La GIZ recrute un gestionnaire de bureau, Dakar, Sénégal
Description du poste :
Le partenariat pour encourager les réformes a été établi entre l’Allemagne et le Sénégal dans le cadre de l’initiative « Pacte avec l’Afrique » du G20 en 2017. Ce partenariat vise à rendre le contexte plus favorable à l’engagement du secteur privé et au développement économique durable et, par là, faciliter la création de nouveaux emplois et revenus pour la population jeune. Il est basé sur une matrice de réformes qui assure le suivi des efforts de réforme du Sénégal et des contributions correspondantes de la Coopération au développement allemande.
Dans ce cadre, la GIZ est responsable de la mise en œuvre de quatre projets de coopération technique à partir de juin 2020 : (1) Appui à l’amélioration du droit foncier et de la gestion foncière ; (2) Appui à la réforme de la formation professionnelle et technique ; (3) Appui au droit et à l’administration du travail ; (4) Appui aux PME d’accéder au financement.
Les projets du partenariat sont en train de constituer leurs équipes techniques et administratives. Dans ce contexte, la GIZ recherche un∙e Office Management pour renforcer l’équipe à Dakar (Bande de rémunération GIZ 3) selon les descriptions de poste ci-dessous.
Type de Contrat : Contrat à durée déterminée
Domaine de responsabilité :
- Assurer le bon fonctionnement du secrétariat des projets du partenariat pour encourager les réformes ;
- Fourniture et coordination de prestations administratives pour le programme ;
- Exécution autonome des tâches appui administratif du programme moyennant un minimum de consignes et d’instructions ;
- Assurer une bonne communication et transmission de l’information au sein du programme, et aussi avec ses antennes et le Bureau Régional de la GIZ ;
- Selon vos capacités et expériences appuyer des processus stratégiques et techniques du programme.
Attributions :
Appui administratif et financier :
- Accueil téléphonique et de réception ;
- Listes de contacts, absences etc. ;
- Appui à la supervision de la logistique, du matériel, des équipements et des fournitures.
Gestion de l’inventaire : A l’aide du logiciel « ONSITE » appuyer le chargé logistique dans la gestion de l’inventaire du projet dans les règles de la GIZ.
Service événementiel :
- S’assurer du placement des équipements de formation aux activités des projets (telles que les réunions, les ateliers, etc.) ;
- Contribuer à la préparation des budgets des ateliers, réunions et conférences afin d’appuyer les composantes ;
- S’assurer de la réservation des salles, hôtels etc. auprès des chargés des contrats.
Archivage :
- Classer et archiver de façon accessible et selon les règles toute la documentation relative au charroi, stock et inventaire et veiller à la mise à jour de cette documentation chaque trimestre ;
- Veiller au bon étiquetage des classeurs dans l’archive ;
- Mettre l’archive toujours à jour.
Planification et suivi de voyages :
- Coordonner l’appui aux expatriés dans les questions de documents de voyage (visa, passeports et autres documents nécessaires selon la loi et législation au Sénégal) ;
- Gérer les frais de voyages pour les collaborateur∙rice∙s et visiteur∙euse∙e internationales∙aux ;
- Assurer un service efficace et économique de transport et la disposition de transport pour des consultant∙e∙s et les collaborateurs∙rices.
Qualifications, compétences et expérience requises :
Education : Diplôme universitaire dans la discipline concernée (équivalent, Licence Maîtrise MBA).
Expérience professionnelle :
- Au minimum trois (03) années d’expérience à un poste similaire ;
- Avoir une large expérience en gestion et en administration ;
- Avoir une bonne expérience en logistique.
Autres connaissances :
- Expérience en secrétariat et assistanat de direction ;
- Maîtrise des outils informatiques ;
- Bonnes capacités en communication.
Candidature :
Dossiers de candidature :
- Une lettre de motivation ;
- Un curriculum détaillé (si possible sous forme de tableau) ;
- Trois références professionnelles.
Les dossiers de candidatures complets devront être envoyés au plus tard le 31.01.2021 à l’adresse suivante : [email protected] avec pour objet « NOM – PRENOM : Recrutement Office Management ».
NB : Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront contacté(e)s pour la suite de la procédure.