;
3. Rédiger des correspondances générales ou administratives de sa propre initiative ou sur la base d’instructions et les finaliser pour la signature du directeur ;
4. Vérifier que les courriers émis sont présentés conformément aux formats acceptés par la Banque et vérifier les erreurs typographiques probables, la présentation, l’exhaustivité et l’exactitude procédurale de tous les documents soumis au directeur pour approbation ou signature ;
5. Examiner et classer les correspondances prioritaires et importants et les présenter en conséquence ;
6. Assurer le suivi et veiller à ce que les dates et délais fixés soient respectés en utilisant les outils de suivi appropriés, et à ce qu’il soit répondu en temps utile à la correspondance et aux demandes de renseignements ;
7. Transmettre la correspondance pour qu’elle soit traitée par le directeur ou l’envoyer directement à la division concernée, si nécessaire.

Communication et coordination :

1. Recevoir les visiteurs et les appels téléphoniques avec diplomatie et discrétion, et agir en fonction de la nature et de l’urgence de chacun, y compris en redirigeant vers les divisions concernées, le cas échéant ;
2. Filtrer les appels/visiteurs du directeur, prendre des rendez-vous pour que les visiteurs puissent rencontrer le directeur ou le chef de division concerné ;
3. Fournir des informations générales au directeur / chef de division pour les rendez-vous avec les visiteurs officiels et/ou les membres du personnel ;
4. Transmettre les informations entre le directeur, le chef de division et les autres membres du personnel du département ;
5. Programmer des réunions hebdomadaires d’équipe et des réunions ad hoc pour le directeur, en fonction des horaires et de l’agenda du directeur pour la semaine ;
6. Organiser la date et le lieu des réunions, recueillir auprès des départements les documents de référence nécessaires pour les réunions ; Rappeler aux membres du personnel les réunions prévues.

Gestion des registres et de la documentation :

1. Maintenir un système de classement des documents en version papier et électronique pour répondre aux besoins du département ;
2. Tenir un calendrier hebdomadaire des activités qui indique toutes les réunions auxquelles le directeur et les autres membres du personnel doivent assister. Ce calendrier doit également inclure toutes les visites externes du département ;
3. Obtenir des documents d’information et de référence pour les réunions, séminaires, ateliers, etc. auxquels le personnel de l’équipe doit assister, en vérifiant leur disponibilité et en s’assurant qu’ils disposent des dossiers et documents d’information appropriés ;
4. Tenir à jour l’adresse de contact / le répertoire postal des partenaires travaillant avec le Département.

Administration du bureau :

1. Organiser le voyage du directeur, y compris les billets, la réservation d’hôtel, etc ;
2. Aider à la préparation des présentations à l’aide de PowerPoint et d’autres logiciels, de sa propre initiative ou sur la base d’instructions ;
3. Effectuer d’autres tâches administratives (photocopies, courriels) lorsque le besoin se présente ;

Critères de sélection :

1. Être titulaire d’au moins une Licence en Administration des Affaires, Commerce, Gestion ou dans une discipline connexe ;
2. Avoir une formation en secrétariat et/ou en administration et gestion de bureau est un avantage ;
3. Avoir un minimum de quatre (4) ans d’expérience pratique et pertinente dans des fonctions administratives et de secrétariat, dans des bureaux similaires d’organisations internationales, de banques multilatérales de développement ou d’institutions similaires ;
4. Une bonne connaissance des services administratifs et de soutien administratif, y compris des systèmes et des procédures ;
5. La connaissance et l’expérience des outils informatiques et des applications de travail virtuel seront un avantage ;
6. Bonnes capacités de coordination – méthodique et auto-organisée ;
7. Engagement manifeste à fournir un excellent service d’accueil et d’administration axé sur le service à la clientèle ;
8. Bonnes compétences interpersonnelles, de planification et d’organisation ;
9. Capacité à réfléchir rapidement pour répondre à des demandes immédiates ;
10. Flexibilité à s’adapter, attitude positive à l’égard du changement et approche constructive et créative de la résolution des problèmes ;
11. Maîtrise de l’utilisation des équipements standard (ordinateur, fax, scanner, photocopies, etc.) ;
12. Communication ;
13. Résolution de problèmes ;
14. Sens de l’orientation du client ;
15. Travail en équipe ;
16. Efficacité opérationnelle ;
17. Innovation et créativité ;
18. Attention aux détails ;
19. Être capable de communiquer efficacement, aussi bien à l’oral qu’à l’écrit, en anglais ou en français, avec une bonne connaissance pratique de l’autre langue ;
20. Savoir utiliser les applications courantes de Microsoft Office (Word, Excel, Access, PowerPoint, SAP ou tout autre système de gestion de documents intégré).

Le présent poste n’ouvre pas droit aux conditions d’emploi international (le titulaire de ce poste sera recruté sur le plan local et ne bénéficiera donc pas du statut de fonctionnaire international

Si vous rencontrez des difficultés techniques lors de l’enregistrement de votre candidature, veuillez envoyer un courriel avec une description précise du problème et/ou en envoyant une capture écran indiquant le problème à : HR Direct [email protected]

Pour postuler à ce poste, vous devez être ressortissants d’un des pays membres de la BAD.

Seul(e)s les candidat(e)s qui auront satisfait à toutes les exigences du poste et qui auront été retenu(e)s pour les entretiens seront contacté(e)s. Seuls les dossiers de candidature enregistrés en ligne avec un curriculum vitae (CV) complet et copies des diplômes requis joints seront examinés. Le Président de la BAD se réserve le droit de nommer un candidat à un grade inférieur à celui du poste annoncé. La Banque africaine de développement est un employeur garantissant l’égalité des chances et les candidatures féminines sont vivement encouragées.

Le Groupe de la Banque africaine de développement (BAD) ne perçoit aucun frais ou contribution de quelque nature que ce soit des candidats tout au long de son processus de recrutement (dépôt ou traitement de la candidature, entretien d’embauche, etc.). En outre, le Groupe de la Banque ne demande aucune information relative aux comptes bancaires des candidats. Le Groupe de la Banque africaine de développement décline toute responsabilité de publications frauduleuses d’offres d’emploi en son nom ou, de manière générale, d’utilisation frauduleuse de son nom de quelque manière que ce soit.

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