Contexte :
La Société des Mines de Fer de Guinée (SMFG), recherche pour le compte de la Direction des Opérations, une personne dynamique et compétente pour ses activités sur site aux Monts Nimba (Lola).
- Intitulé du Poste : ASSISTANTE EXECUTIVE
- Type de Contrat : CDD d’un (1) an renouvelable
- Niveau du Poste : AM – 3 (Catégorie)
- Superviseur Direct : Directeur des Operations
- Lieu d’affectation : SITE NIMBA (Lola)
Les relations clés du poste :
- Le Directeur des Opérations ;
- Le Directeur Général ;
- Les Chefs de départements ;
- L’équipe des RH & Admin (service voyage Nimba Travel) ;
- Le Directeur des Relations Gouvernementales (administration du bureau de Conakry) ;
- L’Équipe des Finances et de la conformité.
- Les partenaires d’affaire à l’interne et à l’externe
Objectifs du poste :
- Fournir un appui au Directeur des opérations et à toute l’équipe de la Direction sur site, dans la gestion des agendas ; les e-mails et autres correspondances, les rencontres et programmes de voyages à l’intérieur et à l’international ;
- Coordonner le processus d’intégration du personnel expatrié depuis la visite médicale, l’obtention des visas d’entrée, le permis de travail, la réservation des voyages et hôtels conformément à la politique en place en la matière et suivant le budget alloué ;
- Fournir des conseils et une expertise au quotidien dans l’accomplissement des tâches administratives de la Direction ;
- Assurer la sécurité et la gestion du budget de la Direction des Opérations, selon les limites assignées ;
- Apporter un appui administratif à tous les départements et à toute l’équipe de la Direction pour la conformité dans la gestion des coûts, du processus de recrutement, de la gestion des rotations et des formations pour un meilleur soutien aux opérations.
Responsabilités clefs :
- Fournir à la Direction des Opérations un appui solide dans la gestion de son planning de travail et de voyage du personnel expatrié ;
- Mettre en place des procédures et des politiques pour une gestion administrative optimale de la Direction des Opérations ;
- Assurer le fonctionnement et la gestion administrative du bureau au quotidien ;
- S’assurer de la mise en place d’une banque de données des documents de voyage et de travail du personnel expatrié ;
- Assurer la gestion du planning de visite et de réunion du Directeur, y compris les notes et la rédaction des procès-verbaux de réunions ainsi que toute autre tâche y afférent ;
- Etre capable de concevoir, faire des présentations et proposer des solutions pour la mise en place de programmes de travail en relation avec les objectifs du poste et de la Direction des Opérations ;
- Veiller à la conformité des documents de la Direction vis-à-vis des politiques et procédures en place, ainsi que les objectifs et les engagements de la société dans l’atteinte de l’objectif global de Zéro blessure ;
- S’assurer que tous les programmes de voyage soient sous contrôle jusqu’aux destinations indiquées par chaque voyageur et selon les itinéraires convenus (durée) ;
- S’assurer que tous les documents de voyage sont au complet et conformes aux normes et procédures requises en la matière par la société ;
- Posséder un riche portefeuille de contact dans la gestion des programmes de vol, d’achat de billets d’avions à coûts compétitifs, en relation avec chaque voyageur et conformément au budget alloué ;
- Assurer la gestion quotidienne de toutes les requêtes du personnel expatrié ;
- S’assurer que les rotations du personnel expatrié ou de l’équipe du Management respectent la couverture du service de manière appropriée, tout en signalant les lacunes et les résoudre en relation avec les chefs de départements ;
- Assurer au besoin, l’interprétation orale et la traduction des documents écrits ;
- Coordonner l’organisation d’activités évènementielles – la planification et l’organisation des réunions du Conseil d’administration, les Assemblée Générales, les visites de VIPs, l’arrivée de visiteurs internationaux, la réservation des salles et lieux de rencontre, la gestion du matériel de présentation et les équipements de promotion ;
- Gérer les dépenses quotidiennes de la Direction, les comptes mobile banque, le support informatique – les vidéos et conférences calls ;
- Assurer le Contrôle et la réconciliation des dépenses en espèces en faveur de l’équipe de Direction ;
- Apporter son soutien dans la création et le développement des présentations ;
- Assurer l’interface entre la Direction générale, le Conseil d’administration et les VIPs ;
- Gérer le flux de toutes les opérations et tâches administratives en vue d’assurer un appui constant au bureau des Opérations ;
- Etre capable aussi d’user de tous les canaux légaux de communication en ligne pour l’accomplissement des tâches assignées.
Profil recherché :
- Être titulaire d’un BAC+3, Licence ou BTS en Gestion, Administration des Affaires ou tout autre diplôme/certificat équivalent ;
- Avoir une très bonne compréhension du contexte de Gestion Administrative auprès d’une Direction et à travers des fonctions diverses sur des sites d’Opérations éloignés ;
- Avoir un minimum de 5 ans d’expériences avérées dans la gestion Administrative des activités sur des sites éloignés ;
- Avoir un niveau de qualification élevé dans la gestion et le développement du personnel ;
- Une expérience avérée dans la gestion de responsabilités diversifiées ;
- Capable de travailler dans des environnements multinationaux, ethniques et culturels ;
- Avoir un sens élevé d’organisation ;
- Démontrer une aisance dans les techniques de communication écrites et verbales en Anglais et en Français ;
- Etre capable de tenir un discours et faire une traduction verbale à un niveau élevé ;
- Etre capable d’établir des objectifs clairs et définir des plans d’action et de les mettre en application ;
- Avoir de très bonnes connaissances et des qualifications dans la gestion des bases de données ;
- Avoir une connaissance avérée du processus et des méthodes de budgétisation et de Comptabilité ;
- Une maîtrise avancée du pack Microsoft Office serait un atout ;
- Être capable de communiquer à tous les niveaux du business, et du Conseil d’Administration ;
- Posséder de bonnes qualités de relations interpersonnelles – servir d’exemple ;
- Être disposé à voyager et travailler sur d’autres sites/bureaux en cas de besoins.
Candidature :
Le dossier de candidature à fournir dans une enveloppe format A4 fermée, comportera les documents suivants : Lettre de motivation, Curriculum Vitae (CV) récent et détaillé, Copies des diplômes, Attestations de travail, Casier Judiciaire et devra être déposé à l’adresse suivante : Département des Ressources Humaines, avec la mention du poste au verso, au plus tard le Mercredi 03 Mars 2021 à 16h00 et/ou à l’adresse électronique ci-après : [email protected]
Les candidatures sont également reçues via nos boites à lettre au Gouvernorat de la ville de N’zérékoré, à la Mairie de Lola et au bureau de la SMFG à Lola,
Le poste offre une rotation dont les détails seront expliqués aux candidat(e)s retenu(e)s, lors de l’interview.
Seul(e)s les candidat(e)s retenu(e)s seront contacté(e)s.
DIRECTION DES RH & ADMIN